一、目的。为规范集团总部会议管理，提高会议实效、降低会议成本，特制订本办法。
二、会议原则。
会议是统一思想、明确目标、布置工作、传达交流信息、分析解决问题、总结经验教训的重要工作方式，会议的召开必须坚持四项原则。
即：精简高效原则；周密准备原则；厉行节约原则；严肃认真原则。
三、会议类型及规定。
一）集团重大会议活动主要是指由董事长、总裁等集团领导以集团名义召开的集团董事会（含董监会）会议、集团年度工作（生产、营销、质量、财务等）会议、由集团承办的大型或国际性行业会议、由总部组织召开的各类全集团性质的会议活动等。
董事会（董监会）会议由董事办统筹安排，其他会议由总裁办统一负责筹备，相关部门配合董事办、总裁办做好相应工作，行政部具体负责安排会务各项准备及现场服务工作，会议主办部门做好会议方案和会议资料准备工作。
二）集团重要会议主要是指总裁办公会议、公司月（季、半年）度工作会议、部门和子分公司第一负责人述职会议、由总部组织各部门或子分公司第一负责人需参加的其它各类会议。
除总裁办公会议由总裁办根据相关情况适时安排外，其它会议需要会议主办部门提前向总裁办提出会议申请，由总裁办根据相关情况确定会议时间，并做好相关会议通知工作。
三）专业会议主要是指系统内部会议，如阶段性生产、质量、技术、营销、行政人事、财务、审计以及党群宣传等专题业务会议或工作例会。
1、无需总部集团领导参与的，由会议主办部门直接向行政部申请安排会场；
2、需总部领导参与的会议，须报董事办或总裁办确定时间，以便于总部领导工作安排；
四）跨系统部门工作会议主要是指非本系统的多个部门参与的各类工作协调会议、某专项工作领导小组会议或任务布置会议。
1、若无规定部门或子分公司第一负责人必须参加的会议（2个以下《含2个》部门的会议），由主办部门自行组织安排但须报总裁办备案；
2、若涉及多个部门、子分公司第一负责人必须参加的会议(3个以上《含3个》部门或子分公司)，需提前向总裁办申请办会，总裁办将根据相关第一负责人在岗状态以及其它会议情况，合理安排会议召开时间。
四、会议的组织及管理。
一）会议准备。
组织会议必须要做好充分的准备工作。具体须做好如下几点：
1、为有效地开展会议，主办方需根据会议目的尽早明确主题。
2、拟订会议议程。会前主办部门需根据会议进行的内容按序拟订一个议程，主要包括会议时间、地点、议题、主持人和与会人员。会议通知发出后，议程若有调整主办部门须及时通知与会对象。
3、准备会议资料。主办部门要在会前准备好相应的会议资料。若会议资料较多不便打印但又要讨论的，主办部门应至少提前3天将资料发到与会人员邮箱，并做好提醒工作。
4、会议申请。
1）需总裁办统一安排时间的会议应在每周六各部门报送工作计划时一并申请，总裁办根据相关情况确定会议时间；
2）无须总裁办审批的会议，应提前2天以上向行政部申请、预定；临时性会议应提前半天预定。主办部门须告知参会人数及相关物资准备，确保提前做好各项工作；
3）需召开**、**以及要用投影设备的会议，应在会议申请时提出要求，网络部应提前做好会议所用各类设备的调试工作，并保证各类设备在会议期间正常运作。
5、会议通知。
1）属于集团重大会议活动或重要会议，在会议通知时必须明确参会对象（如第一负责人、分管负责人、业务负责人），凡要求第一负责人以上人员参加的重要会议，由总裁办进行通知。
2）根据会议的重要性和保密性，通知时须加以强调参会对象的必要性。
若不能请假的则需明确指出“必须参加、不得请假”；
若因保密原因不能请其他人员代会的情况，应明确指出“必须参加、不得代会，如因特殊情况确实无法准时或不能到会，需提前向主办部门请假”；
若能请其他人员代会的情况，则应明确指出“原则上须本人参会，因特殊情况不能参加需提前向主办部门请假说明，并请安排本部门（子分公司）其他人员”，同时应根据会议要求明确“其他人员”的级别要求。
二）会议管理。
1、所有需总裁办统一安排的会议，主办部门须报会议申请单申请总裁办组织协调，同时在申请理由中需注明会议的保密程度及相关参会要求。
2、会议方案上报批准后，会议主办部门要明确责任人，做好会前通知、会议签到、会中记录、会后任务落实等相关工作。
3、为有效提高会议质量，总裁办将对会议相关内容进行审核。（1）对于准备不充分、作用不大的会议，总裁办有权拒绝安排；（2）对于人员相近、内容接近、时间相适的几个会议，可在征得相关部门同意的情况下安排合并召开。
4、会议主办部门应做好会议记录，必要时形成会议纪要，并报总裁办备案。
5、会议安排的原则为：小会服从大会、局部服从整体、临时会议服从例会、一般会议服从紧急会议。
各类会议的优先顺序为：集团公司会议、紧急会议、专项会议、公司例会、部门会议。
6、各部门应做好会议保密工作，按保密程度分为一般性会议、秘密会议、机密会议。（1）一般性会议即指不涉及企业利益和规划，部门之间用于商讨方案、解决问题的日常性议题会议；（2）秘密会议指会议议题涉及公司的重要报告、方案和对公司的重大业务事项进行决议等，其资料不得外传、不可代会、不能泄露会议内容；（3）机密会议指仅限高管或个别人员参与，议题涉及集团整体利益、关于集团未来发展等事项的重要会议，要重视该类会议的各项保密工作，凡有泄露者需承担相应法律责任。
7、加强会议纪律。与会人员应按会议通知要求的时间、地点准时参会，不得无故早退。参会期间要集中精力、积极发言、认真做好会议记录、自觉遵守会场秩序。
五、会议落实。
会议落实是会议的一项重要内容，是实现会议目的的重要途径和关键所在。
一）切实落实会议精神。
1、认真领会会议内容和精神。根据会议的性质和要求，第一负责人参会的情况，第一负责人应合理安排执行会议任务责任人和具体执行人员；部门分管负责人或业务负责人参会的，参会人员应及时将会议内容和要求汇报给部门第一负责人，并根据第一负责人的意见或指示，合理安排工作任务。
2、要根据会议分配的工作任务和要求，制定任务执行计划，突出重点和难点，明确任务要求和标准，限定工作完成时间。对属于集团重大会议决议、重要会议布置或总部领导交办的重点工作，部门、子分公司第一负责人应切实履行起自身工作职责，认真分解、安排工作任务，严格按照要求及时检查指导落实情况。
二）督促检查、情况通报。
为落实会议相关决议和要求，主办部门和总裁办应按照各自任务分工加强检查和督促工作。
1、主办部门在分配工作任务时应严格要求、合理考虑完成时间，会议各相关部门在执行会议决议及相关任务时，须自觉对照会议要求，及时反馈完成进度和工作质量，未按照要求或标准执行的情况应及时纠正，确保各项决议和工作任务及时、顺利、高标准地执行落实。
2、会议上属于集团重大决议、重要任务或集团领导交办的重要工作，各责任部门须准确执行并及时向主办部门报进度，由主办部门填写《会议内容落实情况反馈表》报总裁办，总裁办视情况及时跟进会议情况，必要时总裁办将对督办事项下发督办工作单，并进行有效、及时督察，根据要求及时通报相关情况，同时帮助相关部门协调、解决在执行过程中存在的困难和问题。相关责任部门必须严肃对待督办单，严格按照要求及时落实各项工作。
3、对主观因素造成会议任务未能按时有效完成的情况，相关部门负责人要严肃认真对待、及时改进；对造成一定程度不良后果的，应由总裁办会同人资部门及所属部门追究相关人员责任；对造成严重后果的，应对相关责任人及部门予以相应处罚（具体根据性质、情况而定），并给以相应通报批评和警示。
六、附则。一）本办法由xx集团总裁办负责解释，于2023年1月1日执行，试行期6个月。
二）本办法适用于xx集团公司总部，各子分公司可参照执行。
附件： 1、《xx集团会议申请表》样式。
2、《会议内容落实情况反馈表》样式。
2023年12月24日。
主题词：会议管理办法。
抄报：董事长、副董事长、总裁、副总裁。
xx集团总裁办2023年12月29日印发。
附件1xx集团会议申请表。
年月日 附件2
会议内容落实情况反馈表。
年月日。
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