加强办公室基础管理,发挥服务职能作用

加强办公室基础管理，发挥服务职能作用。

银行办公室（综合管理部，下同）作为一个综合、全面的办事机构，既担负着执行、调研、智囊等宏观管理职能，又担负着档案管理、督办协调、信访接待、公文处理、舆情监控等具体任务，是一个行承上启下、协调左右、联系内外的“枢纽”，位置特殊，任务繁重。办公室能否贯彻落实行党委提出的工作思路，真正做到“强基固本”，充分发挥服务管理职能，直接影响到该行的办事效率和质量。现就加强办公室基础管理方面谈谈几点意见：

一、办公室的职能作用。

一）参谋中心作用。为领导决策出主意、当参谋是办公室的首要职能，参谋服务水平的高低对于领导决策的民主化、科学化至关重要。办公室的参谋助手作用主要体现在调查研究、提供信息、起草文稿、提出建议等方面。

办公室人员要通过调查研究，为领导有针对性地制定决策提供真实、准确、切实可行的第一手资料；通过高效率的信息工作，为领导制定决策、指导工作提供可靠的依据；通过高质量的文稿起草和提出建议，做到以文辅政，服务于领导决策。

二）指挥中心作用。办公室是各行本部工作运转的 “心脏”和“发动机”，因此要科学谋划工作，准确掌握进度。对全局工作决策和领导指示精神，要及时向下传达，确保上情下达，政令畅通；对了解掌握的新情况、新问题，要及时向上级部门和领导反映，确保下情上达，服务领导决策；对各类大型会议组织和活动安排，要提前介入，作好预案，周密部署，精心组织，力求万无一失。

三）信息中心作用。办公室人员要不断强化信息意识，增强信息观念，重视信息工作，健全信息网络，提高信息水平。要适时掌握各种信息，对政策变化要及时掌握，重大活动要及时知晓，领导意图要及时领会，全面情况要及时了解。

要注重对各类信息的收集、加工、报送，使之真正发挥辅助决策、服务宣传的效能。要密切关注、及时反映工作**现的新情况、新动向，去伪存真，去粗取真，展现工作特色和亮点，提高信息的参考价值。

四）服务中心作用。办公室人员要端正思想，摆正位置，在服务好领导的同时，坚持便捷、廉洁、高效的原则，不断提高为领导、为机关和为基层服务的水平。扎扎实实做好值班、信访、文秘、档案、机要、宣传等综合事务工作，确保各项工作运转有序、进展顺利。

二、当前银行办公室管理中普遍存在的问题。

以海南农行为例，近几年来，全省农行办公室在各级行党委的正确领导下，紧紧围绕各个时期的中心任务，扎实工作，主动作为，在决策参谋、调查研究、宣传报道、办文办会、档案管理、舆情监控等方面发挥了较大作用，在领导、部门、群众中的满意度明显提高。但与该行业务经营发展不断推进以及打造优秀大型上市银行提出的新要求还有较大差距，各行间办公室工作水平参差不齐。归纳起来，主要存在以下几个方面的问题：

一）对办公室职能的认识存在误区。办公室工作水平能不能得到有效提高，关键在于领导对办公室工作的认识和重视程度。但在实际工作中，有些行并没有充分认识到办公室工作的重要性，甚至认为办公室工作无非就是处理一些日常极为简单的工作，认为这些工作（如档案管理、公文处理等）技术含量不高，任何人都能做，并不需要什么专门的培训以及高素质的人员。

有些行甚至把办公室单纯地作为后勤服务机构而忽视其参谋助手等作用，办公室就变成了勤杂室，办公室人员每天就沉浸于纷繁零碎的琐事之中，就没有时间去抓信息工作和搞调查研究等等。长此以往，办公室人员就对文字工作越来越陌生，谈不上了解下情，谈不上找准全局和中心工作的切入点，谈不上能给领导提供参谋意见。有些行整个办公室竟然找不出一个真正能“写”的人。

二）办公室工作人员的素质参差不齐。办公室各项工作的实施，最终要靠办公室人员去完成。没有一支高素质的办公室人员队伍，各项部署措施的落实程度肯定会大打折扣。

因此，办公室工作，人员素质是关键。具体来讲，办公室人员的素质主要包括三个方面的内容，即政治素质、业务素质和工作作风。由于办公室工作的性质和特点，办公室人员更多的时间都忙于一些具体事务，而在处理这些事务中往往就会因为时间不足或其他原因而忽视对于理论知识的系统学习。

缺乏对于理论知识的学习，自然要影响到办公室人员自身政治素质的提高。而在业务素质方面，由于时间的缺乏，办公室人员无暇接受一些业务技能的培训，下基层调研的时间也微乎其微，这也就直接制约和影响着整个办公室队伍业务素质的提高。同时，有些办公室人员对本岗位业务了解不深，操作不规范，有随意行为。

在工作作风上，“推、拖、拉”等不良风气也在某些办公室人员身上可以得到体现。

三）办公室工作配备设施和激励机制不够健全。一是配备设施不够健全。如在前期省农行保密专项检查小组开展的专项保密检查中发现，部分行对机要室、远程工作站没有按保密有关规定设置单独的工作间，档案室、机要室也没有设置隔离区和阅文室，防护设施形同虚设，没有安装电子**监控，保密工作管理存在较大安全隐患。

二是激励机制不够健全。长期以来，由于办公室的工作大都是一些繁杂琐事，整天忙忙碌碌，不像一线“实战”部门，今天拉了多少存款，放了多少贷款，获得了多少中间业务收入，能一目了然。与此同时，为了积极引导业务的有效开展，资源考核配置一直倾斜于前台部门，不太注重对办公室工作的考核和奖惩。

办公室工作过分倚重思想道德教育，忽视物质激励作用，这样往往不利于吸引人才和推动工作。如目前各行对向省行办公室各类载体的投稿工作明显不重视，这与激励机制不够健全不无关系。

三、加强办公室基础管理的几点思考。

一）充分重视办公室工作。一是各级行领导要把办公室工作提上重要的议事日程。目前是银行发展的重要时期，经营压力大，工作千头万绪。

各行领导要想大事，抓主要问题，就必须调动群体的力量，充分发挥办公室的职能作用，利用办公室为自己的决策提供服务，提告决策的准确性和可行性。各级领导要经常性地研究办公室工作，重视办公室工作，切忌把办公室当作一个打杂差、干杂活的部门，要根据全行工作安排给办公室下任务、压担子，促进办公室提高工作质量。二是各级行领导要关心和支持办公室工作。

要配足、配好办公室工作人员，把懂业务、文字综合能力强、思想道德品质好的优秀人才选拔到办公室岗位上。同时，对办公室在管理、协调过程中遇到的问题，行领导要出面予以解决，疏通关系，并为办公室参与业务、参与管理提供条件，支持办公室在职责范围内开展工作。

二）加强队伍建设。

1.加强学习，不断提高业务素质。办公室人员应树立终身学习的理念。

终身学习是21世纪的生存理念，是世界性的发展潮流。不学习，知识就会老化，思想就会僵化，观念就会固化，能力就会退化。办公室的每一名成员，不仅要把学习当成是一种生活态度，一种生活方式，一种生活时尚，更应该当成是一种工作责任、一种精神追求、一种境界提升，真正树立终身学习的理念，提供学习的自觉性，使学习成为自己工作、生活的重要组成部分，使一切有益的文化和知识入脑入心，沉淀在我们的血液里，融汇在我们的思想中，落实在我们的行动上。

一是注重实际，提高学习的针对性。首先，办公室属于行政部门，其管理职能决定了其工作人员不仅要重视政治理论的学习，还要注重政策文件的学习和领会；其次，不仅要重视本岗位业务知识的学习，还要开展相关岗位专业知识的学习。例如办公室的金融研究岗位、宣传岗位、秘书岗位、公文审核岗位等，除了要熟悉本岗位业务以外，对其他业务知识必须要有所了解，否则将难以写稿及审稿。

再次，要提高综合写作水平。办公室担当着全行性的材料综合、文件起草，以及其它公文写作，对基层工作的指导也大部分是通过文字表达，所以办公室人员必须具备较高的文字表达能力，熟悉各种文体，只有这样才能准确地表达领导的意图，起到指导基层工作的目的。最后，要学习提高协调组织能力。

办公室要协助行领导组织各种活动、会议，以及协调各部门之间的关系等，保证全行工作的协调、有序运转，必须要具备灵活的组织协调能力，而这种能力主要是靠自己通过努力工作，在工作中不断学习提高的。二是创新方式，提高学习的有效性。办公室人手少、事情多、任务重，平时工作很忙，因此要注重创新学习方式，不应仅拘泥于坐下来向书本学，还应向身边的领导学、向周围的同事学，还应在实践中通过参与业务分析，深入调查，了解全行的业务状况，做到学中干、干中学，真正提高学习的有效性。

2.坚持锤炼，培养良好的职业道德。一要坚持原则、公道正派。

坚持原则、公道正派是做人的基本准则，也是做事的基本要求，是一个人道德品行的根本体现。办公室人员要时刻注意加强自身的党性修养，时刻注意培养高尚的道德情操，以正确的是非观念，公正处事、公道办事。二要严于律己、树立形象。

办公室地位特殊，一言一行、一举一动都关乎党委形象，要求办公室人员必须时刻警钟长鸣、严格要求。尤其是在领导身边工作，要时时处处严格约束自己，慎重交友、老实做人、扎实做事，树立党委的良好形象。三要乐于奉献、精益求精。

办公室工作繁杂、压力大，而且事关全行有序运转，政策性强，这就要求办公室人员要大力提倡热爱本职、乐于奉献、尽职尽责、精益求精的工作精神，不断加强办公室人员的思想建设。

三）完善激励机制。有些人认为，办公室人员长期身居斗室，不用经受日晒雨淋，不用经受旅途劳顿、奔波之苦，办公室算是比较清闲的部门，这更加剧了办公室工作的不“显眼”程度，使办公室成为难出成绩、难立功受奖的部门。殊不知，大量的文件使得办公室人员电脑难关，大量的协调工作使得办公室人员**难放，大量的材料使得办公室人员伏案难起。

当别人在喜笑颜开、端着酒杯品着庆功美酒时，办公室人员往往还在眉头深锁、冥思苦想、咬着笔尖疾书。在这种情况下，要使办公室人员做到辛苦不“心苦”，虽苦犹乐心情舒畅，就应在工作、生活、心理等方面关心和爱护办公室工作人员，努力把办公室打造成为优秀人士向往的摇篮，使大家乐在“有依靠”、“有后盾”的归属感上；倡导和鼓励岗位成才，按照“动腿能跑、有事能写、动嘴能说、动脑能写、有事能办”的要求，提要求、压担子、常评比，让大家乐在提高素质的充实感上；创造条件培养人才，抓住机遇用好人才，制定激励机制奖励人才，使大家乐在“有干劲”、“有奔头”的成就感上；搭建平台，加强交流，适时组织开展好文体娱乐、外出学习等活动，使大家乐在释放疲劳、寓教于乐的“快感”上。

四）改进工作方法。工作方式方法的改善是从根本上提高办公室工作效率的途径，紧密结合办公室工作实际，努力创新工作方式方法，将大大提高服务工作水平。一是增强工作的系统性、主动性。

要紧紧围绕党委确定的工作目标，确定本部门的年度工作重点。每月初召开部门会议，通报上月工作情况，部署下月工作安排。每周一列出《周工作安排表》。

做到年度有计划，月度有安排，每周有日志，事事由方案。二是提高工作应变能力。办公室工作“被动性”强的性质，要求办公室人员必须凡事想在前，抢占主动权。

特别是对突发性事件，预警要走在预防前、预防走在处置前、处置走在失控前，为妥善应对、掌握主动争取时间。三是提高信息化服务和现代化办公水平。随着科学技术的发展，办公自动化水平的高低必将成为工作效率的决定因素，为办公室工作方式创新带来了很好的历史机遇。

因此，要充分利用技术手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。

五）抓好各项基础管理。一是抓规范。把“规范”作为办公室工作的最低要求和最高标准，本着“科学、全面、可行”的原则，对“办文、办会、办事”和信息调研、督察督办、机要保密等工作，以制度形式明晰化，严格按要求规范运作，杜绝凭经验办事，确保各项工作沿着规范化轨道健康发展。

二是抓细节。办公室工作无小事，多数是细活、功夫活。一份文件发错，一个印章盖错，一宗档案丢失，都有可能造成难以弥补的严重错误。

因此，必须强化“百密不容一疏、百功不抵一过”的理念，健全奖惩考核机制，促使办公室人员举轻若重、慎之又慎，不出纰漏，激励大家少出差错、力创精品。三抓设备。各行要积极改善办公室硬件环境。

要加大投入，按档案库房管理规定配齐档案室藏管理必要的各种设施，使档案室藏条件符合国家的“八防”要求，对远程工作站和机要室装修配置不合格的要抓紧整改，使其达到总行及上级监管部门相关要求。

强基固本”是一切工作的基础，全行办公室必须紧紧依靠各级行党委领导，在思想上高度重视，在行动上积极作为，切实加强办公室的基础管理，不断开创办公室工作新局面，为银行经营管理做出应有的积极贡献。

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