第一章档案管理总则。
1、为适应集团公司新的组织架构明确资料管理程序，按照国家规范、标准和地方的有关规定结合集团公司的实际情况规范项目工程档案管理增强档案的实用性和有效性特制定本制度。
2、工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录包括路面文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。
3、工程资料是建筑施工的一个重要组成部分是建筑工程进行竣工验收的必备条件也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建和扩建的重要依据是城建档案的重要组成部分。
4、工程资料的编制、整理依据国家、地方现行的有关工程建设的法律、法规、规范、标准执行。
第二章归档范围。
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。工程资料包括路面文件、监理资料、施工资料、竣工图等内容。
1、路面文件是指建设单位在工程建设过程中形成的文件分为工程准备文件和竣工验收等文件。包括工程准备文件、工程开工以前在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。竣工验收文件、建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
2、监理资料是指监理单位关于工程施工方面的通知、相关文件等。包括监理通知、质量考核结果、监理抽检及批复文件等。
3、施工资料是指施工单位在工程施工过程中形成的资料。可分为施工质量保证资料、技术资料、安全资料它包含了整个建筑物施工开始到结束所产生的文件内容有联系外单位建设、设计、勘察、监理等的文件记录工程的质量、技术及安全等情况包括新工艺、原材料检测、检验保存施工时的安全信息和安全纠正内容安全方案的编写、安全教育等是施工全过程的记录文件。
施工资料应该严格按照规范编写真实的反映施工现场的技术、质量。
情况资料的形式有纸质资料、实物资料、视听、**、影像资料等。
4、竣工图是指工程竣工验收后真实反映建设工程项目施工结果的图样符合工程实际状况的施工图。。
作为城市实践案例持续建设新农村、。
第三章档案管理员的职责。
1、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。积极宣传和认真贯彻执行《档案法》、《档案实施办法》及《湖南省档案条例》。
2、热爱档案事业刻苦学习档案业务和科学文化知识不断提高业务水平和工作能力。
3、加强组织纪律性自觉遵守党的纪律和国家的法律法规严守党和国家的机密遵守公司的各项规章制度。
4、集中统一管理项目全部档案维护档案的完整与安全并按规定积极提供利用为项目各项工作服务。
5、热情、耐心接待查档人员。坚持查档规定做到调卷迅速准确不断提高工作效率。
6、负责项目各部门各种门类的档案的收集、整理、立卷、归档工作的监督和指导。
7、认真做好档案库房的内务管理箱柜排列有序整齐清洁布局合理分类明确查找方便。
8、认真做好档案库房防火、防盗、防潮、防尘等八防工作。9、积极开发档案信息资源编制各种检索工具和编研材料。
10、做好信息利用和档案利用效果收集整理及有关档案工作情况的统计。
第四章资料的收集与整理。
在职责范围内做好与高速公路建设项目有关的文件材料的收集、积累工作。
按《湖南省高速公路建设项目文件材料归档范围内及保管期限表》的要求将具有查考价值的各种形式与载体的文件均收集齐全。其中包括合同文本含工程总包及。
工程分包合同、深化设计方案、工程会议记要、工程联系单、工程签证单、竣工资料等。
1、施工前资料的收集与整理。
2工程开工前一周内项目经理部依据施工组织设计、施工图纸结合地方、行业、集团公司及分、子公司关于工程技术资料的有关规定编制《工程资料管理计划》经公司审核后报集团公司技术质量部备案。
3工程资料管理计划的内容应包括以下内容1编制依据。
2工程总体概况旨在明确工程资料中统一的工程名称、工程各参建单位、建筑规模、结构形式、开竣工时间等内容。
3工程资料清单包括资料类别、组成内容、原件份数。4工程资料管理组织机构。5工程资料填报、整理职责分工。
6工程资料管理制度包括项目部内部移交时限、奖罚措施等。7竣工组卷及对外移交要求。
4项目经理部在分包项目施工前与其签订资料管理协议依据“谁施工谁负责”的原则对分包单位施工资料的编制、报审、移交等提出具体要求。
2、施工过程中资料整理。
1项目经理部资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背、封面标识做到整齐、美观便于查阅。资料盒内应包括总目录、卷内目录、资料封面、分目录和资料内容五部分各级目录及资料内容必须对应一致层次清晰。
2工程资料应随工程进度及时收集、整理项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全必须使用档案规定用笔。资料编制**式样应符合国家、行业或地方有关规定。
3项目经理部各部门管理人员应根据工程进度及时填写工程资料并按。
规定及时移交资料室。资料填写人员应对资料内容的真实性、准确性负责。
4做好施工记录、检验试验记录、交工验收记录和各种**汇总签证施工组织设计、。
催交工作。6项目经理部资料员负责对工程资料的编制情况进行初检。根据地方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称、施工部位、内容填写、签名盖章、交卷情况进行检查并督促相关人员整改保证其正确性。
对检查合格的资料做好编目、外观整理、组卷等工作。
总结和再培训学习。
真实性、及时性、准确性。
3、竣工验收阶段工程资料管理。
在档案资料归档期由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。凡应该及时归档的资料由档案管理员负责及时归档。
各部门专用的收、发文件资料按文件的密级确定是否归档。高速公路建设项目完成后三个月内将项目档案文件向建设单位移交、归档。
1工程竣工验收前项目经理部必须按当地工程技术资料管理规定完成工程技术资料的整理、组卷、自查工作为工程竣工验收提供必要条件。
2项目经理部应负责汇总整理分包单位编制的全部工程资料统一管理。
3工程竣工验收通过后项目经理部应及时收集各项验收记录的原件经整理、汇总后形成完整的竣工资料。
4编制档案总目录分目录移交单位和接收单位目录。归档的案卷质。
量必须符合下列十条标准。
1归档文件、。
第五章资料的分类、归档与统计。
高速公路建设项目形成的全部文件在归档前必须进行系统整理。其分类组卷做到科学合理充分保持卷内文件有机联系归档案卷要符合《湖南省高速公路建设项目档案、案卷质量标准》的要求分类编号方法依据《湖南省高速公路建设项目档案分类编号表》执行。
1、档案分类。
按照业主、监理单位对竣工文件的编制原则和要求将工程资料进行整理分类分类过程中将资料的形成时间、机构、资料载体、保管期限等因素全面考虑。首先按保管期限把资料划分为短期、长期、永久三大类再根据施工时间把资料划分为一期、二期工程最后按照机构分前期档案资料、建设单位资料、监理单位资料、施工单位资料、竣工验收资料、其他档案资料。
1前期档案资料。
1招标、招标补遗、投标文件的收集整理。2施工行政许可证、设计交底3征地拆迁土地数量一览表4合同书、协议书等2单位工程施工资料1路基及构造物工程。
2路面工程3房建工程4交通设施工程5绿化工程6工程**7支付资料。
3竣交工验收档案资料1工程交工验收报告。
2单项工程验收报告机电工程验收、房建工程验收、环保工程验收、工程档案验收。
3)工程竣工验收影像资料4新技术、新材料档案资料2、档案立卷归档制度。
凡是工程项目在各项活动中形成的具有现实查考使用价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的材料必须归档保存。
立卷归档的基本要求。
1应归档的文件材料齐全、完整书写材料字迹符合保存要求。(2分类组卷合理正确、案卷标题简明确切关键要素单位工程名称、分部工程名称、分项工程名称、立卷时间、归档人等要求。
3卷内文件的排列必须保持文件之间的联系准确区分保管期限便于保管和利用。
4案卷装订结实页号编写正确封面封底填写完整。
为了科学管理了解库情有利于保护、促进利用使各项档案工作健全地发展特制定本制度。
3、档案的统计。
1做好各类档案收进和移动登记台帐。2做好档案查阅、借阅登记簿。
3每年年末对库存档案的数量、类别提供利用情况档案机构人员变动情况进行统计。
4坚持统计原则仔细核对数据按时、按质、按量完成各项统计工作。
第六章档案的借阅。
1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要公司的其他人员需借阅非密级档案时由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总。
经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到。
1爱护档案保持整洁严禁涂改。
2注意安全保密严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
5、档案借阅内容包括招投标文件各单位、分部工程的施工设计图纸设计变更、设计交底及工程相关文件。
第七章档案室管理制度。
1、档案室是保管学校档案的机要重地必须严格执行档案库房技术保护管理办法认真做好保密和防盗、防火、防潮、防光、防尘等保护工作。
2、非档案管理人员未经允许不得进入库房。
3、档案室内必须配备适宜保存档案的铁质箱柜并采取防盗、防火、防潮、防光、防尘、防高温等八防措施使库房温度控制在14℃—24℃相对湿度保持在45—60并做好记录。
4、库房门窗必须保持坚固出入库房应随手关门以确保库房的安全。5、调阅或出借档案应严格执行本单位制订的档案查借阅制度。6、档案室应经常保持清洁做到窗明、门洁、地净箱柜无灰尘。
7、室内档案应分类存放箱、柜、架必须摆放整齐并编上箱号严禁在库房内存放个人物品或堆放杂物严禁烟火。
8、对室内的档案定期进行检查核对并做好记录发现可疑情况应追查。
9、离开档案库房要随手关门钥匙要妥善保管。
第八章维修档案管理制度。
1、维修档案属工程档案的一部分由工程组文员统一管理。2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。3、档案按类别存放在相应的档案盒上贴上标签。
4、文员根据返回工程组的维修单当天填写维修档案记录表并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。
5、文员每天核对发出和返回的维修单将有关内容如实录入维修档案记录表如发现不符马上追查原因。
6、文员每月对维修档案记录表、维修单等进行整理并分类归档。7、维修档案作为评估大厦设备运**况的根据应妥善保存。保存期限一般为一年重大维修项目保存期至少为两年。
过期档案由总工程师、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。
第九章档案的销毁。
1、项目部任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、当某些档案到了销毁期时由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交办公室主任、总工程师、项目经理、审核批准后执行。
3、凡属于密级的档案资料必须由项目经理批准方可销毁一般的档案资料由办公室、各部室、总工程师批准后方可销毁。
4、经批准销毁的公司档案档案管理员须认真核对将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
高速公路安全生产制度
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