文件资料管理制度。
第一章总则。
第一条为制度化，规范化文件资料管理体系，特制定本办法。
第二章文件流传细则。
第二条分类。
需登记的文书范围，结合《档案管理规定》的要求外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等。
第三条收文。
1. 本项目与外界往来的文件，由办公室及相关职能部门登记、收文。收到文件后，按《收文登记簿》项目逐项登记。
2. 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
第四条发文。
1. 以项目部名义撰写的文件，可由各职能部门自行拟稿，核稿、交。
办公室登记、编号、送项目领导批准，统一由办公室登记签发，并填写《发文登记簿》。
2. 以各职能部门名义撰写的文件，由各职能部门领导审核、批准，各职能部门自行登记、签发，并填写《发文登记簿》。
3. 文件破损和装订有误需要更换时，应到文件管理部门交回破损和。
装订有误的文件，更换新文件，其编号仍用原文件分发号。文件丢失时，丢失文件单位（部门）应及时到文件签发部门声明作废，并填写《文件领用申请单》，重新办理手续，领取补发文件，文件管理人员在补发文件时应给予新的编号，并注明丢失文件的原编号作废。
4. 项目制定的有关规定、办法及实施细则发生变更后，由原发部门。
按文件产生程序办理更改、换版工作，由项目部办公室统一发放，并负责**处理原文件。
5. 每年底由文件签发部门，对签发文件按类别汇总公布一次文件目录，并编制《文件清单》发放到相关部门，并对已发文件进行清查，并做好清查记录。
第五条分文。
1. 外来文件由办公室及相关职能部门登记收文后，填写《阅文笺》，并根据签署意见分送各有关部门及个人处理。
2. 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。
第六条会签。
1. 外来文件由办公室登记收文后，填写《阅文笺》，根据领导批示，传阅相关部门及责任人。
2. 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
3. 文件收文后，再依《阅文笺》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。
第三章重要文件的审核、执行。
第七条审核、批示。
1.涉及项目部总体协调或应由项目经理审核的文件，由办公室汇填写《发文稿纸》，呈项目经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。
2. 与工程技术相关的文件由工程部、质检部、安保部负责编写，由项目部总工程师批准。
第四章撰写文书格式。
第八条项目部实行按国家标准和业主、监理标准统一的文书规范格式。
第九条对已经统一的文书类，要求各部门及员工严格按规范格式操作。
第五章文件资料的管理、归档。
第十条文件资料的归档应按照隶属关系、相关单位、相关行业的行文方向分类归档；各职能部门根据工作流程或工作属性分类归档。
第十一条需临时借阅文件的人员，应填写《文件借阅登记表》,经相关主管领导同意后方可借阅。
第十二条文件和资料的复制时，由需求人员填写《文件复印登记表》，经相关主管领导批准后方可进行复印。
第十三条文件资料的归档，各职能部门根据自身工作性质，填写文件资料台账及卷内目录等。
第十四条各种文件原件最终送交资料室留存，并填写文件移交登记表。
附件：《发文稿纸》
《阅文笺》《收文登记簿》
《发文登记薄》
《文件借阅登记表》
文件复制登记表》
文件移交登记表》
《卷内目录》
河北燕峰路桥建设集团****。
京台高速公路廊坊段lq2项目部。
二○一二年一月一日。
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