目的范围：
为规范资产档案管理，确保资产档案能够有序传承和规范化管理，特制定本制度；
程序要求：1. 对资产报表物理性文件进行档案管理。
1.1 资产报表物理性文件的标准要求：
1.1.1 物理性的资产管理工作报表、文件纳入档案管理范畴，便于在资产管理中发现数据问题时，容易查找问题产生的原因。
1.1.2 物理性的资产管理工作报表、文件按照酒店管理公司统一的格式要求进行编制并归档处理。
1.2 资产报表物理性文件保存设置的内容：
1.2.1 资产确认书及附件资产确认明细表。
1.2.2 资产盘点工作底稿。
1.2.3 资产盘点情况表。
1.2.4 资产盘点报告。
1.2.5 月度资产变动表。
1.2.6 资产交接确认明细表。
1.2.7 资产盘盈/盘亏情况处理表。
1.2.8 资产盘点工作计划表/资产管理月报。
1.2.9 资产实存明细表。
1.2.10 资产管理文件。
1.3 资产报表物理性文件档案管理时间的要求：
1.3.1 对于以上文件依据其发生量分别按照半年或者一年的时间进行分类整理，其具体内容如下。
1.3.1.1 资产确认书及附件资产确认明细表（一年）
1.3.1.2 资产盘点工作底稿（半年）
1.3.1.3 资产盘点情况表（半年）
1.3.1.4 资产盘点报告（半年）
1.3.1.5 月度资产变动表（半年）
1.3.1.6 资产交接确认明细表（一年）
1.3.1.7 资产盘盈/盘亏情况处理表（一年）
1.3.1.8 资产盘点工作计划表/资产管理月报（一年）
1.3.1.9 资产实存明细表（半年）
1.3.1.10 资产管理文件（一年）
1.3.2 以上文件内容多的应该对此类文件打印文件的月份和内容封面进行整理。
1.3.3 此类档案的保存时间为10年。
2. 资产报表电子文件的档案管理。
2.1 电子文件在电脑内保存的文件夹分类处理。
2.1.1 在酒店资产管理员（酒店财务部资产会计）工作电脑里设置“资产报表电子文件文件夹”作为资产报表电子文件保存的档案管理方式。
2.1.2 “资产报表电子文件文件夹”按照资产报表类型和资产核算部门的原则进行分类分级管理，在“资产报表电子文件文件夹”下面设置相对应的分类分级文件夹，文件夹设置内容如下：
2.2 资产数码图像进行档案管理。
2.2.1 基本原则：
2.2.1.1 所有的固定资产都必须配备相对应的数码图像。
2.2.1.2 酒店资产管理员（酒店财务部资产会计）应配备的数码相机一台。
2.2.2 数码相机的配置达到的基本要求：
2.2.2.1 像素应在300万以上。
2.2.2.2 内存在1g以上。
2.2.2.3 方便随身携带。
2.2.2.4 能够快速、方便的进行数码数据导出。
2.2.3 固定资产图像应符合以下规定：
2.2.3.1 固定资产图像必须与固定资产实物保持一致，不得将实物和图像相混淆。
2.2.3.2 固定资产图像必须保持图像清晰、直观。
2.2.3.3 相同的固定资产可以允许保持相同的图像。
2.2.3.4 标的固定资产在保持图像达到要求的情况下，可以多拍摄几张图像作为固定资产图像资料保存。
2.2.4 拍摄固定资产实物应注意以下事项：
2.2.4.1 对于不需要安装的固定资产，尽量在验收过程中进行拍摄；对于需要安装才能投入使用的固定资产，在安装完毕之后应立即进行拍摄。
2.2.4.2 应事先做好与验收部门的固定资产培训和友好配合工作，对于固定资产的标准和分类培训应到位，验收员能够熟练判断固定资产的标准和分类。
2.2.4.
3 在验收员验收到符合固定资产标准的资产时，可以立即通知酒店资产管理员（酒店财务部资产会计）前来对固定资产进行拍摄处理，或者因特殊原因不能及时通知酒店资产管理员（酒店财务部资产会计）前来处理拍摄事宜，在事后应及时通知酒店资产管理员（酒店财务部资产会计）对固定资产进行补拍手续。
2.2.4.4 在拍摄固定资产图像在拍摄固定资产实物时应对固定资产的全貌进行拍摄，不能在一张拍摄相片能反映全部情况下，有可能的话尽量多角度进行拍摄，综合反应固定资产状况。
2.2.4.5 在盘点过程中对固定资产实物进行拍摄，应按照拍摄的先后顺序在资产盘点情况表上对拍摄了**的固定资产进行标志和编码顺序，便于查找固定资产实物与数码图像的对应关系。
2.2.5 从数码相机中导出固定资产**应注意事项：
2.2.5.1 在拍摄工作完毕之后，利用数据线及时将数码相机拍摄的图像数据直接从数码相机中导出并保存在酒店资产管理员（酒店财务部资产会计）工作电脑里的“固定资产图像文件夹”中。
2.2.5.
2 在数码相机内的固定资产**数据不应保存时间过长而有没有及时导出，这样会导致在对固定资产实物不熟悉的情况下将固定资产实物和固定资产名称搞错，2.2.6 固定资产图像数据的保存和编码归类处理应注意事项：
2.2.6.1 在酒店资产管理员（酒店财务部资产会计）工作电脑里设置“固定资产图像文件夹”作为固定资产图像数据保存的档案管理。
2.2.6.2 “固定资产图像文件夹”按照固定资产划分标准进行分级分类管理，在“固定资产图像文件夹”下面设置相对应的分级分类文件夹，文件夹设置内容如下：
2.2.6.3 每月对“固定资产图像文件夹”进行备份处理。
2.2.6.4 所有固定资产图像数据在拍摄完毕之后必须及时将数据从数码相机中导出并保存在酒店资产管理员（酒店财务部资产会计）工作电脑里的“固定资产图像文件夹”中。
2.2.6.
5 在进行固定资产图像保存的同时，需对固定资产图像数据文件进行编码和固定资产名称的设置，编码的原则按照固定资产编码的原则和要求执行，固定资产图像数据必须与固定资产管理系统内固定资产的编码保持一致，不得随意更改编码的规则和号码；固定资产名称的设置必须与固定资产管理系统内相应的固定资产名称保持一致，不得随意个不更改固定资产的名称。
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