北京天诚有限责任公司采购部职责及管理制度

发布 2019-07-17 07:58:17 阅读 6816

北京天诚有限责任公司。

一:采购部门职责。

采购部是企业的重要业务部门,主要负责外购商品并支付价款工作,承担公司物资购买、**商管理、收货验收、采购结算等任务。采购部主要职能如下:

采购计划管理。审核公司各部门呈报的年度采购计划,统筹策划和确定采购内容等;

**商管理。选择、评审、管理**商,建立**商档案等;

采购活动管理。根据需求和采购作业计划,组织实施采购活动等;

采购合同管理。组织采购合同的评审,建立采购合同台帐,对合同进行分类管理,并对合同执行进行监督等;

采购成本管理。积极与**商进行询价、比价、谈判,尽量降低采购成本;

采购监控与评价。对**商货物进行到货验收,并对**商进行评价等。

二:采购部门的岗位职责。

1:岗位职责。

1)直接对物资采购委会经理负责,全面主持采购组工作,确保各项采购任务的顺利完成。

2)提出年度采购计划,统筹策划和确定采购内容。

3)熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求,对酒店的物资采购要求和质量负责。确保酒店物资**正常。

4)主持中小宗商品订货的业务洽谈,检查合同的执行和落实情况。

5)教育采购人员在从事采购业务活动中,要遵纪守法,讲信誉、不索贿、不**,与供货单位建立良好的关系,在平等互利的原则下开展业务活动。按计划完成酒店各类物资的采购任务,并在预算内尽量做到节省开支。

2:作业层面的职责。

3:不同的管理层级的职责。

三:采购部管理制度【采购制度】

为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。

1、总则 为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。

2、采购部经理职责。

1) 负责组织公司所销售产品的采购。

2) 对库房的管理工作负责。

3) 做好销售员与供方之间的联系工作。

4) 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。

5) 对本部门员工制度执**况负责。

6) 对本部门员工的专业知识培训负责。

7) 对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。

8) 严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人,发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。

9) 负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。

4、流程。1) 采购流程:

a 收到销售部从erp发来的订单。

b 审批确认。

c 询价、比价。

d 采购部经理审批(重大合同向公司领导请示)

e 签订采购合同。

f 复印后,将原始合同整理装订年末存档。

2) 付款流程:

a 在erp内录入付款申请单。

b 采购部经理审核。

c 副总经理审批。

d 财务部付款。

3) 收货流程:

a 直发:a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货。

b. 供货方传真提货单。

c. 通知销售内勤已发货。

d. 销售部内勤传真提货单至最终用户并确认。

e. 采购员办理入库手续。

f. 销售部内勤办理相应的出库手续。

b **:a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货。

b. 供货方传真或邮寄提货单。

c. 通知办公室相关人员提货。

d. 提货人员将货物交库管员并办理交接手续。

e. 采购员清点货物并办理erp入库手续。

4) 收进项发票流程:

a. 催供货方开具发票。

b. 核对开票内容。

c. 录入erp

d. 将发票交财务部签收。

5) 出库流程:

a. 库管员收到销售部销售内勤发出的erp出库申请。

b. 库管员备货并复核。

c. 交办公室发货。

d. 办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤。

5、采购管理制度。

1) 建立好供方及用户档案,并做好工作记录。

2) 建立、建全比价制度,保证采购设备的质优价廉。

3) 建立客户资料管理(表)册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售后服务管理表。

4) 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结,并提出本周用款计划。

5) 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十日通知销售内勤。

6) 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和**商联系,尽早解决。

7) 采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后,及时按操作规程准确登录erp。

8) 采购部每月5日前,将上一月的采购合同编号整理成册。

9) 违反上述规章制度,视情节罚款50-500元。

四:采购部门在企业中的隶属关系。

1:采购部门隶属于生产副总经理(主要职责是协助生产工作顺利运行)

2:采购部门隶属于行政副总经理(主要职责是获得较佳的**和付款方式,以达到财务上的目标)

3:采购部门直接隶属于总经理(发挥降低成本的作用,使得采购部门成为企业创造利润的另一种**)

4:采购部门隶属于资材部副总经理(主要职责是配合生产部门和仓储部门,达成物料整体补给作业)

五:采购部门与其他部门的关系。

1:采购与销售部门的关系:相互反映。

2:采购与生产管理部门的关系:信息互动、互相协作。

3:采购与仓储管理部门的关系:相互合作。

4:采购与财务部门的关系:应付账款、计划和预算方面相互作用。

六:业务流程。

采购业务相关岗位主要有采购经理和采购专员,主要业务包括请购、审批、采购、验收、付款等。采购业务流程如图5-1所示。

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