一、总则。1、为加强分公司员工出差管理,根据国家有关规定并结合公司实际,特制度本制度。
2、员工出差应本着业务需要、厉行节约、 超标自负的原则。
二、出差前审批。
1、公司因业务需要,为完成经营目标,需调派员工出差,员工应做好准备,按时出差。
2、员工出差前要根据具体事宜填写《出差审批单》(见附件),标明出差人、部门、前往地点、事由、计划出差时间、返回时间、出差期间谁接替工作等,按以下规定提请核准:
1)一般员工出差由部门主管签署意见,由分管领导批准。
2)部门主管出差由总经理批准。
3、《出差审批单提请》提请核准后,由出差人凭此到财务部预借差旅费,同时到分公司人事专员处登记备案。
4、差旅费预借由财务部主管根据出差时间、业务需要和出差标准等核准借款金额,由出差人员填写借款单后经财务主管、财务经理审核并由总经理批准后,财务部预借。出差人未办理有效《出差审批单》,财务部不得预借差旅费。
5、员工出差应按计划时间返回公司,若确有需要无法按时返回的要及时以**方式的向公司领导申请延期返回,返回公司后补充书面申请,如擅自延期返回的差旅费用不予报销。
6、员工出差订火车、飞机票需填写《订票申请单》;硬座、硬卧车票由部门经理(主管)批准;软卧车票、飞机票由总经理批准;工程部内勤依据有效(订票申请单)给予办理订票手续。
7、工程部订票后,如因出差人的缘故产生退票,退票费公司不予报销,由出差人承担。
8、员工出差前应做好准备工作,如订票、个人行李准备等,利用上班时间不得超过2个小时。
三、费用标准。
1、员工出差的住宿费、市内交通费实行总额限制,低于上限按实际费用报销,高于上限按上限报销,两项费用可以互补;伙食补助费为出差补助,各项费用定额上限标准如下:
普通员工:备注:试用期员工差旅标准为第一档标准;
对于每月排名在工程部最后一名并且两个绝对指标均未达到合格标准的员工,差旅报销标准为100元/天;
经理主管级:
2、出差交通工具搭乘标准。
根据路途长短按以下标准选择相应的交通工具。
1)为了保证出差员工的休息,白天能有充沛的工作精力,特实行以下乘车标准:到达目的地需乘火车时间白天达八小时以上,夜间达四小时以上者可以搭乘火车硬卧。
2)员工降级搭乘交通工具按照低级票价与应享受票价差额的60%给予补助。
3)自出发地(任何城市)到火车站或机场途中发生的公共交通费按实际车票报销(打车费不报销),特殊情况下(如携带货物较多)必须经领导批准后方可打车。
4)若由公司自驾车出行,交通费根据实际情况报销。
3、安装维护人员应按照计划完成工作,具体项目完成时间及费用报销标准应结合工程部项目考核规定执行。
4、工程人员出差期间,按以上标准的80%预借差旅费,每人累计借款最高额不得超过5000元,借款须在每月10号之前报销(如出差在外地,请寄回相关票据由工程部内勤代替其报销),否则将用报销人的工资转冲个人借款。
5、外出参会交会议费的,如会议费包括食宿费的,不再报销住宿费和享受伙食补助费;出差期间如果由客户安排食宿交通费,客户负责部分费用公司不再另行补助。(如:客户负责住宿,则只补助交通费及伙食费。
)6、对于特殊项目,客户帮助寻找到住宿费用低于上述标准的20%的旅馆,住宿费按上述标准的80%给予报销。
7、对于周期较长的项目,每次在同一项目出差天数在10天以内(包括10天)的,住宿费按上述标准的100%给予报销;每次在同一项目出差天数在11天以上(包括11天)的,该项目所有住宿费用按上述标准的80%给予报销,每次在同一项目出差天数在21天以上(包括21天)的,该项目所有住宿费用按上述标准的70%给予报销。
8、员工出差通讯费按以下标准补助:每天10元;每次在同一项目出差天数在10天以内(包括10天)的,该项目所有通讯费按上述标准的100%给予报销;每次在同一项目出差天数在11天以上(包括11天)的,该项目所有通讯费用按上述标准的80%给予报销,每次在同一项目出差天数在21天以上(包括21天)的,该项目所有通讯费用按上述标准的60%给予报销。
9、同性员工两人到同一项目地出差,住宿标准按上述标准的80%给予报销。
10、凌晨五点之前到达目的地可按当地城市标准报销一天住宿费。
11、特殊城市为:广州、上海、深圳、厦门、青岛(均指城区范围,非城区按其他城市标准)。
四、费用报销。
出差人员返回一周内要到财务部核销预借差旅费,未在规定期内报销者,财务部将予以暂扣当月薪资待报销后核付。报销程序如下:
1)出差人返回后必须写出差报告,并根据本制度有关规定粘贴各种票据并填写差旅费报销单和(报销审核单)提交财务部进行审核。
2)财务部严格按制度规定和标准,依据《出差审批单》和《报销审核单》进行审核;根据交通票据、出差时间与回返时间确定报销人员出差天数核定各项费用和补助;审核费用是否超支和票据是否合法。财务一律不得报销并处以票据数额的5倍罚款。财务部经审核无误后在差旅费报销单上签字确认。
3)出差人持财务部审核确认后的差旅费报销单,由出差审批人签准并经分公司经理和总经理签字后予以报销及冲抵预借差旅费。
4)出差期间应公支出的下列费用,准予据实报销。
a、交通工具必须根据其乘坐标准出具票据单或票根证明,超标自负。
b、传真、邮费以电信局、邮局收据为准。
c、因公携带的行李托运费、物件寄存费应出具正式的票据。
d、施工现场临时采购的物资费用(需附出入库单)。
五、附则。1、出差伙食补助天数计算原则:中午12:
00前出差按一天计算,中午12:00后出差按半天计算,下午10:00以后出差当天不计补助;出差时间以火车票或机票的时间为准;往返途中不计住宿费和市内交通费。
2、出差期间经常不确定,不做调休处理。如遇节假日加班工作量较大,可视情况申请调休。
3、员工出差应本着节约时间、节约费用、提高办事效率的原则,公事办完后要立即返回,不得绕道探亲、不准游山玩水、不准无故延长出差时间。否则一经查实扣除减差旅费外,给予罚款200元并扣除相应工资的惩处。
4、对于超过规定安装或维护天数的员工,主管应及时将该员工撤回,调换其他员工,如果不能及时调换,则要在月度考核中给与扣3分的失职分;
5、本管理制度自总经理批准发布之日起开始实施,此前与本制度相关的制度规定同时废止。
6、本制度解释权归公司人力资源部,如有未尽事宜由人力资源部负责补充和修正。
北京凯尔科技发展****。
2010-年1月4日。
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