前台的工作职责 流程及工作标准

发布 2019-05-23 14:40:57 阅读 8242

二、前台的工作流程:

前台人员应每天提早五分钟到岗,并做好上班准备,给他人留下美好的印象。

1、前台人员在每日到岗后,应按以下程序工作:

a、打开**总机并准备好工作物品,准备上班。

b、对公司领导的办公室进行清洁整理检查。

c、对公司公共区域环境进行清洁整理检查。

d、公司展柜的清洁整理。对展柜上面的灯具进行日常维护,发现有明显破旧的样品给予更换。

e、对前台桌面进行整理,要求报刊、信函、包裹物品摆放有序,保持桌面的整洁干净。

f、随时注意自己仪容。

:59通知早会主持人员主持早会,并各部门员工整理自己仪容后到前厅集合。

3、早会结束后,对昨日工作进行检查,对未完成工作进行跟进完成。

4、接听公司来电,并随时备好留言薄,以便客户留言,对于各留言,前台应及时通知当事人。

5、应熟悉公司内部的**号码及人员,以便联络、转告及控制进出。

6、在工作期间对待员工或客人,要礼貌大方,热情周到,自始自终的使用规范的普通话。

7、在接待来访客人时,应主动送茶水,客人离开后,应及时收拾茶杯。

8、在接待甲方时,有业务人员接待的,协助业务人员进行接待工作,无业务人员接待的情况下,应对展示柜区域的灯具及公司业务进行解说。

9、对前台**负责接听,对各办公桌**的监督接听,并对其进行保养,若需维修,应及时通知行政部。

10、对公司信函、包裹、报刊认真收发,并及时交至接收人手中。

11、公司工作人员进出时,前台人员应注意他的工作服和仪表,若不合标准,前台应马上给予提醒。

12、负责纯净水的订购,随时保证公司纯净水及时使用。

13、前台人员若临时有事,应联系办公室其它人员,经其它人员到岗后,方可离开。

14、对于公司日常开支费用,应及时填报并由相关领导签批后予以缴纳或交相关人员。

15、协助各部门会议及公司会议的召开。在会议开始前应根据会议内容将参会人员桌椅摆放整齐,准备好相应的饮用水,会后做好会议室清洁及整理工作。

16、每天下班前,前台人员把当日未处理完的事情向行政部交待。下班后检查前台及公共区域的其它所有设备,并关好窗、灯。

17、每周五下午5:00组织公司员工进行办公室大扫除。

三、前台的接待礼仪。

前台最首要的工作就是接待。做事、用语要规范,给人专业感,待人接物要亲切、热情,端庄而恰到好处。前台人员要时刻牢记自己所代表的是公司的形象,而不是个人形象。

1、仪容。面带笑容,保持开朗心态;保持身体清洁卫生,;头发梳理整齐、面部保持清洁男员工不留长发,女员工不化浓妆;保持唇部润泽,口气清新;手部干净,指甲修剪整齐,男员工不留长指甲,女员工不涂抹鲜艳指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。

2、接**礼仪。宜在**铃响的第。

二、第三声的时候接起**。接起**首先要说“您。

好,英腾照明”,忌以“喂”开头。接**的声音要不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在**中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接**中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的**,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。如果要求转接领导**、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。

遇到故意找茬的,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。同时,前台工作人员要对比较重要的**信息进行简明扼要的记录。

3、来访者接待礼仪。前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意:

“您好,请问您找一位?”、有预约吗”。知道找谁,并确认是预约之后,请来访者稍等,立即帮其联系。

如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。

如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,为来访者倒好茶后,前台就要返回岗位。当然,如果前台只有一位的话,直接指引来访者就行了。如果来访者知道找谁,但没有预约, 前台要打**问问,告诉相关同事或领导助理/秘书,××单位的×××来访,不知道是不是方便接待。

出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或者领导亲自接,都可以当作是其他人接的**,再询问。这样在来访者听来,即使**那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为一下步的处理留下了余地。

举例:如果客人到门口了,你可以说:x先生你好!

好久不见了,请问你找那位(他说找谁谁)你可以说你先喝口茶,我这就帮你去通知)如果他找的人不在,你可以向他说:不好意思,他不在,估计什么时候回来,您是等呢,还是下次再约?如果他说很急,你可以说我们公司xx,也负责这块,我可以帮你引见,找他给你谈谈。

来访人员拜访总经理时,原则上应进行**预约,根据重要情况作出时间决定。未通过**预约的,前台人员应先安排其在前台大厅就座,并安排茶水后,询问到访人员身份及到访目的,紧接着到总经理办公室通报到访人及目的,征询总经理的接见与否,总经理不接见的,返回前厅委婉拒绝到访人,如:总经理现在不在办公室,或者总经理今天的安排时间太紧凑,请到访人先预约时间后,再按预约时间到访。

总经理接见的,在接见时间亲自引导到访人员到接见地点,安排茶水后,离开,离开后顺手关门,并时刻关注总经理需求,直至到访人员的离开。 总经理答应接见,但是需要长时间等待的,前台人员应适时递上公司宣传资料、报刊、或者提供网络密码给到访者打发时间。

制:四川英腾照明工程****行政部。

呈:综合部、总经理办公室。

档:行政部备档、公司前台遵照执行。

前台工作流程和职责

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