安全文件（ehs）控制程序。
修改内容。会审。
会签。1．目的。
对公司的whs健康安全文件、资料进行管理，使其处于受控状态，确保各有关场所及时得到有效文件，以保证安全生产管理体系正常运行，为安全生产作业操作提供依据。
2．适用范围。
本程序适用于与本公司与安全生产有关的所有文件、资料、包括电子文件的控制。
3．职责。3.1人事行政部作为文件管控中心（本文中，简称“人事行政部”）负责文件的发放、**、销毁、原稿的保存、培训记录的保存。
3.2各部门负责编写安全程序文件、作业文件及**，负责收集、整理及保管本部门的所有文件；负责本部门所需使用法律法规文件的收集、保管。
3.3安全专员原则上负责审核所有安全文件程序、批准作业指导书等（如果是本人编写，则由另外的有最相似工作内容或责任的主管审核），并对除安全培训之外的安全生产记录保存。
3.4工厂厂长负责批准发布ehs健康安全生产管理手册、安全程序文件。
4、文件管理程序。
4.1本公司质量生产安全文件包括：
a)安全生产管理手册。
b)安全生产程序文件。
c）公司为确保安全生产过程有效运行控制所需的安全操作文件（包括作业指导书、操作规程、以及与安全有关的图样、技术文件、制度规范、外来文件等）。
d)记录：如事故报警记录、事故调查记录、其它各种活动记录**等。
4.2文件编号规则。
4.2.1安全生产管理手册的编号为：
gzr(hod)-ehs-2009 表示公司的“安全生产管理体系手册”
gzr（hod）--广州乐百氏桶装水
ehs 是环境、健康安全体系的英文简称。
2009是手册的发布年号。
4.2.2程序文件的编号为：
spgzrx xx
程序文件广州乐百氏顺序码。
4.2.3.**安全作业指导书/作业规程的编号。
swgzrxxx
安全作业指导书/操作规程等广州乐百氏顺序码。
4.2.4 外来安全文件编号：
sabxxx
外来顺序码。
4.2.5其它通知类文件编号：
xx xx安xxx
年号（数字表示如2009安全事项通知通知流水号（数字表示如001）
4.2.6程序文件、作业指导书/操作规程及其它文件的版本号（含修改号）
版本号用大写英文字母a、b、c…..等表示，字母表示每一版的版本号（即：第1版用a表示，第二版用b表示……）
修改号用数字表示每一版修改的次数（即：0表示该版本未被修改，1表示该版经过第一次修改，2表示该版经过第二次修改……）
比如，版本号a1，表示该文件是第一版，经过一次修改。
4.3文件的编制、审核和批准。
4.3.1安全生产管理手册由安全专员组织编写，安全小组成员审核，工厂厂长批准。
4.3.2程序文件由各相关部门主管或表指定责任人编写、安全专员审核，工厂厂长批准。
4.3.4作业文件/规程由各相关部门编写，部门负责人审核，安全专员批准。
4.3.5记录由部门自行编写及审核，管理代表批准后，交人事行政部文管中心存档原件。
4.3.6外来文件由各部门负责收集后经安全专员批准后交人事行政部文管中心编号存档。
4.4文件发放。
4.4.1安全生产管理手册、程序文件经过批准后，由人事行政部负责依据文件所要求分发的部门进行发放（含安全专员）。
作业文件经过批准后，分别发放给使用部门及安全专员。所有文件人事行政部应保留一份存档。
4.4.2文件发放以纸质文档形式发放，发放时在文件首页加盖公司印章，文件领用人在《发放**清单》上签字）。各部门如往下班组发放，可以无限制复印放在现场供员工阅读。
4.4.3因丢失而补发或补复制的文件依旧沿用原分发号，并在《发放**清单》上注明。
4.5文件的更改。
4.5.1体系文件的更改，由提出部门申请，安全专员批准后按流程实施。
4.5.2文件更改后的审批和批准由原审批部门按4.3条款进行。
4.5.3更改后的文件经批准后，仍按4.4款进行发放。文件的旧版本由人事行政部负责收回并做作废处理。
4.5.4文件更改的方式：如换版、换页、局部修改等，需在“文件更改申请”中注明。
4.5.5文件经三次以上更改，或文件需进行大幅度(超过文件内容的1/3)更改时，应进行换版，原版文件即时作废，换发新版本。
4.6文件的保存和销毁。
4.6.1所有保留和使用文件的部门应妥善管理文件，文件应分类存放在干燥、通风、安全的地方，防止损坏和丢失，不得在文件上乱涂乱改，确保文件的清晰、整洁和完好。
4.6.2除记录外其余文件由人事行政部负责保存、发放、变更（但安全培训记录由人事行政部门负责保存）；
4.6.3文件不得随意销毁，除记录以外的作废文件由人事行政部收集后， 在有保存价值的封面上盖“作废”红印章，隔离再保存一段时间。
无保存价值文件、资料、记录的由保存部门负责销毁。销毁前保存部门需要填写文件销毁申请，经厂长或安全专员各自负责批准后，方可销毁。
4.6.4因合同要求，顾客需要借阅相关安全文件时，由安全专员负责借阅并及时收回文件并作好记录。
4.7外来文件控制。
外来文件中技术文件及产品标准由使用部门收集，由设备或工程管理部门主管保存，并知会人事行政部统一登记编号办理领用记录，如复印方便则要复印后由人事行政部门保管原件。
5.相关附录。
附录一：《安全管理体系记录清单》
附录二：《安全管理体系文件发放**清单》
附录一安全管理体系记录清单。
附录二安全管理体系文件发放**清单。
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