西北大学现代学院设备仪器类档案管理暂行办法。
第一章总则。
第一条为了加强学院设备仪器类档案（以下简称设备档案）的管理，更好地为学院教学、科研、管理服务，根据《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》及我院档案工作实际，特制定本办法。
第二条设备档案工作的基本原则。
（一）凡作为学院固定资产的设备、仪器，在其购置、开箱验收、调试、运行、管理、维修、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像材料，以及随机材料均属设备档案。
（二）设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保设备档案完整、准确、系统、安全，便于开发利用。
（三）设备档案是学院重要的技术储备，是学院设备、仪器管理工作的组成部分和环节。设备档案工作必须纳入学院设备管理工作之中，与设备计划、设备采购和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，并应作为学院设备管理部门的职责之一。
四）设备档案工作要努力实现由经验管理向制度管理、科学管理的转变，采用先进的管理手段，积极主动开发档案信息资源．为学院的教学科研和管理服务。
第三条设备档案工作岗位职责。
一）分管设备工作的院领导职责
1．组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把设备档案工作列入学院工作的发展计划中，在经费、库房、设施和人员配备等方面为设备档案工作提供条件；
2．定期检查和研究解决设备档案管理中存在的实际问题。
二）设备管理部门负责人的职责
1．制定和健全设备工作管理制度，确保设备文件材料的形成、积累，将设备档案纳入日常设备管理工作之中，并监督有关部门执行；指导和督促本部门专（兼）职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作质量的提高；
2．加强同综合档案室的联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证设备档案归档的质量；
3．指导设备档案的鉴定工作。
三）设备管理部门专兼职档案人员职责
1．负责设备文件材料的形成、收集、积累、保管和整理，保证文件材料的完整、准确、系统；
2．将收集、积累的设备文件材料，装订整齐，做好设备档案的立卷归档工作并及时向学院综合档案室移交；
3．完成学院其他设备档案有关工作任务。
四）学院综合档案室职责
1．贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规，制定学院设备档案工作各项规章制度、管理办法等；
2．监督、指导、检查、协助设备管理及使用部门做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查验收设备档案是否完整、准确和系统；
3．负责设备档案资料的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作；
4．积极开发设备档案资料信息资源，充分发挥其作用；
5．遵守国家有关法规，保证设备档案的安全。
第四条学院设备档案实行集中统一管理，分级保管制度。综合档案室集中统一管理学院设备档案，统一编档号。5万元以下的设备档案在设备管理部门总务处（资产办）负责保管。
保障部、总务处（资产办）、使用部门、财务处是设备仪器文件材料的形成、积累、汇总及资产统计部门。从申购设备到验收完毕，安装、调试运行等过程中的管理性文件和技术性文件，均归保障部、总务处（资产办）、使用部门、财务处负责收集、积累、归档、统计等，过程结束后移交院综合档案室。
第五条相关部门负责人要认真抓好设备仪器文件材料的形成、积累、管理等工作，设备仪器使用人员要爱护设备的技术文件，对设备仪器的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
第二章设备仪器档案归档范围。
第六条设备仪器按价值分类归档
一）学院设备档案重点归档范围：
1．价值在5万元以上（含五万元）的设备仪器(包括大精设备和进口设备仪器)；
2．单台（件）不足五万元，但属于成套购置或需要配套使用，整套**达到人民币五万元以上（含五万元）的设备仪器；
3．单价不足五万元，但属从国外引进作为二级以上（含二级）计量、校验标准适用的设备仪器；计量器具还应包括《附属设备及计量器具技术档案登记表》及技术资料。计量产品合格证。
4．单价不足五万元，但属于国家教育部、国家科委明确规定为精密稀缺的设备仪器。
二）设备管理部门归档范围。
价值在800元以上5万元以下的设备仪器。
第七条设备档案材料的归档范围。
一）价值在800元以上5万元以下的设备仪器归购置计划、申购审批文件、购货合同、随机技术资料、保修单等；价值在5000元以上的仪器设备，还应包括“仪器设备开箱验收单”。
二）学院设备档案重点归档范围材料要求。
主要包括：设备仪器可行性论证及审批报告，购置合同，设备仪器开箱验收单、合格证、保修单、装箱单、说明书、随机技术文件材料、图样及附件目录，安装调试、验收记录，设备仪器的操作规程，使用、维修、改造更新、指标升级直至报废等整个寿命周期的原始资料等。
1.计划、选购阶段。
设备仪器购买申请、审批单；采购协议、合同；重要来往函件、电文。
2.开箱验收阶段。
装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、保修单；图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册；软件、硬件部分的文件材料等资料。
三）安装、调试阶段。
试车、试验记录、安装调试验收单；存在问题及处理意见；
四）运行及维护修理阶段。
设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单；设备仪器维护保养和安全技术操作规程；设备仪器使用记录；设备仪器保养情况记录；设备仪器检查记录及维修记录等；
五）改造、更新阶段。
合理化建议及处理结果；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复；改进、改装过程中形成的图样、技术文件；设备仪器报废技术鉴定书，请示及批复文件；技术鉴定及成果申报奖励文件。
第八条归档具体要求按照《西北大学现代学院设备仪器类档案归档范围和保管期限》执行。
第四章设备档案的立卷归档。
第九条设备仪器档案归档时，一律按归档范围及自然形成的先后顺序立卷，填写卷内目录、备考表、档案编号。
第十条总务处（资产办）、保障部、使用部门、财务处是学院设备仪器文件材料的形成积累、汇总等部门，必须确定有责任心，工作细致的兼职档案员集中管理本部门的设备仪器文件材料。学院的设备仪器计划、采购**、开箱验收等都应指定专人负责设备仪器文件的收集、积累、管理工作。
第十一条总务处（资产办）为学院设备仪器的管理部门。使用部门申请购置设备仪器首先向学院提出申请，填写物品申购单，并经本部门负责人签字后交总务处（资产办）；总务处填写意见后将物品申购单送院务工作办公室递交院长审批；院办将批复的物品申购单送总务处资产办，核实申购物品有无库存，若无库存由总务处转交保障部采购；总务处负责设备仪器验收的组织，设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录、仪器设备改造、更新等文件材料的收集、积累并及时整理登记，过程结束后立卷归档，将学院重点归档范围的设备档案移交综合档案室，800元以上5万元以下的由总务处（资产办）归档保管。
第十二条保障部为学院设备仪器采购部门。负责根据物品申购单的要求与厂家或供货商签订设备仪器采购协议、合同。设备仪器验收，付款后，保障部要将物品申购单、采购协议、合同和与厂家、供货商重要的来往函件、电文等材料交总务处（资产办）立卷归档。
对档案资料提供不全的厂家及供货商，保障部有责任协助催其补齐。
第十三条使用部门为学院设备仪器日常使用维护和保管部门。要参与设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、做好平时使用、维修记录。要有专人负责文件材料的收集、积累并及时整理登记后交设备管理部门总务处（资产办）。
第十四条财务处为设备仪器**的核算和财务监督部门。设备仪器开箱验收单履行完相关部门签字手续后应交财务处一份备查。
第十五条属学院设备档案重点归档范围（第六条）的贵重设备的开箱验收必须通知学院综合档案室参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不齐全的设备，有权拒绝签字并通知财务处暂缓结算，待保障部让厂家补齐材料后，方可办理相应付款手续。
第十六条建立设备档案的单位，其专（兼）职档案员应负责做好设备文件材料的积累，整理分类、编目、装订、保管等工作，并按学院要求向综合档案室移交案卷目录及相应的电子数据资料。
第十七条学院各级设备使用部门的负责人，要督促兼职档案员认真配合设备管理部门做好设备仪器文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备仪器的技术文件，对设备的使用、维修、改造，做到有活动就有完整的记录，设备采购、管理部门也要重视和爱惜设备仪器档案资料，确保设备文件的完整、系统、准确。设备文件材料必须用黑色碳素笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔，要求字迹工整，图样清晰，无任何划痕。
在此办法公布前购置的仪器设备，也应按照本管理办法，补全归档材料。
第十八条总务处（资产办）每年向上级机关报送大型精密仪器使用情况的同时也应向综合档案室抄送一份。
第十九条总务处（资产办）应在每年6月底前将上一年度仪器设备档案向学院综合档案室移交。
第五章设备仪器档案的管理和利用。
第二十条设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保设备档案完整、准确、系统和安全。综合档案室集中管理第六条（一）学院设备档案重点归档范围的设备仪器档案；总务处（资产办）负责800元以上5万元以下的设备档案的管理与保管。使用单位可借阅或复印。
第二十一条设备档案应进行科学系统的整理、分类、编目、建账。
第二十二条档案的借阅要履行登记手续。综合档案室保管的设备档案凭使用部门领导的签批手续借阅，一般情况下，借阅时间不得超过一周。借阅的档案，不得损坏、丢失，归还时交档案管理人员当面点清。
第二十三条总务处（资产办）保管的设备档案也应建立设备档案保管和利用制度。
第二十四条对于关键性和常用部分的设备档案应使用复印件，尽量不借用原件。
第六章附则。
第二十五条本办法自公布之日起施行。
第二十六条本办法由学院综合档案室负责解释。
西北大学现代学院。
二0一二年十一月二十八日修订。
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