会计档案培训材料。
公司档案中心。
二○○八年三月。
目录。第一章基本概念。
第二章会计档案的收集与整理。
第三章会计档案的立卷与归档。
第四章会计档案的鉴定与销毁。
第一章基本概念。
一、会计档案的含义。
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
另外，财务部门的各种财务、预算、计划等材料，以及有关的法律规章、管理性文件都视为文书材料，按文书档案管理规范进行管理。
二、会计档案的整理依据。
会计档案的整理依据是财政部和国家档案局于2023年8月联合颁发的《关于印发《会计档案管理办法》的通知》（财会字[1998]32号）文件（见附件）。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第二章会计档案的收集与整理。
一、会计档案的归档时间。
会计档案按照财政部规定，当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，再移交本单位档案部门统一保管。
二、会计档案的具体归档内容。
会计核算专业材料的内容和成份包括会计凭证、会计帐簿和财务报告等，这三种会计核算材料，共同构成一个不可分割的统一会计核算专业材料体系。具体包括：
一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。
三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
四）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
采取电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。
三、会计档案的分类与组卷。
因公司内部各职能机构都有会计业务，所以会计档案的分类一般按组织机构—年度—类型（凭证、帐簿、财务报告、其他）分类。
会计材料的组卷可按凭证、帐簿的种类和张数结合时间组卷，财务报告可针对时间组卷。具体组卷方法如下：
一）会计凭证。
记帐凭证按时间顺序，原始凭证按凭证顺序，以凭证数量的多少分为若干本，按日、按旬、按月顺序排列装订成卷，一本凭证为一卷。一般每本的厚度要适中（4厘米左右为宜），去掉金属物，加上封面和封底，做到装订结实、美观。装订后，放入标准的会计凭证盒内，填写封面和脊背。
二）会计帐簿按帐簿名称，在年终结帐，决算后整理组卷。根据数量多少，帐本较厚的一本帐为一卷，帐本较薄的，则将保管期限相同的数本帐组为一卷。对死页帐（定本帐）应保持原来面目，不必拆去空页，去掉塑料封皮，稍加整理即可；对活页帐，应去掉空页，将已记帐的帐页依次编号，去掉塑料封皮和金属物，装订成册，并且在每年帐的首页前加一张“保管人员一览表”，然后加上统一制作的帐簿封面。
三）会计报告。
组卷时，应将年报、季报、月报分开组卷，若数量少，可将季报、月报合并组卷。报表的立卷要区分不同保管期限，一个卷内的报表必须是一个保管期限，同时也要考虑报表的多少来组成保管单位。对会计报表的分析和说明，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的联系性。
第三章会计档案的立卷与归档。
一、会计档案案卷封面的填写。
一）会计档案凭证（盒）封面项目有：立档单位、凭证名称、起止日期、册数、记帐凭证数、财务主管、经办会计、保管期限、全宗号、分类与目录号、案卷号。以上项目除全宗号、分类与目录号、案卷号由档案部门填写外，其他均由财务部门负责填写。
各项目的具体填写方法如下：
1、立档单位：即立档单位名称。填写单位全称或通用简称。
2、凭证名称：填写各类型凭证的名称。
3、起止日期：填写证单位形成的最早最晚日期，用阿拉伯数字书写具体年、月、日。
4、册数：应填写本月共多少册，本盒是第几册。若遇本卷（册）为几个月凭证一起扎帐装订在一起的，在“本月”前空白处填起止月份，如“1月—2月共1册，本盒是第1册”。
5、记帐凭证数：应填记帐凭证的起止号码数。
6、财会主管：填写主管会计姓名，可盖章，无主管会计的可填财务部门负责人姓名。
7、经办会计：填写经手办理会计核算业务的会计姓名，可盖私人印章。
8、全宗号：即档案馆给定立档单位的编号，有的可照实填写，没有的空着不填。
9、分类与目录号：即会计凭证案卷所属会计档案实体分类目录的编号。清江公司会计档案的分类采取《水电厂企业档案分类表》中43（会计帐务）**类号，即430表示报表，431表示帐册，432表示工资单，433表示凭证，434表示会计档案移交、销毁清册。
目录号用字母和数字结合表示，字母“kj”表示会计类档案，数字代表各业务职能单位，如清江公司财务部2023年第1本凭证，其分类与目录号可标记为：“kj02-2007-433”。
10、案卷号：填写目录内每本凭证的顺序编号。
二）会计帐簿、财务报告类档案硬（或牛皮纸）卷盒封面的项目有：全宗号、分类号、案卷题名、目录号、案卷号、起止日期、件（张）数、保管期限。各项目的具体填写方法如下：
1、全宗号：即档案馆给定立档单位的编号，有的可照实填写，没有的空着不填。
2、分类号：据实填写会计档案类别号。
3、案卷题名：即案卷标题。一般应由会计核算单位、会计年度、会计核算材料名称组成。
如：“清江工程监理公司一九九九年会计总帐”。书写格式要求简洁、美观、内容全面，标题一般不应超过50个字。
未在案卷盒上书写标题的一定在盒内加上案卷内封面。
4、目录号：填写方法同会计凭证。如：“kj02-2007-431”。
5、案卷号：填写目录内每本案卷的顺序号。
6、起止日期：会计帐簿填写帐簿启用日期和终止日期；财务报告填写报告形成的最早和最晚日期。用阿拉伯数字书写具体年、月、日。
7、件（张）数：填写本卷共××件××张。
8、保管期限：填写立卷时划定的案卷具体保管期限。如填：“15年”。
二、会计档案档号的组成。
档号是指档案室在整理和管理的过程中，赋予档案的一组**。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。会计档案档号由全宗号、目录号、年度、分类号、案卷号、件号组成。
因档案馆未给清江公司设立全宗号，这项可不填写；目录号由字母“kj”和数字组合而成，其中kj代表会计档案，数字最多由三位数组成，第一位数字由公司档案中心根据各职能单位统一设定，其余二位可由职能单位自行设定；年度填写会计材料核算年度；分类号依据《水电厂企业档案分类表》中43（会计帐务）**类号，即430表示报表，431表示帐册，432表示工资单，433表示凭证，434表示会计档案移交、销毁清册；案卷号填写目录内案卷的顺序号；件号填写卷内材料的顺序号。
会计档案案卷内材料应逐份（件）加盖会计档案档号章，用蓝色印泥。档号使用钢笔填写，内容应完整、准确。
三、会计档案案卷的排列。
一）案卷内文件的排列方式：案卷内材料应按档号编制顺序有序排列，盒内应有案卷内封面（若有）、卷内目录、备考表，具体排列顺序为：案卷内封面—卷内目录—卷内材料—备考表。
案卷内封面、卷内目录、备考表采用每平方米80g以上白色书写纸制作。
二）案卷的排列：一般按会计核算材料类型—组织机构—年度进行排列。一般情况下，同一年度的凭证按月顺序排列；同一年度的帐簿按帐簿种类（依次为总帐、分类帐、明细帐、日记帐、其他帐等）进行排列；同一年度的财务报告先排年报、再排季报、最后排月报。
第四章会计档案的鉴定与销毁。
会计档案鉴定就是按照一定的原则标准，划定保管期限，对超过保管期限的会计档案重新鉴别其保存价值，剔除失去保存价值的会计档案予以销毁的一项工作。因此，鉴定会计档案关系到某些会计档案是否继续保存、有无保存价值的重大问题。会计档案的鉴定工作应按阶段进行。
一是会计人员对所受理的各种经济业务凭证，要对其真伪进行认真鉴定，严格按照《会计法》办理，对不真实、不合法的原始凭证不予受理；二是会计部门在每年的会计年度终了后，对需要归档保存的会计文件材料进行整理立卷，并根据《会计档案保管期限表》对其进行鉴定，确定每个案卷的保管期限。
2、复查鉴定。亦可称期满鉴定。当档案部门接收了会计部门移交的会计档案后，应根据《会计档案管理办法》及《会计档案保管期限表》的要求，定期会同会计人员对已到保管期限的会计档案进行复查鉴定，或确定销毁，或延长其保管期限。
根据会计利用的实践，对那些在初步鉴定时保管期限定得不适当的，可以纠正或延长。
3、鉴定销毁。对保管期满，应该销毁的会计档案，由档案部门提出意见，经鉴定确系无保存价值的会计档案，要作出销毁结论，写出销毁报告，编制会计档案销毁清册，先报本单位领导同意后，再报上级主管部门审查备案或批准后可进行销毁处理，并在当地保密局指定的造纸厂销毁，二人负责监销。
会计档案标准
会计档案卷皮 卷盒 备考表 目录。标准及填写规范。一 会计凭证封面 备考表 包角纸 凭证盒的规格 项目设置及填写规范。封面。1 规格 长260mm，宽140mm。2 项目设置与样式 见附件1。3 填写方法 上端 会计档案 前面空白处，填写产生会计档案的单位名称或通用简称，如 内蒙古新大地建设集团 等...
会计档案整理方法
一 定义会计档案 是指会计凭证 会计账薄和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。二 整理原则会计档案整理归档时必须收集齐全完整 包括纸质及磁带 光盘等磁性介质材料 做到不隔年 不漏月 不短件。三 会计档案的内容及其类别划分 板书 四大类 会计凭证类 原始凭证 记...
会计档案工作标准
一 收集齐全。1 会计凭证 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 银行对帐单 银行存款余额调节表和工资支付单。2 会计帐簿 银行存款日记帐 现金日记帐 总帐 明细帐和辅助帐。3 会计报表 运输业务等汇总年报 基层年报 收入季报及说明书。会计档案的归档率要达到100 齐全率要达到100 二 整理规范。1 立卷...