1 目的。
为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，根据《中华人民共和国档案法》和《工业企业档案管理规定》特制定本制度。
2 适用范围。
适用于公司文件、档案的管理。其构成包括计划、经营、劳动工资、人事、宣传、教育等方面档案。
3 职责与分工。
3.1行政部。
档案的归口管理部门，并落实专人负责各类档案材料的集中管理。
3.2各部门。
负责本部门的文件材料的归档工作。
4 管理内容与要求。
4.1档案的形成与归档。
4.1.1档案的形成要按照计划、经营等工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。
4.1.2生产活动中形成的科技文件材料（含**、录音、录像和计算机磁盘）（以下同）由各部门指定相关人员负责积累，以年度为单位，整理后统一归档。
4.1.3各种档案分类：
4.1.3.1行政类。
4.1.3.2企业管理类。
4.1.3.3产品材料类。
4.1.3.4基本建设材料类。
4.1.3.5设备文件材料类。
4.1.3.6会计材料类。
4.1.3.7干部、职工材料类：职工履历表、介绍信、奖惩等方面的材料。
4.1.3.8声像材料类。
4.2档案归档要求。
4.2.1归档文件材料必须准确地反映公司生产、技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
4.2.2归档以谁产生归档的文件材料，由谁负责整理归档为原则。
4.2.3凡需要归档的文件材料，必须收集完整后归档；归档者应对档案的完整性、准确性负责。
4.2.4归档的文件材料必须进行系统整理，由公司档案室按一定的组卷要求，按序排列组成卷、册等保管，并编好页次，填好卷内目录和备考表。
4.2.5归档的文件材料应字迹清楚，纸质良好，宜于长期保存，应用钢笔或圆珠笔书写。
4.2.6基建类未按规定归档的，财务部门应拒绝工程结算；声像档案不按规定归档的其形成费用不予报销。
4.2.7归档人员对归档的文件材料编写移交目录一式二份；移交时按目录清点，交接双方在目录上签字。
4.2.8科研文件材料，要做到审查手续完备，必须是原件（定稿）；
4.2.9各具体经办人员应随时收集保存零散的具有保存价值的声像资料。
4.2.10录音带、录像带、**（含底片）和文字说明要收集完整。
4.2.11归档文件接收原版、原件，特殊情况下可接收复印件，按时归档。
4.2.12声像资料内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
4.3档案归档时间。
4.3.1与外单位签订的合同、协议等在每年底移交档案室。
4.3.2工程施工文件资料、图纸等在工程竣工验收后归档。
4.3.3设备仪器文件材料在开箱时，档案员参加开箱验收归档。
4.3.4参加会议的文件材料，会议结束后10天内归档。
4.3.5一般综合性技术管理文件、每年的文书档案、统计档案、在次年的三月底前归档。
4.3.6会计档案由会计部门及时立卷，保管一年后移交档案室。
4.3.7声像档案资料一般应在形成后随立档单位其它载体形成档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。
4.4档案的保管。
4.4.1档案室接收档案，必须认真验收，并记入档案接收登记薄，办理好交接手续。
4.4.2档案室配备专用箱、柜存放档案，排列方法要科学，以便于查找利用。
4.4.3底图存放以平放为宜，修改、送晒按规定办理。
4.4.4磁带、**等声像档案应用特制的密封盒进行存放。
4.4.5定期进行存藏档案的清理校对工作，做到账、物相符；对破损和载体变质的档案及时进行修补和复制。
4.4.6若干年召开一次档案价值鉴定会议，对失去保存价值，超过保管期限的档案资料进行鉴定，编制销毁清册，按规定的有关程序销毁。
4.4.7图纸更改和档案的归档、借阅按有关制度办理。
4.4.8切实做好防火、防光、防虫、防潮、防鼠、防尘等“六防”工作，认真保管好各种档案。
4.5 档案的统计。
4.5.1建立“借阅档案登记簿”、“档案利用效果登记簿”和“查阅档案登记簿”。
4.5.2确定统计指标体系：主要有档案基本情况统计；各类档案库藏量分年统计；档案提供利用及其效果统计。
4.5.3建立档案统计台账；在各类案卷目录簿首页建立统计表；档案以案卷为统计基本单位，**以张为单位。
4.5.4对统计材料要定期进行综合分析，提高档案管理和利用水平。
4.6档案的借阅。
4.6.1凡本单位工作人员，因本单位工作需要均可利用有关档案。
4.6.2利用档案原则上只准查阅，不得外借，如遇特殊情况需外借，需经主管领导批准后，方可借出。
4.6.3利用者必须绝对爱护档案，不得随意涂改、圈划、转借，利用时不得吸烟、喝茶。
4.6.4利用档案须办理登记手续，借阅档案必须限期归还，期限不超过一星期，如需延长，应重新办理借阅手续。
4.6.5利用者应在归还借阅的档案时向档案员反馈利用效果。
4.7档案的鉴定与销毁。
4.7.1档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。确定保管期的原则是：
4.7.1.1反映企业主要职能和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；
4.7.1.2反映企业一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限是15—50年；
4.7.1.3对企业在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年以内。
4.7.2档案鉴定工作由本单位领导主持，档案室和有关人员组成鉴定小组，根据档案的不同保管期限，定期对已到保管期限的档案重新进行审查，作出鉴定，提出存放意见。
4.7.3经鉴定，对失去利用价值和保存价值的档案，需要销毁的，由鉴定小组提出意见，编造销毁清册，经单位领导审批后销毁，未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。
4.7.4销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告单位领导，销毁清册应列入档案保存。
4.8 档案的保密。
4.8.1档案管理人员必须学习执行《保密法》，自觉遵守国家的保密制度和保密纪律。
4.8.2按照公司的规定制定文件的保密等级，并做到严格遵守。
4.8.3档案管理人员必须做到不该说的秘密绝对不说，在档案中涉及保密的事项绝不向外泄露。
4.8.4严格按照档案查阅制度规定，凡查阅机密档案必须经主管领导同意。非档案管理人员严禁进入库房，查阅档案应在查阅室进行。
4.8.5对机密档案应由档案鉴定小组划分或变更密级和解密，未经档案鉴定小组审定，档案管理人员不得擅自变更文件密级或解密。
4.8.6销毁文件、材料都要登记造册，经档案鉴定小组审核后由主管领导批准，在综合部部负责人监督下销毁。
4.8.7如发生档案被盗、遗失、泄密事件，应及时上报，立即追查，并视情节轻重对责任者进行处理。
5 相关文件。
文件管理制度。
6 相关记录。
档案目录。借阅档案登记簿。
档案利用效果登记簿。
查阅档案登记簿。
档案管理制度
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档案管理制度
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档案管理制度
1.目的 按照 中华人民共和国档案法 的有关规定，制定本公司档案管理制度，保证公司档案管理活动的有效开展。2.范围 本制度适用于公司档案室 行政科 各文件归档部门及车间gmp文件管理人员管理的所有档案资料。3.责任 公司档案室 行政科 各部门文件档案管理员。4.内容 4.1对公司规定的应当立卷归档的...
物业档案管理制度
为了加强物业档案科学化 规范化 标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据 中华人民共和国档案法 以及有关法律 法规 规章特指定档案管理制度。1.公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。2.设立相应的档案管理部门，配...
设备档案管理制度
第一章 目的 第一条。设备档案是设备制造 使用 管理 维修的重要依据，为保证设备维修工作质量 使设备处于良好的技术状态，提高使用 维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管 修 用服务的职能，特制定本制度。第二章 管理职责 第二条。设备档案对公司的资产管理起着至关重要的作用，对其管理的主要负责部门是...