为确保地产项目在工程建设中所形成的文字、语音、录像等各种质量、安全生产记录能够得到妥善地保存与管理，有效控制记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置。
1、各区域公司应建立工程技术资料的分级管理体系，全面负责本区域项目资料的收集和管理工作，并领导各项目部编制本区域项目资料的记录清单以及相关制度的制定工作；
2、地产公司工程管理部采用不定期检查的方式对各区域公司进行工程资料的相关检查工作。
各区域公司应设专职资料员，专门负责安全技术资料管理工作，资料员须持证上岗；应建立健全技术资料管理责任制，实行专人负责制；施工现场安全技术资料要设资料柜，分类建档，集中存放。
（1）记录要字迹清晰、数据准确、内容完整、时间明确。
（2）签字齐全，填写、审核、批准等责任者必须签字或盖章。
（3）修改处要有执行更正者的签字或盖章。
4）记录必须依据其性质和用途，在内容、格式上符合相关规定。
5.1 立项及变更文件：项目建议书及批复意见、可行性研究报告及审批意见、变更会审纪要及变更批复、相关会议纪要等。
5.2 勘察、设计文件：工程地质勘察报告、详细规划方案、设计方案、扩初设计文本、施工图纸、施工图审查意见等。
5.3 职能部门审批文件：规划方案批准意见、建筑工程规划许可证、环评报告及环保审批意见、人防部门批复、消防建审意见、交警部门意见、绿化审批、质监登记、施工许可证等。
5.4 工程项目招投标文件及合同：（勘察、设计、施工、监理）招标文件、（勘察、设计、施工、监理）投标文件、（勘察、设计、施工、监理）中标通知书及合同、订货合同、技术咨询合同及其他合同。
5.5 监理文件 ：监理规划、监理大纲、监理月报、进度控制、质量控制、监理工作总结等。
5.6 建筑安装工程施工过程资料： 各专业工程图纸会审记录、施工组织设计、工程联系单、材料设备质量合格证、质保书及检验报告、隐蔽工程验收记录、测试及调试记录、分部工程质量验收记录等。
5.7 建筑安装工程竣工验收文件及竣工图：竣工验收报告、单位工程质量竣工验收记录、竣工验收证明书、综合竣工图及各专业竣工图等。
5.8 各职能部门验收意见 ：各职能部门消防、环保、规划、市政等验收合格批准书、建委备案证明等。
5.9 院或处领导在工程工作中所做的重要批示及文字性记录。
6.1 项目经理部资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识，做到整齐、美观，便于查阅。资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分，各级目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。
6.2 工程资料应随工程进度及时收集、整理，项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全，必须使用档案规定用笔。资料编制**式样应符合国家、行业或地方有关规定。
6.3 项目经理部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料，并按规定及时移交资料室。资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。
6.4 项目经理部资料员随时掌握工程进度情况，保证资料与工程同步，发现滞后情况时，应依据项目部资料管理制度进行报告、催交工作。
6.5 项目经理部资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。根据地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章、交圈情况进行检查并督促相关人员整改，保证其正确性。
对检查合格的资料，做好编目、外观整理、组卷等工作。
6.6 项目经理部总工程师应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检，留下检查记录，按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改，并组织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析、总结和再培训学习。
6.7 分、子公司应定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检查，对存在的问题填写检查记录并限期整改，并跟踪验证整改结果，确保工程资料的完整性、真实性、及时性、准确性。
7.1 工程竣工验收前，项目经理部必须按当地工程技术资料管理规定，完成工程技术资料的整理、组卷、自查工作，为工程竣工验收提供必要条件。
7.2 实行工程总承包的项目经理部，应负责汇总整理分包单位编制的全部工程资料，统一管理。
7.3 工程竣工验收通过后，项目经理部应及时收集各项验收记录的原件，经整理、汇总后形成完整的竣工资料。
编制档案总目录，分目录，移交单位和接收单位目录。归档的案卷质量必须符合下列十条标准。
9.1、归档文件、齐全完整；
9.2、分类清楚，保持联系；
9.3、题名确定，容易查找；
9.4、卷内排列，系统条理；
9.5、保管期限准确；
9.6、密级划分恰当；
9.7、蓝图折叠，符合要求；
9.8、卷皮书写，正楷整法；
9.9、案卷装订，整齐美观；
9.10、声像资料，清楚清晰。
（1）各区域公司以季度为单位，按类别、项目和记录时间对本部门发生的体系运行记录进行整理、分类成册、编目和保管，并建立记录目录，以便于检索查阅。
（2）各项目在项目竣工后，按照相关标准规范的要求对项目文件进行整理、编目、造册，交资料员归档。
（3）记录的贮存环境要防潮、防火、防蛀、防腐、防损坏和防丢失的措施。
4）记录的保存期限根据记录的性质和用途进行确定，并且要符合相关标准规范的要求。对没有明确标准规定的记录，原则上由各区域公司在项目交付使用后交由地产管理公司工程管理部保存。
1、总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。
2、部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。
3、普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。
4、跨部门档案查阅需由主管领导批准。
5、由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。
1、权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。
2、权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。
1、员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；
2、人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。
在批准的借阅期内按时归还借阅文件并签字闭档。
为了规范建设工程项目的安全管理，使各项安全环保工作可追溯、可查询，各区域公司应建立、保存如下安全环保资料和工作记录：
（1）可研阶段评价记录。
（2）初设阶段审查记录。
（3）项目招标、评标工作记录。
（4）承包方、监理单位、承租方资质文件、考察记录。
（5）承包方、监理单位、承租方质量安全环保协议。
（6）安全环保、质量责任书。
（7）工程质量、安全环保活动、会议记录。
（8）质量、安全环保教育培训、交底记录。
（9）质量、安全、环境风险识别记录及重大安全、环境风险控制计划。
（10）质量、安全环保技术方案、措施审查记录。
（11）质量、安全环保监督检查记录。
（12）质量、安全隐患整改、复查记录。
（13）质量、安全环保设备设施检测、验收记录。
（14）应急预案演练、评审记录。
（15）质量、安全环保工作信息月、季、年度报表。
（16）质量、安全环保事故的调查、分析、处理材料。
（17）质量、安全环保工作考核及奖惩记录。
建筑工程技术资料应由区域公司随施工进度及时整理收集，资料填写应做到项目齐全，内容准确真实，字迹工整，手续完备，各种资料要经资料员审查合格后，盖章归档，并对资料的真实性实行监督。
档案管理制度
1 目的。1.公司各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。2.行政部为文件的编制 发放，档案资料及图书资料的归档督促和日常管理工作的主要负责部门，各部门在工作活动中形成的各种有参考...
档案管理制度
1 目的。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，根据 中华人民共和国档案法 和 工业企业档案管理规定 特制定本制度。2 适用范围。适用于公司文件 档案的管理。其构成包括计划 经营 劳动工资 人事 宣传 教育等方面档案。3 职责与分工。3.1行政部...
档案管理制度
1.2 协助各部门和有关技术人员做好技术资料的形成积累和正确地整理 立卷归档工作。1.3 承担技术档案资料的接收 复制 借阅 发放和建档，提供技术资料为公司有关单位和技术人员服务。2 技术档案管理人员的职责 2.1 认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完...
档案管理制度
为加强公司文书档案 声像档案资料的管理工作，保证文书档案 声像档案资料的及时归档及妥善保管，特制订本规定。一，立卷归档。1，立卷归档的职责。1 公司各部门均为立卷归档部门。公司行政部负责公司的立卷归档工作，各部门 各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保存，及时归档编号，任何人不得以...
档案管理制度
为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据 中华人民共和国档案法 及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。一 档案立卷归档制度。为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。1 凡是在...
档案管理制度
1.目的 按照 中华人民共和国档案法 的有关规定，制定本公司档案管理制度，保证公司档案管理活动的有效开展。2.范围 本制度适用于公司档案室 行政科 各文件归档部门及车间gmp文件管理人员管理的所有档案资料。3.责任 公司档案室 行政科 各部门文件档案管理员。4.内容 4.1对公司规定的应当立卷归档的...
物业档案管理制度
为了加强物业档案科学化 规范化 标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据 中华人民共和国档案法 以及有关法律 法规 规章特指定档案管理制度。1.公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。2.设立相应的档案管理部门，配...
设备档案管理制度
第一章 目的 第一条。设备档案是设备制造 使用 管理 维修的重要依据，为保证设备维修工作质量 使设备处于良好的技术状态，提高使用 维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管 修 用服务的职能，特制定本制度。第二章 管理职责 第二条。设备档案对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是...