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作业流程。文件与资料管理流程。
编号版本/修改号发布日期页码。
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分发范围。总生销生总外内生供技品人总金经产售产经贸贸产应术保事务工部理副副副理部部部部部部行部车。
总总总助政间门。
理部代。号数量。
修改栏。序号。
修改页码。修改日期。
修改人。修改内容。
表面处理车间装配车间。
工木刀车间。
钻设仓实头备储验车课课室间。
批准栏。批准。
审核。制订。
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1.目的：确保本公司的管理文件和外来文件遵照国际标准要求建立、实施、修改、作废等各个环节得以控制，保证公司各个经营活动场所均使用相应的有效文件。2.范围：
适合于管理文件和外来文件的编制、审核、批准、保管、使用、修改、作废等环节的控制。3.职责：
权限文件类别。
管理手册管理流程作业规范表单顾客业务资料**资料。
参考资料。制订/接收人事行政部经理各部门经理各部门各部门内、外贸部人事行政部各部门。
审核各副总所属副总各部门经理部门主管所属部门经理行政部副总部门经理。
批准总经理总经理所属副总部门经理所属副总总经理。
归档/保管文控中心文控中心文控中心文控中心文控中心文控中心文控中心。
4.定义：4.1技术文件：与产品和过程要求相关的文件，他包括设计文件与过程文件。
4.2设计文件是产品设计有关的文件，他包括：产品总图、部件图、零件图、产品标准、材料标准、质量特分级与清单等设计有关资料；
4.3过程文件是与过程设计有关的文件，他包括：工装图纸、模具图纸、工艺流程图、控制计划、作业指导书、检验指导书等文件；
4.4管理文件：由公司经营管理相关的文件，包括管理手册，作业流程，操作规范，表单；4.
3外来文件：由公司外部提供的文件，它来自由顾客，**商，**部门等相关资料。5.
流程图：6.作业程序：
6.1文件的编制、审核、批准：
6.1.1当各部门需要编制新的文件时，由编制人向文控中心索取文件的格式与编号，以便于按规定的格式进行文件编制。
6.1.2各类文件的编制、审核、批准权限按“3.职责”执行。
6.1.3各部门文件编制时应条理清楚、语句简单通顺、描述清楚并用电脑打印、批准。
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后向文控中心归档。
6.1.4文件制订部门，文件制订后应明确文件的分发范围。6.2文件编号：
6.2.1管理手册的编号方法：
dy/g—01—□□
流水号（001；002；003）
手册代号。管理文件代号。
公司代号。6.2.2管理流程的编号方法：
dy/g-02-□□
6.2.3作业规范的编号方法：
dy/g-03-□□
流水号（001；002；003）
部门代号作业规范代号管理文件代号公司代号。
流水号（001；002；003）流程代号管理文件代号公司代号。
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总经理。技术部。
木工刀。销售副总。
**部钻头车间。
生产副总。品保部。
人事行政。编号版本/修改号发布日期页码。
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部门代号一览表。
部门代号部门代号部门代号。
行政副总。财务部仓管课。
内贸部。金工车间。
品检课。外贸部表面处理。
实验室。生产部。
装配车间。文控室。
6.2.4表单编号的方法：
dy/g-04-□□
6.2.5外来资料的编号方法：
dy/w文件类别号。
文件名称代号。
客户资料用顾客代号。
法律法规。**资料。
参考资料。流水号（001；002；003）表单代号管理文件代号公司代号。
顺序号年号文件类别号外来文件代号公司代号。
6.2.6版本号与修改号的编号方法：
修改号）版本号（a、b、c）
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6.3文件标识：
6.3.1文控中心根据分发文件的性质确定文件应作的标识：
a、受控文件在发放之前在分发文件的每一页的右上角盖“受控”章，并编好分发代号，执行分发作业；
b、非受控文件在发放之前在分发文件的第一页盖“非受控”章；
c、原稿文件在文件被批准后、归档之前在文件的每一页的背面的右上角盖“原稿”章；
d、作废**的文件由文管员在作废文件的正面中心盖“作废”章；
e、外来资料经相关部门审核批准后由文管员在文件的第一页盖“外来文件”章，并按照“6.2.5”编号后归档。6.4文件归档：
6.4.1文控中心收到批准的文件后应按照文件的类别建立【受控文件清单】，并按文件的类别进行分类保管；
6.4.2所有归档保管的文件应存在于公司档案室，档案室环境应符合以下要求：a、档案室应在合适的位置摆放消防器材，并做好防火工作，以防止火灾事故的发生；
b、档案室应做好防潮工作，每一层文件柜应摆放干燥剂；c、每一层文件柜应放防蛀剂；
d、档案室文管员应对资料做好保密工作，任何人员不得进入档案室，除非经总经理批准；
e、文管员应每月检查档案室的环境和资料的防护情况并做好【档案室环境检查记录表】
6.4.3资料的保存年限：
a、法律法规有规定的各类资料的保存期限应符合法规要求；b、产品设计资料保存期限应为产品使用周期加一个日历年；c、客户有要求时资料的保存年限应按客户要求规定执行；d、以上规定的保存年限应理解为最短期限。6.5文件的分发与**：
6.5.1所有批准的文件由文件制订者确定分发范围和份数；
6.5.2文管员根据发放的范围复印相关的文件，按“6.3”作好相应的标识后分发至各部门并将分发的情况记录于【文件资料分发**记录表】，接收人员在表单上签字确认；
6.5.3文件接收部门收到文件后应将收到的文件登记于部门内部的【受控文件清单】
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上；6.5.4当相关部门因文件没有被分发到或数量不够或遗失须补发文件时，由使用部门制订【文件补发申请单】经部门经理审核、文件制订部门批准后由文管员补发相应文件并做好发放记录。
6.5.5当文件修改或过期需**旧文件时，由文控中心根据【文件资料分发**记录表】向相关部门**旧文件并由被**部门在记录表上签字确认，文控中心统计**资料的**率和遗失原因并研究改进对策，以便于更好地管理文件。
6.6现场文件的使用与保管要求：
6.6.1文件使用部门应建立本部门的【受控文件清单】并定期更新；
6.6.2现场使用的文件应保持清洁，不得随意涂改，不得随意带出工厂并做好保密工作；
6.6.3使用部门收到文件后应立即组织相关人员进行学习培训以便于文件的有效执行；
6.6.4文控中心每月向各部门检查文件使用与保管的状况，当出现文件被随意涂改、遗失、缺页、损坏严重时应向相应的部门的负责人提出整改要求并形成【文件检查报表】报行政副总；
6.6.5现场文件使用部门必须使用公司有效文件，私人文件、作废文件不得置于现场。6.7文件修改：
6.7.1当各文件使用部门须修改相应文件时，修改提出部门制订【文件更改申请/通知单】**件制订部门审批后执行修改；
6.7.2由文件制订部门负责修改文件的起草修订，文控中心执行文件的修改，修改方式可以以换页或划线更改的方式执行，并在文件的修改栏注明更改等级和修改内容。
6.7.3文控中心将修改好的文件根据【文件资料分发**记录表】的发放范围进行旧文件的**和新文件的分发工作。
6.7.4**的旧文件盖上“作废”章。
6.8文件的作废与销毁：
6.8.1生产现场不得存在作废文件。
6.8.2**作废的文件由文管员盖“作废”章后保存于档案室。
6.8.3当文件保存期满需销毁时，由文控中心提出文件销毁申请经行政副总批准后执行销毁。
6.8.4文件销毁时必须明确销毁人和销毁监督人，并将销毁信息记录于【文件资料销毁记录表】。
6.8.5为防止作废文件的遗失，所有销毁的文件必须用碎纸机销毁后处理。
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6.9外来文件管理：
6.9.1各部门收到外来文件与资料时，应先确认外来文件资料的内容、版本是否为最新状态，经部门经理批准后向文控中心归档。
6.9.2文控中心收到外来文件后在文件上盖“外来文件”章并建立【受控文件清单】，将文件保存于档案室。
6.9.3当相关部门需使用外来文件时，应制订【文件借阅申请单】，经部门主管审核行政副总批准后借阅，文管员将借阅信息登记于【文件资料借阅登记表】。
文管员定期检查文件借阅状况并及时跟催借阅者归还。
6.9.4文管员及时收集外来文件的更新信息，定期更新外来文件。
6.10文管员每月检查公司【受控文件清单】并更新，确保公司受控文件为最近版本。7.相关文件：7.1记录管理流程。
8、相关表单：
8.1受控文件清单8.2档案室环境检查记录表8.
3文件补发申请单8.4文件检查报表8.5文件更改申请/通知单8.
6文件资料分发**记录表8.7文件资料销毁记录表8.8文件借阅申请单8.
9文件资料借阅登记表。
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副总。部门经理。
文控中心。编号版本/修改号发布日期页码。
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总经理。文件使用部门。
文件制订/修改申请。
文件更改申请/通知单。
表单。取得编号与格式。
文件制订。审核。
批准。归档/确定分发范围/复印/标识分发新文件/**旧文件。
受控文件清单档案室环境检查记录表文件资料分发**记录表。
应用/补发申。
请。文件补发申请单文件借阅申请单文件资料借阅登记表。
定期检查。文件检查报表。
作废。处理。
文件资料销毁记录表。
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