档案管理规定

云南骨伤科中等专科学校档案管理办法。

第一章总则。

第一条为了加强对学校各类档案的综合管理，有效地保护和利用档案，为教学、科研和学校党政管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》等法律、法规，结合学校实际，特制订本办法。

第二条学校档案是指云南骨伤科中等专业学校已形成的对学校和社会具有保存价值的声像、文字材料。

第三条档案是学校的宝贵财富。档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是学校管理不可缺少的环节，是维护学校历史真实面貌的重要事业，也是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。应把档案工作纳入学校总体发展规划和年度计划，列入议事日程，加强领导。

第四条学校内部各单位和个人应当遵守本办法，自觉承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第二章管理体制及机构职贵。

第五条学校档案工作由主管办公室工作的校长领导，成立以分管校长为组长的档案工作管理委员会，指导全校档案工作，协调各单位落实档案工作。负责对各部门的档案工作进行监督、检查和考核，研究决定档案工作重大事宜。

第六条目前学校设立综合档案室，隶属于学校办公室综合科，根据学校的发展需要，可分设综合档案科。学校综合档案室为学校档案工作的行政管理机构，综合档案室既是永久保存和保护学校各类档案的职能部门、同时是开发利用档案资源的信息交流中心。

第七条学校综合档案室的主要职责：

（一）贯彻执行国家档案法规，负责规划全院档案工作，按照国家制定的规范和标准，对学校档案和档案工作进行管理、监督、指导。

（二）依法集中统一管理学校各类档案，对学校内部各部门档案立卷工作进行监督、指导和检查。

（三）草拟、制订和组织实施学校档案工作的规章制度，加强档案工作的制度化、规范化、标准化建设，提高档案综合管理水平。

（四）依法接收、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料，丰富库藏。

（五）依法维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。

（六）依法开发档案信息，编写档案参考资料，编制检索工具，做好档案利用工作。

（七）开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识。

八）参与学校科研成果、基建工程以及贵重、精密仪器设备的鉴定、验收工作，把好有关文件材料的归档关。

（九）做好防火、防盗、防虫等“九防”工作，确保学校档案安全。

（十）围绕学校中心工作，完成院领导布置的其它工作。

第八条学校所属系、处和各职能部门均有履行《档案法》，做好本单位档案工作的责任和义务。

（一）为避免档案工作的重复和多头领导，提高工作效率，各系、处要确定一名主管行政工作的系副主任（副处长）分管档案工作，将档案工作纳入系、处办公室工作职责范围，并确定一名专职或兼职档案员负责本系、处具体的档案工作。各部门工作人员都有配合档案员做好自身档案工作的职责。

（二）各系、处等职能部门的兼职档案员是做好档案工作的源头，各级领导一定要给予高度重视，做到人员落实、岗位落实、工作量落实，以保证档案工作的正常开展。

第九条学校内部各单位兼职档案人员职责：

（一）在本部门领导和学校档案管理科的指导下，贯彻实施学校档案工作计划和规章制度。

（二）负责本部门形成的档案材料的收集、整理、立卷、归档工作。保证归档文件材料完整、准确、系统。

（三）主动接受档案管理人员的业务指导，拟写档案案卷题名、编制卷内文件目录、按时向学校综合档案室移交档案。

（四）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

（五）负责对本部门保存的档案材料提供利用。

第三章文件材料的归档、移交与接收工作。

第十条各类档案材料的归档工作，纳入学校各项管理工作的职责范围，并做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十一条学校实行文件材料形成部门和课题组（科研档案）立卷制度。各部门形成的文件材料，一般由立卷人按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，装订后向学校综合档案室移交，档案管理科具体指导立卷工作。

第十二条文件材料的归档范围依据《中等学校档案实体分类法》和我校档案工作实际，学校归档范围分为十三个方面：

（一）党群类。主要内容包括学校党委各部（室）、纪委、工会、团委、民主党派等组织在工作活动中形成的各种会议文件，会议记录和纪要：学校党群部门的工作计划、总结、汇报、规章、制度、统计报表；上级有关党群工作的文件材料；学校关于党务管理的文件材料等。

（二）行政类。主要内容包括上级有关高校行政管理的综合性文件，学校行政管理部门（或直属单位）在工作活动中形成的会议文件、记录、纪要；工作计划、总结、报告、请示、批复；上级机关与学校关于行政各级管理工作的文件材料等。

（三）教学类。主要内容包括反映教学管理、教学实践和教学研究、学籍管理、招生与毕业生工作等活动中形成的文件材料。

（四）科研类。主要内容包括科研管理文件、科研课题（项目）研究阶段、实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报、奖励阶段、推广应用等全过程形成的文件材料，学校主持或主办召开的学术会议产生的**集等。

（五）基本建设类。主要内容包括基建综合管理性文件材料，基建工程建设可行性研究材料、工程设计文件、工程管理文件、施工、竣工、验收文件图纸资料，基建财务、器材管理、维修等工作中形成的文件材料。重点为具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料、隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料的归档工作。

按照国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。

（六）仪器设备类。主要内容包括学校设备管理工作文件，各种国产、进口的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值5万元以上）全套随机技术文件以及在申购、验收、使用、维修、改造各环节形成的文件材料。

（七）出版类。主要内容包括学校编辑出版的校报、学报等刊物的正本、清样、审稿单、原稿、准印证及出版发行记录等具有保存价值的不同载体之件材料。

（八）外事类。主要内容包括学校有关人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修、留学以及外籍人员来院任教、讲学、访问、合作交流活动中形成的计划、总结、报告、手稿、**、重要原始数据、取得的学位、名誉职务证书（复印件）等有关材料；学校涉外活动、对外学术交流、友好往来有关的文件材料等。

（九）财会类。主要内容包括学校财会管理和财会活动中形成的帐簿、凭证、会计报表、工资表等文件材料。

（十）声像类。主要内容包括学校各项活动中形成的或者外部形成但与本校有关的或反映学校重大活动和历史发展，具有保存价值的声像载体，如**、底片、录音、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、影视胶片、缩微胶片等。

（十一）实物类。主要内容包括上级领导来学校视察工作和境内外知名人士来校参观访问的题词、题字等手迹；境外、校内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品；院内各部门和个人荣获国家、省、市级各类奖品，如奖状、锦旗、奖杯、荣誉证书等有保存价值的实物。

十二）人物类。主要内容包括本校历任党委书记、校长等领导的**、简介、重要活动记录和学校副高级职称以上人员、名誉教授、兼职教授及对学校作出突出贡献的其他教职工在管理、教学、科研等活动中形成有保存价值的**、学术论著、荣誉证书（复印件）、生平事迹、专题介绍等不同载体文件材料。

（十三）人事类。主要内容包括学校人事、组织、劳资等部门在人事管理、人事交流等活动中形成有保存价值的文件材料及在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的文件材料。

第十三条归档的文件材料应质地优良，书绘工整，碳素墨水书写，字迹清晰，符合有关规范和标准的要求。

第十四条案卷归档原则上按以下要求办理：

（一）归档时间。

1、党群类、行政类、外事类、出版类档案于次年一月底前归档。

2、教学类综合管理文件次年一月底前归档；其它各类材料完成一个培养周期（入学到毕业）的寒假前归档。

3、科研、基建档案，应在项目完成、通过鉴定、验收后两个月内归档。

4、仪器设备类档案材料，在设备验收投入使用后两个月、引进设备为过索赔期两个月后归档。

5、当年财务档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管3年，期满后的半年内归档。

6、声像载体材料在完成制作后一个月内归档，归档的数码**、**、录音带必须有文字说明（包括时间、地点、内容、人物、制作者、解说词）。

（二）档案交接手续。

学校档案室接收档案时，应根据档案目录与移交人共同清点，经查对无误，移交人填写档案移交清单一式两份，双方签字后，各存一份。

（三）若有个别案卷立卷单位尚须经常查阅，可在办理归档手续后，借回使用。

第十五条凡学校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第十六条个人在从事教学、科研、党政管理等公务活动中形成的各种载体形式的文件材料、实物档案，必须移交学校档案室集中管理。

第十七条学校综合档案室要注意向境内外征集与学校有关的、有保存价值的各类档案、资料。

第四章档案管理。

第十八条学校各类档案都是学校的重要财富，由学校档案室集中统一管理，任何部门或个人不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

第十九条学校档案室按便于保管、方便利用为原则，对档案进行分类、编号和排列，并用计算机进行规范化、标准化管理和检索。

第二十条档案管理人员要严格执行《档案库房管理制度》，做好“九防”（防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防潮、防高温、防强光、防磁）工作及设施配置，定期进行检查，遇到特殊情况，及时向学校领导报告，及时处理。

第二十一条学校文书档案保管期限定为永久和定期两种，定期一般分为30年和10年；非文书类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期。

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