职位说明书

从《工作分析表》到《职位说明书》：

为何要将《工作分析表》转换为《职位说明书》：

从整个企业工作流程的角度审视汇总后的《工作分析表》各岗位工作内容，找出空缺或重叠的工作内容，在职位说明书中予以调整完善；

对应各岗位工作内容设定相应的工作权限；

对应各岗位工作内容、工作权限、行业要求设定相应的任职资格条件；

给员工设定可见的“晋升方向与职务轮换”；

对员工的“工作条件”进行清晰的界定。

工作分析表》与《职务说明书》有什么不同：

《工作分析表》与《职务说明书》都是工作分析的重要文件，《工作分析表》是工作分析的依据性文件，《职务说明书》是工作分析的形成性文件，两者间的差别如下图所示：

编制《职位说明书》需要什么背景资料：

组织架构图（组织架构图显示出了当前工作与组织中的其他工作是一种什么样的关系，以及它在整个组织中的地位。它不仅确定了每一职位的名称，而且用相互联结的直线明确表明了向谁汇报，以及同谁进行合作）

原有的部门职责说明。

原有的职位说明书。

《工作分析表》

职位说明书》编订要注意哪些细节。

专家指导。工作分析是一项专业性工作，编订人员需接受相关的专业培训，或请专业人士予以指志。此处专家可包括内部人力资源部专业人员及外部专家。

实用大于形式。职位说明是否能落实应用是最重要的，有些企业花费了大量精力开展工作分析，最后却束之高阁，难以带来实质上的意义。

老板出面。工作分析的最高领导人一定是由企业老板挂帅，企业老板可以不参与实际工作，但一定要予以表态支持。

同行业参与。行业间同岗位的分布存在大量共性，可寻求同行业的相关资源予以参考。

优秀的《职位说明书》能实现的：

新员工知道自己做什么。

知道自己与职位的差距。

知道通过什么方式提升到达要求。

知道用什么方法达成目标。

哪些是不合格的《职位说明书》，形式主义，应用不上：

界定不严谨。

太理论化，抽象化。

内容：内容有漏洞。

重叠。实施。

放到档案柜。

员工不看。不述职。

附：《职位说明书》样式示例。

第三章系统使用的方法。

职位说明书》灵魂。

人人有事做，事事有人做。

责任到岗。权责匹配。

人力资源工作的基础。

对岗不对人。

什么是“对岗不对人”

在开展工作分析时，个体是每个工作岗位的具体工作人员，企业在不同的发展阶段，会存在一人兼多岗或一岗兼多职的情况，或者岗位名称与岗位实际承担的职责不相符合的情况。

当出现这些情况时，必须予以分析甄别，得出正确的工作分析结果。

一人兼多岗如何处理。

按岗位填写多份《工作分析表》，将工作内容分别体现在对应的各岗位《工作分析表》上。

一岗兼多职如何处理。

企业在成长和发展阶段，往往出现一岗兼多职的情况，比如一个综合部经理既负责行政工作，又负责人事工作，还负责对外公关的工作，此时可参照一人兼多岗的处理，将其目前所兼的各项工作内容进行分解，拆分成相应的工作内容，予以体现。

岗位名称与岗位实际承担的职责不相符合如何处理。

此种情况多见于管理类岗位，尤其是管理成熟度有待完善的企业。有家企业，其财务部共3个人，一名出纳，一名统计，一名财务总监，财务总监的《工作分析表》上财务分析工作只占5%，财务部管理工作只占5%，主要的工作时间都在进行财务报表的制作、报税、仓库的管理等工作，则很明显该财务总监并未履行到财务总监的职能，财务总监应承担的是财务管理、预算管理、资金运作等功能。此时，还是将其《工作分析表》的工作内容进行分解，属于会计的内容划分到“会计”岗位，属于仓库的工作内容进行分解，属于会计的工作内容划分到“会计”岗位，属于仓库的工作内容划分到“仓管”岗位，只保留财务部管理和部分财务分析工作，再增加对应财务总监的工作职责和内容，从而形成一份完整的财务总监《职位说明书》。

有些普通岗位可能也存在类似情况。比如有家企业在成立初期，由于人手不足，则由老板司机去办理营业证照的相关申领工作，后来营业执照的年检、变更就一直在老板司机这里，但事实上司机这个岗位本身并不需要承担此项工作职责。经过了解，司机岗位归属于行政部，于是将该项工作职责落实到行政部部门职责内，由行政部经理负责安排人员执行。

职位说明书》各项内容说明。

职位说明书》包括以下各项内容：

职位基本资料，包括职位名称、**、所属部门、职系、职等职级、直属上级、薪金标准、填写日期、核准人；

职位概要，即用一句话来说明该职位工作的最终目的，一般在20字以内；

工作内容，体现按该职位主要职责、所占总时间的比率，是职位说明书的重要组成部分；

相关权限，对应工作内容该岗位具备哪些工作权限；

任职资格，包括所要求的学历、能力、经验、态度要求。

晋升方向与职位轮换，包括员工晋升的上级岗位及可轮换的平等岗位；

工作条件，包括工作场所、环境状况、危险性说明等。

职位**应如何编制。

职位**按公司、部门、部门内序号进行编制，如下图所示。

如腾晟人力资源部经理可编写职位**为“ts-hr-01”

《职位说明书》的核准人是谁。

《职位说明书》的核准人一般为公司总经理或总裁等高层决策人员。

职位概要应如何说明。

职位概要是对该岗位工作内容、工作目的所进行的概括性说明，以便于让阅读者立即明白该岗位的大致定位及职责要求。

《示例》：生产总监——组织制定并执行公司生产战略计划，组织、管理、控制和监督生产系统，以实现公司生产目标。

财务经理——支持公司财务预决算、财务核算、会计监督和财务管理工作；组织协调、指导监督财务部日常管理工作，监督执行财务计划，完成公司财务目标、。

人力资源助理——执行人力资源日常性事务工作，辅助人力资源经理完**力资源目标规划。

出纳——做好货币资金应收/应付票据、税款的收付及记账、结账工作。

行政助理——协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内日常事务工作。

前台接待——做好公司日常行政事务和日常接待工作，保证公司信息通讯顺畅。

车间主任——组织、协调、指挥车间各项工作，完成车间工作计划、车间各项工作指标。

采购经理——制定、组织、协调公司或所属部门的采购计划，达成公司所期望的货物种类、库存和利润目标。

如何将《工作分析表》的工作内容转移到《职位说明书》

对各岗位《工作分析表》所列工作内容进行分析，包括：

a）剔除非该岗位的工作内容。

企业从不规范走向规范的一个标志性的代表就是从之前的因人设岗，因人分配事情，变成因岗设人，因岗分配职责和权限。很多企业因为历史因素、现有岗位设置等原因，往往为一人兼多岗，但在职位说明书上应分岗位体现：

b）增加工作分析表中未反映的属于该岗位的工作内容。

主要是体现在管理人员身上，或者由于企业的长远要求一些目前做得还不够完善的职责内容。

c）将单纯阶段性的工作从该岗位中去除。

什么叫单纯阶段性的工作内容？就是这项工作内容只要一旦完成，就基本上以后不会再出现了。比如说“注册新公司”，这不是一项典型的阶段性工作内容，只要注册完了，就不会每年都会去注册，以后的工作就是年审了，所以“注册新公司”不需要在职位说明书中体现，但“年审”就需要在职位说明书上体现：

d）将工作内容转换成书面表达方式：

《工作分析表》是由员工自行填写，表述上可能存在各种风格、各种格式，但做为企业统一颁布的《职位说明书》，必须是统一风格，语言规范，所以必须将工作内容都转换成书面表述方式。

工作内容是否有标准表述格式。

《职位说明书》作为企业的规范性管理文件，必须按标准**格式书写，工作内容的标准**格式一般有以下几类：

a）“负责……”该岗位人员对此项工作内容结果负责）

b）“协助**岗位……”被协助的岗位人员对此项工作内容结果负责）

c）常用的几组词：

审核、审批、审定。

组织、协调、主持。

本职、部门、公司。

监督、执行、领导。

工作内容如何进行排列。

《职位说明书》工作内容的排列一般按其工作内容的重要性，从高到低进行排列，即最重要的放在最上面，最次要的放在最下面，如此依次排列。

工作内容的最后一项是什么。

工作内容的最后一项一般为“负责完成领导交付的其他临时工作任务”，因为《职位说明书》篇幅有限，无法列尽所有的工作内容，所以必须加上此条，以备临时的工作调整及安排。此项就包括了所以在现有工作内容未能罗列的部分。

工作相关权限与工作内容如何对应。

相关权限指与该该岗位职责相对应的权限范围，工作权限必须与工作职责相符合，即“权责对应”，既不能高于工作职责要求，也不能低于工作职责要求。

工作权限应该如何表示：

工作权限一般有三种：

a）决定权，在本岗位上可以做的决策和决定的权利，如奖惩权、决策权、审核权、最终决定权、订货权、退货权、人员录音权、人员辞退权等；

b）监督权，对其他人员、其他岗位行为的监督、监查权，如纠正权、监督权、稽查权等。

c）建议权，在本岗位上对公司管理、其他部门工作可以做的建议职权。

任职资格要求反映什么要求。

任职资格要求反映的是企业对该岗位的任职资格要求，目前在岗人员可能存在欠资格上岗的情况，但任职资格要求体现的应是企业标准，《工作分析表》上员工自行所述意见仅为参考。

任职资格要求是该岗位的完美标准还是基本标准。

任职资格要求体现的是该岗位的基本标准，即招聘时所需标准，也就是基本的录用条件，而非最优的绩效标准。

任职资格条件设定时需要注意什么。

任职资格条件的设定可以结合行业标准、地域标准，不同规模、不同发展阶段企业同一岗位任职资格条件会有差异。

员工晋升方向如何体现。

员工晋升应与员工职业生涯规划相结合，可在生涯规划系统的《员工职业生涯规划通道》中体现，职位说明书中必须落实到具体可见的岗位。

如行政专员在《员工职业生涯规划通道》中属于行政职系，可晋升到主管级别，则在职位说明书的体现即为——晋升：行政主管。

职位轮换如何体现。

职位轮换亦应与员工职业生涯规划相结合，在生涯规划系统中，生涯规划通道划分为几大类职系，部分岗位存在跨职系的轮换，同职系间存在着跨部门的轮换，同部门间存在着岗位间的轮换。如人力资源部内设薪酬绩效专员、员工关系专员，此两岗位间可以轮换；人力资源部和行政部均属于行政职系，此两部门间平级岗位可轮换；行政文员属行政职系，销售代表属业务职系，行政文员可申请轮换为销售代表，这就是跨职系的轮换。

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