一、目的：
为规范公司会议管理，提高会议质量，缩短会议时间，让会议有序进行，特制定本制度。
二、适用范围。
本规定适用于公司内部各种部门会议、跨部门会议的管理。
三、职责。总裁办负责本制度的制订、修订及本制度的执行监督，跟进会议的重要。
决议事项。其他部门：执行本会议管理规定。
四、 会议分类。
1、行政例会：每周一次。
2、部门例会：每周一次。
3、预算会：每月一次。
3、评比（考核）会：每月一次。
4、总结会：月/次、季度/次、年/次。
5、其它临时会议。
五、会议提拟与审批。
1、公司例会无须提拟和审批。
2、公司临时行政会议、公司年度例会由集团总经理直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、集团总经理批准。
3、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。
六、会议计划与统筹。
每月28日前，总裁办应与各部门协调确定下月计划召开的临时行政会议，统一报总经理审批后，于月底前发放至各部门负责人。
凡总裁办已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续，并报请总裁办调整会议计划。未经总裁办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
七、会议准备。
1、会议通知遵照以下规定。
按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知；例会无需通知。
1）会议通知期：
一般应提前一天通知与会人、会务服务提供部门；紧急会议，组织部门至少提前半小时通知各与会人员；若有2人以上或多人有事不能出席会议，会议主持人员根据缺席人员对会议的影响而决定是否改期进行。
2）会议通知形式：
一般为**通知，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通。涉及多个部门和参加人数众多的大型会，组织部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
2、会议的其它准备工作遵照以下规定。
1）会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；
2）会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；
3）公司总部召开的公司级会议，会务服务统一归口总裁办负责。
4）部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向会议室管理部门（行政部）书面提出，由会议室管理部门（行政部）统筹安排。
八、会议组织。
1、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。
会议主持人员须遵守以下规定：
1）主持人员应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
2）主持人员一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
3）会议进行中，主持人员应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4）属讨论、决策性议题的会议，主持人员应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5）主持人员应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
2、与会人须遵守以下规定：
1）应准时到会，并在《会议签到表》上签到。
2）会议发言应言简意赅，紧扣议题。
3）遵循会议主持人对议程控制的要求。
4）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。
5）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听**，如须接听，请离开会场。
6）做好本人的会议纪录。
多个部门参加的临时行政会议原则上由集团总经理主持，集团总经理另有授权的，从集团总经理授权。
公司例会、临时行政会议一般应控制在1小时以内，部门例会一般应控制在半小时之内，根据会议进**况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。
主持人员为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。
九、会议记录。
1、公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：
1）各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的文员或行政/人事经理），负责本部门会议及本部门负责组织会议的记录工作。
2）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人员可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
3）集团总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责。
会议记录工作，集团总经理另有指定的，从集团总经理指定。
2、会议记录员应遵守以下规定：
1）做好《会议记录》及会议考勤记录。
2）《会议记录》应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
3）对会议已议决事项，应在《会议记录》中括号注明“议决”字样。
4）《会议记录》最迟于18小时内呈报会议主持人员审核签名，24小时内按审核人要求发电子文件给相关人员。
5）做好《会议记录》的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
3、下列情况下，应整理《会议记录》：
1）行政例会、部门例会；
2）公司各类临时行政会议；
3）须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；
4）其它主持人员要求整理《会议记录》的会议。
4、《会议记录》的发放或传阅：
1）《会议记录》的发放或传阅范围由主持人员确定，可以用电子文档或书面文档的形式经会议主持人员签批后予以发放。
2）企业管理部每月至少一次对各部门会议结果进行检查、总结。
5、会议记录的备档规定：
1）本部门负责组织的公司各类会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，但应作为机要档案按季度转档案管理室统一归档备查。
2）公司的行政例会、部门例会及涉及到与经营有关的其它临时会议的《会议记录》需同时抄送集团人力资源部、行政部一份电子文件备档。
3）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。
十、会议跟进。
1、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议主持人员另有指定的，从主持人员指定。
2、集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总裁办负责落实，集团总经理另有指定的，从集团总经理指定。
3、会议跟进的依据以《会议记录》为准。
十。一、奖惩措施。
1、迟到、早退、缺席。
1）迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。
2）早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。
3）缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
2、处罚。1）无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款。
2）无正当理由缺席每次处以20元的罚款。
3）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由会议通知人承担。
十。二、附则。
1、本制度由集团总裁办负责解释。
2、本制度由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。
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