为加强公司文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档及妥善保管，特制订本规定。
一， 立卷归档。
1， 立卷归档的职责。
1） 公司各部门均为立卷归档部门。公司行政部负责公司的立卷归档工作，各部门、各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保存，及时归档编号， 任何人不得以任何理由拒绝归档。
2） 行政部经理和各部门应制定专人负责办理立卷归档工作。
2， 立卷归档的范围。
1） 重要的会议资料，包括阿会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型、发言、会议简报、会议记录、会议纪要等；
2） 公司的各种规章制度实施细则；
3） 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料；
4） 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；
5） 公司的历史沿革、大事记及反应公司重要活动的简报、**、录音、录像等；（6）公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结；
6） 公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报；
7） 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料；
8） 公司管理人员任免的文件资料；
9） 关于员工奖励、处分的文件资料；
10） 本公司员工劳动、工资、福利方面的文件资料；
11） 公司重要设备归档、财会档案及基建档案材料；
12） 反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、市场营销资料等。
3， 平时归卷（1）各部门都要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批存的文件资料，由专（或兼）职档案员集中统一保管。（2）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条款必须简明确切，并编上条款号。
（3）公司承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案员归卷。（4）专（兼）职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记本上注明。
4， 立卷归档的基本要求：
１）各立卷单位应使用本单位统一格式的档案袋装订档案。
２）文件应按不同年份进行立卷。
３）立卷时应根据文件形式的客观规律和经营活动特跌，依照同类合并的原则进行归档，将一组具有有关联系的文件材料组成一个卷。
４）由密切关联的文件不可分散。
二， 档案的调用。
1， 公司员工应严格执行借阅管理制度，旅行借阅手续。
2， 员工调用本部门的档案，应征得本部门经理的统一。
3， 调用公司档案应提出申请，并经得公司行政部经理同意，方可调用。
4， 调用的档案一般不得带离公司，公司档案被借出办公室时，借用人需在档案登记本上登记。借阅档案三日内归还，如需继续借阅，必须在等基本上签字后，方可继续借阅。
5， 凡属绝密机密技术资料与本人工作无关不得查阅、借阅，因工作需要必须经主管领导批准后方可查阅。
6， 严禁私自复印、摘录绝密技术资料。
7， 丢失资料者，应及时书面通知行政部负责人，以便采取相应的补救措施。
8， 销毁过期档案，应由部门经理审批后方可销毁。
9， 凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。
10， 凡调离本公司的职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。
三， 档案管理。
1， 凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放妥善保管。
2， 存放永久和长期档案的专柜，由行政部指定专人管理。
3， 各部门如需永久和长期保存的档案移交给档案管理部门或放于档案库内，应办理档案移交手续，并由经办人员在移交单上签名。
4， 档案管理人员对集中保管的档案要进行登记编号和编制目录以便查阅，查阅重要带密级档案需经有关领导批准。
景深设计（哈尔滨）****。
景深设计（哈尔滨）建筑师事务所。
2012年4月。
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