管理秘书实务

《管理秘书实务》教材缩写。

管理秘书学，顾名思义，实际上就是管理学和秘书学的结合。即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动。什么是管理？

管理是社会组织中，为了实现预期的目标，以人为中心进行的协调活动。它包括4个含义：1.

管理是为了实现组织未来目标的活动；2.管理的工作本质是协调；3.管理工作存在于组织中；4.

管理工作的重点是对人进行管理。

秘书一词早期不是指人，而是指具有秘密性质和神秘色彩的图书。一是指封建帝王宫禁内收藏的各种经典文献；另一类是指谶纬图箓。而我国对秘书的定义可以归纳为：

广义的秘书：“秘书是领导人的事务与信息助手”。这里的广义，既包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种的秘书。

狭义的秘书：“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手”。

秘书业务活动的管理性是其本质属性。但秘书的管理与职能部门的管理不同。职能部门的管理是一种有范围的直接管理，而秘书的管理是综合性的间接管理，即协助领导管理。

然而，他对办公室的管理是直接的。

管理秘书实务的基本内容是什么？我们认为，想要成为一个管理型的职业秘书，就应该做好以下几方面的工作：（1）公关事务管理；（2）沟通管理；（3）办公用品和设备管理；（4）办公室管理；（5）会议管理；（6）信息管理；（7）档案管理。

当然，对管理秘书的素质及能力也有相当严格的要求，即：1.基本素质：

健康的身体应该是做好任何工作的重要前提；时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪左右；应该具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神。

2.业务素质：必须认识到理论学习的重要性，要掌握扎实的管理学基础知识；专业知识；辅助知识，如：社会科学与自然科学、社会关系学、人际关系学、外语等。

3.职业能力：认识事物的能力；语言文字运用能力；技能操作能力；组织协调社交能力。

管理秘书实务的特点：1.事务性：

指职能之外但却是实现职能所必须的例行性的、程序性的、辅助性的工作的总体。

2.综合性：一是指管理对象广泛，管理活动内容庞杂；二是指其居于组织工作活动的中心地位。

3.技术性：指秘书实务需要遵行特定的技术规律，需要从事各种管理活动的人掌握特定的技术知识和方法技巧。

管理秘书实务的原则：1.系统原则：将整个组织的全部事务活动视为一个整体，注意以系统的思想、系统的方法认识、分析和解决问题。

2.服务第一：始终将为员工、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员、为实现组织的各项职能提供服务放在首位。

3.全面质量管理：强化质量意识，强化全面质量管理，追求事务活动的全面优化。4.时效性：处处事事、时时刻刻讲究时效，切实保障和维护组织事务在特定时间范围内的有效性。

5.经济性：力争以最小的投入（人力、物力、财力、时间等）产生最大的效益。

培养现代公共管理人才是改革传统行政管理体制的需要，首先面临的就是**转变什么职能、怎么转变、**不干的事情转给谁干、谁肯干等一系列问题。其次，要培育起承担**转让的这部分职能的社会组织系统。最后，还要保证不能唯利是图，不能有雇佣思想，必须具备现代化公共管理意识。

因此，管理秘书在我们生活中占据了举足轻重的地位。