会议管理标准工作规程

发布 2019-06-17 09:25:57 阅读 1214

会议管理标准工作规程(sop)

一、目的。为提高会议工作效率,规范会议管理办法,使公司的会议管理规范化和有序化,提高会议形式的行政决策效率,特制定本办法。

二、范围。***全体员工。

三、职责。1、行政部职责:

1.1会议室的登记备案。

1.2会议室的管理及协调安排。

1.3会议的后勤物资准备工作。

2、会议承办部门职责:

2.1相关会议的资料准备。

2.2.发起、跟踪、落实会议。

四、会议种类。

1、公司管理例会。

所有会议纪要,发送给与会人员。

2、公司各部门会议。

2.1 部门级会议。

部门级周例会:形成会议纪要,并抄送给经管委和管理控制部(yygl@**

2.2 项目组会议。

所有项目会议纪要,请抄送给管理控制部(yygl@**

2.3 临时性会议。

由发起人负责。

五、会议召开原则。

1、高效。会议召开应确有必要,注重实效,主体鲜明,准备充分。

2、精简。尽量缩短会期,精简会议与会人员,合理的统筹会议。

3、务实。把工作重点放在深入实际、集中精力研究和解决实际问题上。

六、会议流程:

1.会前准备。

1.1对定期的常规例会,在会前应明确该次会议主题和参会人员。

1.2对临时性召开的公司会议,通过口头或书面\邮件形式通知参会人员。

1.3对不定期的重要会议,会议负责人应提出会议报告(含会议预算),报相关领导审批后执行。

2.通过口头或书面、邮件形式提出会议申请。

3.会议通知。

3.1会议负责人根据会议要项拟订会议通知,口头或书面、邮件的形式提前通知与会人员。

3.2出席会议的重要或主要人员,应通过**等方式确认是否能如期出席,并作出相应安排;如不能亲自出席,需派出**人出席会议。

4.预定会议场所、会议文件或资料准备:由会议负责人或指定人员负责。

5.会议签到: 会议开始前,会议负责人应指定专人根据邀请人员名单,打印好《会议签到表》,并确认与会人员到场情况。

6.会议纪要:会议纪要人如实际工资做好会议记录,发于相关人员;如果会议中讨论产生了待办事宜,需形成《行动计划表》明确责任人、时间和要求,在会议纪要中列明3-5+1重点工作。

7. 会场还原:会议结束后,请与会人员自觉关闭会议室的空调、电灯、投影机等电源设备;桌椅归位;白板擦拭干净;个人物品不要遗留在会议室。

七、会议的组织和纪律

1、会议负责人应根据需要事先做好充分的会前准备工作(如拟定会议议程、材料准备、会场落实与布置、通知与会人员等)。

2、会议应有签到表,到位成员依次签字,由会议记录者存档。

3、参会人员必须按会议通知时间准时到会,无特殊情况不得迟到、早退或缺席,会议期间应自觉关闭手机或置于震动档。 如非紧急需处理的客户问题,原则上不接**、不离席。

4、会议须限时,无特殊情况应按时结束。发言应确定时间,紧扣主题,简明扼要,严禁偏离主题,延误会议进程。

5、会议负责人指定专人做好会议记录,必要时会后及时整理会议纪要(含会议决议事项),可根据需要印发至领导及有关人员。会议结束后1个工作日内出会议纪要。

6、当会议内容有保密事项时,与会者必须严格遵守保密纪律。

杭州*******。

2009年12月12日。

附件一:会议纪要。

一、 会议讨论或决定的1~3重点事项。

二、 会议主要内容。

三、 会议产生的行动计划。

附件二:会议签到表。

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