编号。制度名称。会议管理制度。
会议管理制度。
第一章。第1条目地。
总则。执行部门。
为了规范公司的会议管理工作，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本制度。第2条适用范围。
本制度适用于公司召开的各种会议。
第二章。第3条项目部经理办公会。
1、总经理办公会由总经理或委派部门领导/各部门第一责任人轮流主持并召集，定期召开全员大会。
2、出席人员为各部门及子公司第一责任人及以上领导3、召开时间：每月1-3日4、会议内容：
1)总结、部署、汇报阶段性的工作任务。
2)通报计划执**况和确定未完成计划的解决办法3)宣布公司有关规定和决定第4条部门晨、夕会。
1、部门晨、夕会由部门负责人召集和主持，每日各召开一次2、出席人员为部门全体职员。
3、召开时间：每日早操后及每日下班后4、会议内容：1)总结本日工作2)布置今日工作。
3)需要相关协调工作的安排第5条部门例会。
1、部门例会由部门负责人召集和主持，每周至少一次。
会议分类及各类会议组织。
2、出席人员为部门全体职员。
3、召开时间：各部门子公司按已确定时间召开4、会议内容：
1)总结本月工作2)布置下月工作。
3)需要相关协调工作的安排第6条工程协调会。
1、工程协调会由物业公司召集和主持，每周召开一次。
2、出席人员为工程部、销售部、物业公司、银都公司相关人员3、召开时间：周四下午4、会议内容：
1)对本周内业主上报的报修问题进行讨论，并做出相应的解决方案2)对上周报修问题的解决进行汇总第7条工程培训会。
1、工程培训会由工程部、开发中心、成本控制中心、银都公司轮流召集和主持，每周召开一次。
2、出席人员为工程部、开发中心、成本控制中心、银都公司相关人员3、召开时间：周三晚4、会议内容：
1)由各部门轮流组织工程、施工、成本方面的培训；2)对培训中存在的问题进行讨论第8条组织安排各类会议的注意事项。
1.为避免会议过多或重复。公司正常性的会议（销售会、工程项目会等）一般纳入例会制，原则上要按例持规定的时间、地点、内容组织召开。
2.凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前1日经部门或公司分管领导入批准后，伊始别报行政部汇总，由行政部统一安排，方可召开。3.
已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其它会议，召集部门应提前。
1**请公司行政部并经公司相关领导同意。
4.对于参加人员相同、内容相近、时间相近的几个会议，公司有权安排合并召开。
5.各部门的会期必须服从公司的统一安排，各部门小会不应该安排在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持“小会服从大会、局部服从整体“的原则。
第三章。第9条明确参加人员。
1、对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人2、对会议中心议题有专业知识和经验的人3、与会后行动直接相关的人员4、有能力或权力参与会议决议讨论者5、议论问题的会议人数一般不要超过20人6、无关人员不参加第10条选择开会地点。
1、选择与会人员适中，能够在最近的地点召开会议。
2、做好会场内外卫生，通风、照明、室温、等环境条件需适中，有利于会议达到最佳效果3、座位空间适宜。
4、应便于停车，进出，易于疏散第11条安排会议时间。
1、会前调查，保证与会人员能集中精力开会2、与会的最关键人员的最佳开会时间3、力求开短会，但又能确保效果最好。
4、把握开会时机。时间性强的要提早开，留给与会者执行落实会议的时间；需要大家充分酝酿和研讨的，要事先发放讨论内容及主题，应留足时间让大家准备。
第12条会议议程安排。
议程由主办部门或单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。
会议准备过程管理。
1、重点、重要议题安排在会议前一时间段2、明确或控制会议中各议题的时长，不要失控3、控制议题数量，保证议而有决，能解决问题4、保证与会者有备而来。
5、注意引导、归纳，提升会议议题。
6、需印发资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容和自已的看法。
7、连续2~3小时以上的会应安排中间休息时间，一般为10分钟第13条会场布置。
会场布置包括会场空间安排、座位安排、条幅标语安排，以及音响、投影、照明、通风等设备的布置。布置时，需要注意以下四点内容：1、会场空间安排应便于进出、流动。
2、座位安排要方便主要与会人员能听清、看清、相互交流，便于记录及阅读3、会议必需的设备应有质量保证，并做好事前的检查及演示第14条会议通知。
1、会议通知的拟定要素为会议名称、参加人员名单、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。
2、书写会议通知时要求文字表述明确，力求不发生误解，全面、周到，不要漏项。用**或其它形式发出的通知要写清楚开会的相关要素，不可错报、漏项。
3、对参加人员的范围、对象、职务要通知清楚。
4、书面通知由组织部门拟通知稿，并有部门领导的签字。将签字的通知稿报与行政部，由行政部领导签字审批后，进行发布，同时应将电子档以邮件形式发到行政管理部。
5、会议通知后，告知信息中心和保洁人员做好会前相关的准备工作，同时行政管理部要跟踪完成情况，保证开会时各方面均准备到位。
6、对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。
第四章。会中管理。
第15条人员签到的组织与管理。
1、会议组织部门应编制“参会人员签到表”，参加人会议人员在预先准备的签到簿上签名，以示到会。
2、会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人姓名以及未到者姓名，交大会主持人。
3、安排专人对会议召开过程中的纪律进行监督第16条会场服务。
1、引导入座。工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就座，特别要注意领导人员和主席台就座人员的座次位置。
2、分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主负责人手里，要事先认领签收，也可会场提前认领签收。
3、内外联系、传递信息。做好大会进行中领导对外要办的事项，做好外来人员的日程安排等，做好外来记者等接待陪同事项。
4、维护会场秩序。保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生。
5、处理会中临时事项。承办主要领导或重要与会人员交办的急事。
6、其他服务。对会中一般需用物品应留出余量，以应付个别需求。保持通风、采光和地面干净。会议时间长的应准备茶水第17条会议记录。
会议记录的内容主要包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况，主持人等，重点是会议议题，讨论发言情况，形成的决议、纪要、决定等1、应有专用记录本。
2、会议记录人员应熟悉本会议内容，且有较快的笔录速度和较高的归纳、分析及总结能力。
3、准备录音笔对会议进行录音。
第五章。会后工作开展管理。
第18条整理会议记录并形成会议文件。
1、分析、总结、提升记录，形成会议结论性的提纲及要反映的具体事项事例等2、按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。
3、拟写会议纪要。
会议纪要包括以下两个方面的内容：1)会议简况：时间、地点、参加人员、议题。
2)会议成果：会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映会议纪要应纪实、扼要、精炼第19条会议纪要的审批、下发及上报。
会议纪要等结论性材料经领导审批后，以邮件形式发给相关部门。各单位的例会需在会议结束后24小时内上报至行政管理部，由行政管理部对各单位的会议纪要进行量化打分，并按周按月上报至叶总、信息中心、人力资源部。第20条会议要求的落实与跟踪。
各相关部门按纪要等会议决定要求，逐项落实，以期真正达到开会的预期目的。
第六章。附则。
第24条本制度由行政部拟定，经总经理批准后实施第25条本制度自年月日起执行。
编制人员编制日期。
审核人员审核日期。
批准人员批准日期。
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