1. 目的。
拟制分发号实施日期。
费弼麟审核。
王颖批准。曾惠明。
第a版第0次修改共3页。
2008.5.1编号gl/ly04-0013
为规范员工的档案管理，保证员工档案的及时归档与妥善保管，使人事作业有依可循，特制定本管理办法。2. 范围。
适用于公司所有员工。3. 职责。
3.1 人力资源部负责本管理办法的制定、修改、废止之工作。3.2 其它各部门负责本办法之配合、实施工作。4.文件内容。
4.1所有员工资料均需妥善保管，未经同意任何人不得随意查看。
4.2员工档案应保证完整性和统一性，并且需及时更新员工个人档案及人力资源管理系统内的相关信息。
4.3 员工档案内容：是指员工求职材料、员工基本信息、员工异动记录、员工绩效考核记录、员工奖惩记录、员工劳动保险等。
4.3.1 员工求职材料：是指应聘登记表、员工履历表、声明、面试与笔试之相关记录。
4.3.2 员工基本信息：
是指员工身份证、学历证、职称证、暂住证等之复印件。4.3.
3 员工异动记录： 是指员工升职、降职、调职、转正、辞退、开除等相关记录。
4.3.4 员工奖惩记录： 是指员工的奖励和惩罚记录。
4.3.5 员工合同： 是指员工在公司工作期间与公司签订的合同。4.4员工编号的编制。
4.4.1 员工编号的位数： 5位数。
4.4.2 编号原则： 以10001为始编号，以流水号的方式逐一编号，中间不得漏号。（例王某是公司录用的第115个员工，其的员工编号为10115）。
4.4.3 员工编号不能重复使用，一人一号。4.4.4 员工编号永久保存。4.5 员工档案的建立。
当新员工报到时，基础人事专员根据编号原则，给新员工编定一个员工编号，建立员工档案（含员工求职材料、员工基本信息），将员工基本信息输入人力资源管理系统后，统一装入档案袋妥善保管。4.6 员工档案的更新。
4.6.1 任何员工的异动、奖惩资料按照时间的先后顺序及时地放入员工的个人档案中。
4.6.2为了便于员工合同的统一管理，在合同签订生效后统一保管，在合同履行完成后归整至员工个人档案。
4.6.3 员工在工作期间，获得更高的学历证明或职称资格时，持原件至人力资源部可申请变更资料。
4.6.4 员工户籍地址、通讯地址、****变更时也须及时至人力资源部申请变更。
4.6.5 员工的婚姻状况有变动时（结婚、离婚），须持证明原件至人力资源部申请变更。
4.6.6 员工在申请变更资料时，须重新填写《员工履历表》；同时亦需及时更新人力资源管理系统资料。4.7员工档案的调阅。
4.7.1 员工档案由人力资源部指定专人保管，指定人员根据要求建立、更新、查阅、保密员工档案。
4.7.2部长需查看本部门员工资料时，必须填写《员工档案查阅记录表》,经人力资源部部长核准后方可查看。
其他无关人员不得调阅员工档案。经公司领导批准的情况除外。4.
8员工档案保管期限。
4.8.1 员工离职后，由档案保管员必须及时地从档案柜中调出离职员工的资料，并在人力资料管理系统内标示该员工的离职信息；然后将离职档案专项保管。
4.8.2 一般员工档案资料：
保存至员工离职后三年。
4.8.3 财务/技术/营销职系的员工及中层管理干部的档案资料： 保存至员工离。
职后五年。4.8.4 公司高层管理人员的档案资料： 保存至离职后十年。5.引用文件。
无6．记录。
员工档案查阅登记表》7．其他：
本制度由人力资源部起草、管理并解释。
本制度由分管副人力资源的副总核准后实施，修订或废止时亦同。
附件：员工档案查阅登记表。
文件编号：gl/ly04-0013（j1）申请部门申请日期。
申请人。预计归还日期。
调阅人签字。
实际归还日期职务。
申请理由。申请部门意见审批意见经手人签字。
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