信息管理工作指南

附录一。

项目监理部信息管理指南。

一概述：项目监理部的信息管理是指对项目监理部全部活动过程中涉及到的工程建设信息所进行的收集、接收、加工整理、储存、传递使用等一系列工作。通过信息的流通，使参加项目建设的有关各方能够及时、准确地获得信息，进而完成相应的工作。

信息管理工作的好坏，直接影响到项目监理部工作水平的高低，在一定程度上还会关系到具体工作的成败。

按照我公司的规定，项目监理部的信息管理工作在项目总监的领导下，设专职或兼职信息员负责。主要工作内容是：按监理合同规定的范围，收集和接受项目法人方、各承包单位有关文件、资料；在项目监理部内部按要求进行传阅、办理；向有关方传递项目监理部发送的文件资料，并跟踪关闭；文件资料的动态整理加工、编目保管；向公司定期传送简报和整理竣工资料归档；向项目法人方交付监理竣工资料等成品。

为了胜任信息管理工作，信息员应具有以下基本工作技能和基本素质：

1、了解电力建设项目的基本程序和文件资料归档整理规范，掌握公司有关信息管理工作的规定和要求。

2、熟悉项目监理部工作程序和各阶段的监理工作，了解各监理岗位的工作内容。

3、掌握监理工作所使用的各类文件格式，能按编、审、批规定和程序在内部传阅和办理文件。

4、掌握文件资料的收发登记、跟踪闭环催办、文件整理、编目、保管等日常管理工作方法。

5、具有一定的文秘常识、写作能力和编写监理文件的能力。

6、熟练操作计算机，掌握word、excel等常用办公自动化软件使用方法。

7、监理工程师所具有的基本素质。

信息管理工作从表面上看貌似简单，打字复印、收发登记、传递归档，实际上有其很深的内涵。如果不了解项目建设的全过程，不了解基本建设项目档案管理标准，不知道项目监理部的工作，这样的信息管理工作肯定做不好。因此，从公司领导、项目总监到专业监理人员和信息员，都必须给予高度重视，并不断学习和加强，以促进整个监理工作水平的提高。

为了提高项目监理部信息管理工作水平，使信息管理逐步走向标准化、规范化；为了使新项目工地新聘用的信息管理员和各专业监理人员能尽快适应岗位，做好信息工作，达到事半功倍的目的；特组织调查研究，编写此信息管理工作指南。

二、项目监理部成立初期进点前的信息工作：

本阶段的信息工作主要为项目监理部进点做全面准备，主要的工作对象在监理公司内部，收集本项目的工作依据性文件，包括：

1、监理合同、公司批准成立项目监理部的文件、即将到工地的监理人员上岗资格证书等。

2、公司现行的质量管理体系文件（手册、程序文件、作业文件）、内部有关管理制度。

3、协助各专业监理工程师根据公司出版的“技术标准、规范、规程、规定目录汇编”，填写“文件资料需用计划（程序文件中表b012）”、报公司质保部领取，一般各专业需用的规范标准见附件01。

4、工地需要的计量器具，填写“计量器具需用计划（程序文件中表b015）”。

5、领取常用的办公用品及物品（参考附件02）。

6、配合总监做好《监理规划》、《监理实施细则》等文件的编写、审批和出版工作。

7、拷贝必要的文件电子**格式，以方便现场使用（参考附件05）。领取常用**（差旅报销单据、工地费用清单、廉政爱岗责任书等）

三、项目监理部进点初期的信息工作：

本阶段的主要工作是协助项目总监建立以项目监理部为核心的文件资料传递交流制度；收集项目法人和各承包单位的工作依据性文件；建立项目监理部内部的文件资料工作制度。

1、协助总监制定工地各参建单位共同遵守的《工程各参建单位之间文件资料传递管理规定》（参考附件03）。统一各参建单位的信息传递工作。

2、向项目法人收集有关监理委托合同服务范围内的：项目法人与承包方签定的承包合同及合同附件，施工图纸及有关技术资料，需要建设各方共同遵守的规章制度（详见附件04 ）；合同规定由项目法人方提供的办公用房和办公用具、通讯设施等，并按规定做好《顾客提供财产验证记录》登记和保管；向项目法人方逐步提交：项目监理部成立文件，监理规划和监理实施细则。

3、向施工承包方收集：项目部成立文件；质量管理体系文件、安全保证体系文件；施工组织总设计和工地试验室报审文件；提交《施工单位向监理提交的主要文件和申报**目录》（参考附件05）以及相应的电子**供对方使用。

4、协助总监建立项目监理部内部的日常信息传递工作程序：信息员建立文件资料发放记录、接收及办理登记表等（见附件06）；专业监理人员建立编写及发出、接收及审核和四级验收项目登记台帐（见附件07）。编制和建立项目监理部文件资料组卷总目录，并逐步装盒管理（参考附件08）。

5、协助总监组织项目监理部人员学习公司有关规章制度及岗位培训：质量管理体系文件、项目监理部工作制度及工作程序、信息工作程序等：按照iso9000质量管理体系（2000版）和公司质保体系的规定，项目监理部在审核完成施工单位上报的各类技术资料的基础上，制定自编文件及审核文件的编、审核、批准制度及传递办法，以便及时填写监理内部的**，如在审核完成施工单位上报的施工技术方案或作业指导书后填写自己的文件审核记录表等，确保监理工作随时留有证据。

每位监理人员均按要求建立文件接收、审核台帐，（凡是接收并审核的各类施工技术资料的内容、编号、接收审核时间均一一登记，每周四中午下班前、每月25日各专业监理人员分别将本周、本月监理工作数据填写上报信息员，信息员汇总编制监理周月报），并由每一监理工程师填写“廉正爱岗承包责任书。”

6、协助总监准备工地第一次交底发言和有关会议文件资料。

7、配合业主组织设计院、相关施工单位进行第一次设计交底和图纸会审。

四、工程项目建设中的信息工作：

1、项目监理部内部各类监理文件（监理工作联系单、整改通知单、监理主持的会议纪要等）的打印、文字修改，发送。并跟踪及时关闭。

2、接收施工单位报来的施工技术资料，交相应专业监理工程师办理完成后，转至电厂，待文件从电厂返回后分发施工单位，监理留一份登记，编入监理文件盒存档；接收项目法人方的文件函件，呈总监批示办理。接收公司内部文件呈总监批示后办理。

3、编写周报、月报，经总监审批后，分别以oa形式发相关单位及领导，同时打印签属三份，分别发施工单位、业主和自留一份存档。

参加监理主持召开的工程协调会，信息员负责编写会议纪要，总监签发后分别发各参加会议单位，由相关监理工程师督促实施、落实情况。

4、协助总监组织质量活动，编制“质量剖析活动记录（程序文件中b041）”、过程的监视和测量自查记录（程序文件b047）”、项目监理部考核评比表（作业文件项目监理部考核办法）”

5、作好文件资料的动态管理，及时编制目录组卷装盒，定期检查文件关闭情况，督促按期关闭。

6、内部文件资料、办公及生活用品领用、发放、保管、**等登记。

7、受总监授权逐日对项目监理部人员进行考勤并上报，坚持“勤笔免思、逐日填妥”，不寻私舞弊。

8、项目建设中，信息员负责整个项目工地的后勤服务工作及因工地需要回公司办理一般性事务：如负责回公司报销差旅费、报销工地费用、领取劳保等。

五、项目建设后期的信息工作。

1、监理的项目竣工时，按附件04表整理从项目法人方领取的文件资料，连同施工过程中借阅的资料交还业主方；将借用的办公用房用具用品交还业主，签署或索回借条。

2、按约定协助项目法人整理项目建设中的监理归档资料，交项目法人方。

3、在总监的领导下编写监理工作总结。

4、编制、装订“监理工作成果”，包括：监理工作总结；监理简报、月报；会议纪要；监理工作联系单及反馈单；整改通知单及整改报验单；开工报告；工作联系单；工程质量报验单；竣工验收单。编制成初稿，报总监和监理公司部室主任审核修改后，按规定内容和范围归档。

5、填写 “监理业务手册”，对项目监理部的工作及工程总体评价做评语并经项目法人方签署意见。

6、填写“产品交付记录”（见程序文件中表b036）将“监理工作总结”送至业主。

附件01各专业监理工作需用主要标准、规范目录。

附件02项目监理部领用物品清单。

附件03工程各参建单位之间文件资料传递管理规定。

为加快本工程各参建单位之间的文件资料传递和办理速度，避免丢失，保障和促进工程全面进展，特制定此规定。

1、建设、施工、监理等参建单位都要建立内部文件资料管理制度，保证有关工程建设的文件资料可靠、有效、及时、准确地传递和办理，并按规定完整关闭。

2、工程实施过程中，施工单位、监理单位和建设单位各委派一名专职信息管理员，负责工程文件资料的收集、传递工作，约定时间和地点，每天至少集中交换办理一次文件。确保文件资料的及时传递和可靠管理。

3、各单位之间的所有文件资料均只通过各单位信息员进行传递，信息员对接收到的文件，经单位内部办理完毕再返馈至相关单位。信息传递中实行签收制度，签收单中包括文件名称、份数/页数、签收人、签收时间等内容。

4、文件编写时注意文字叙述要清楚准确不引起异议，选择的文件格式要恰当，避免空文周转不解决问题。涉及单位和人员多的事项不宜简单的发文件，而由事项的主张方先通过约定几方当事人当面商讨后再办理文件。

5、文件制作应符合《建设工程文件归档整理规范》和有关科技档案资料规定的要求：书写时必须使用碳素墨水或蓝黑墨水，纸张一般采用a4标准打印纸。

信息管理工作指南

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