岗位说明书的编制是一项重要、复杂且具有技术含量的工作，完善的岗位说明书不仅对企业开展各项人力资源管理工作具有指导性作用，也是企业建立素质模型和任职资格管理系统的基础性文件。
如果企业还没有就编制或完善岗位说明书工作展开实际行动，那么此项工作需要按照项目管理的原则进行立项，论证项目的必要性、可行性以及成本费用预算，待企业批准后正式实施。这意味着岗位说明书的编制工作需要从岗位分析开始，从岗位相关工作信息、资料的收集、整理和分析开始。由于工作量大，工作难度高，组织过程复杂，企业人力资源部门需要制定详细、周密的工作计划，做好各项前期准备。
如果企业是在岗位分析的基础上有目的的开展此项工作，也需要做好以下工作。
1. 保持与管理者的密切沟通。
各项人力资源管理工作的开展都离不开企业员工和各级管理者的支持与配合。各级管理者对岗位说明书的认知程度以及对岗位说明书编制工作的态度直接决定了此项工作能否顺利完成。与各级管理者保持密切沟通，对岗位说明书的编制工作以及岗位说明书在编制完成正式发布后的实际应用都大有裨益。
保持与管理者密切沟通的意义在于如下几点。
1） 有益于合理调配优质人力资源完成岗位说明书的编制工作。岗位说明书除了聘请外部专业咨询机构编制外，一般是由企业人力资源部门主导，邀请岗位任职者及其上级主管人员共同参与编制，最后经过企业主管领导审核批准后正式颁布。在企业中，能够被邀请成为岗位说明书编制者的人员要么是骨干员工或业务标杆，要么是各管理层级的优秀管理人员，这些人员参与岗位说明书编制工作势必对企业正常的生产经营活动产生一定的影响。
因此，保持与各级管理者的密切沟通，有益于合理调配优质人力资源资源，有益于妥善处理编制岗位说明书工作与企业正常生产经营活动之间的矛盾，能够确保岗位说明书的编制工作在规定的时间内高质量完成。
2） 有利于鉴别招聘需求，弥合各级管理者甄选人才的分歧。岗位说明书是企业开展人力资源招聘配置工作最重要的依据，各级管理人员都十分重视人才的招聘和对现有人员的合理任用，但在实际工作中，企业的高、中、基层管理者由于所处管理位置不同，看待问题的视野和角度不同，对人才甄选、判断的标准也不一致，往往为了到底需要哪类人才或某一员工是否可以调整、晋升到某一岗位任职产生分歧。因此，在岗位说明书编制过程中与各级管理者保持密切的沟通，可以充分了解他们对岗位的认识，对岗位任职者的期望和要求，有利于利用岗位分析过程中掌握的信息资料结合各级管理者的意见和建议，鉴别岗位对人员的真实需求，促进各级管理者达成对人才选拔标准的共识，有效弥合各级管理者看人、选人和用人的分歧。
3） 为岗位说明书的实际应用铺平道路。岗位说明书是企业开展人力资源管理实践活动的基础。经过企业主管领导审核批准正式颁布的岗位说明书是企业的管理文件，通常被作为企业与员工签订劳动合同的附件，具有法律效力，对企业和企业各级员工都具有约束作用。
企业管理中往往存在着“官大表准”的现象，因此，在岗位说明书编制过程中与各级管理者保持密切沟通，在鉴别需求、达成共识、消除弥合的基础上，不但加深了各级管理者对岗位职责、权限和任职条件的印象，也加深了管理者的规范意识与法律意识，为岗位说明书在管理实践中的应用铺平了道路。
2. 检查并补充相关资料。
在正式开始岗位说明书编制工作前，需要对与之有关的信息资料进行分类检查，对缺失的资料进行及时补充。
岗位分析中所获取的信息是岗位说明书编制工作的核心资料，此外，企业现有各项管理规章制度，产品质量标准或检验标准，现有组织结构图，人员花名册，业务发展现状和未来发展方向信息以及高层管理团队组成情况和企业文化信息等内容也都是必要的资料。其中，企业组织结构图提供了岗位现有的隶属关系和管理关系信息，人员花名册提供了现有员工的基本情况信息，业务发展现状和未来发展方向状况有助于了解企业长远规划，在审视企业现有人力资源结构和层次的基础上对企业未来需要获取的人才标准与方向作出基本判断，企业高层管理团队组成情况和企业文化可以帮助了解高层管理人员对人才的偏好以及企业需要具有何种价值观、基本素质和潜在能力的人才，产品质量标准或检验标准则提供了绩效管理所需要的部分定量考核指标。
对这些信息资料进行检查和补充时，应注意对非公开信息资料的保密，具有保密性质的资料只允许在限定范围内的人员参阅调用。
3. 设计岗位说明书模板。
岗位说明书模板可以分为简单型和完备型。企业人力资源部门需要结合企业业务特点和管理模式设计具有标准格式的本企业岗位说明书模板。
1） 简单型岗位说明书。简单型岗位说明书一般适用于人员规模不大，组织结构和管理层级相对简单的企业，重点内容是对岗位工作任务、职责的描述以及对任职者的任职条件要求。简单型岗位说明书模板如表所示。
简单型岗位说明书模板。
2） 完备型岗位说明书。完备型岗位说明书适用于所有企业，对与岗位相关的各类信息的描述更加完整也更加细致，甚至有些内容是结合企业自身管理特点单独设置的。完备性岗位说明书可以根据企业管理需要，在内容和形式上适当增减调整。
完备型岗位说明书模板如表所示。
完备型岗位说明书模板。
4. 培训岗位说明书编制人员。
为了保证岗位说明书的编制质量，人力资源部门应该制定岗位说明书编制指导文件并对参与编制人员进行系统的培训。岗位说明书编制指导文件可以在培训时使用，也可以在编制过程中由编制人员随时查阅。对岗位说明书编制人员的培训内容如下。
1） 岗位说明书的用途以及编制岗位说明书的目的、意义。
2） 岗位说明书模板中各项内容的含义和填写方法。
3） 岗位说明书编制技巧和编制规范。
友情提示。上述文章摘自杨岗松专著《岗位分析和评价从入门到精通》（清华大学出版社）。
岗位说明书
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