为规范青岛新兴体育俱乐部会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
本制度适用于青岛新兴体育俱乐部的会议管理工作。
3.1各部门主任负责公司会议的组织协调和本制度的执行监督，并将相关信息和检查结果上报总经理。
3.2会议拟定人或主办部门负责会议的组织安排，并对违反本制度的行为进行处罚。
4.1俱乐部会议分类：
主要有俱乐部会议（例会、临时会议、年会等）；各部门内部会议；业务会议及其它会议。
4.2俱乐部会议：
4.2.1例会：
每周二上午8：00召开，会议由总经理主持，参加人员为各部门主管级以上领导人员，例会主要是对上周工作进行总结，对下周工作进行安排；贯彻落实决议、决定；对有关工作进行协调安排；传达董事会精神。
4.2.2俱乐部员工大会每半年不少于一次，具体内容由公司例会安排制定，由总经理办公室负责组织安排。
4.2.3其他俱乐部会议视具体情况临时决定。
4.2.4参会人员实行签到制，总经理办公室负责会议的记录整理，形成《会议纪要》，须相关人员和总经理的签字确认，《会议纪要》及签到簿形成完整的一套材料，由总经理办公室按顺序归档。
此《会议纪要》未经批准不得外传。
4.3部门会议：
4.3.1部门会议在不与俱乐部会议冲突的情况下进行。
4.3.2各部门每月应进行一次本部门全体员工会议，对本部门本月的工作情况进行归纳总结，对下个月工作进行安排。
4.3.3业务部门每月须召开两次业务培训会议。
4.3.4各部门其他的内部会议由各部门根据实际需要进行安排。
4.3.5以上会议实行签到制，会议内容由本部门相关人员负责记录，形成《会议纪要》，签到簿和《会议纪要》形成一套完整的材料，周期性会议、重大会议的《会议纪要》须上报总经理签字认可后按本部门文件分类顺序归档保存，同时复印一份交总经理办公室存档，由总经理办公室负责监督执行。
4.4业务会议：
4.4.1外单位在我俱乐部召开的会议或业务会一周内由总经理办公室或相关部门协同有关部门受理安排，做好工作，相关材料由相关部门进行归档保存。
4.5会议要求：
4.5.1会议前做好有关准备，包括会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决定决议草案、落实会场、安排好座位、奖品、纪念品、通知参会者。
4.5.2参会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动，手机、呼机必须调整到振动状态。
4.5.3保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
4.6会议管理措施：
4.6.1不能按时参加相关会议的人员须提前向本部门领导说明，由本部门领导向会议的负责人或主办部门说明，经同意方可不参加会议。
无故不参会者、未经同意不参加会议者和无正当理由不参加会议者视具体情况处以 10—50元罚款。
4.6.2由于会议的负责人或主办部门的工作失职造成会议不能及时召开或其他影响会议进程的情况，根据情节严重程度将处以警告等处分，并处以50—200元罚款。
4.6.3总经理办公室每月负责检查各部门的会议纪要，无会议纪要、或未按照规定归档，则对该部门进行警告，限期整改。
4.6.4未经俱乐部或部门同意，擅自将保密内容泄露者，视情节严重程度处以500—1000元罚款，严重者予以开除。
5.附件：5.1俱乐部会议纪要格式；
5.2部门会议纪要格式。
青岛新兴体育俱乐部会议纪要。
字会第（ ）号。
部门会议纪要。
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