第一条分公司各部门、各单位的各种文件、原始记录、档案和报表要统一按集团公司规范标准，建立完善。
第二条各种文件、原始记录、档案和报表必须齐全、真实，有效。第三条每月必须于25日前按时填报规定的各项报表，并上报安全部。（一）安全事故月报表；
二）安全隐患排查治理统计月报表。
第四条安全部门各种文件、原始记录、档案和报表。
一）交通部门（含运管）安全文件（含收文处理记录）；（二）**其它部门安全文件（含收文处理记录）；（三）集团公司安全文件（含发文处理记录）；（四）安委会会议记录；
五）安全例会记录（会议纪要）；（六）安全教育培训档案。1、安全教育培训内容；
2、安全教育培训记录（包括签到）；3、安全教育培训效果评价。（七）驾驶人档案；
1、驾驶人内部准驾证申办审批表；2、行车安全责任状；
3、驾驶人岗前理论培训记录；4、驾驶人技术操作考核表；
5、内部准驾证年度审验表（驾驶人诚信考核表）；6、驾驶人年安全行驶里程统计；7、驾驶人继续教育记录；8、年安全例会学习统计；
9、驾驶人交通违法行为查询处理记录；10、道路交通事故记录；
11、身份证、驾驶证、从业资格证复印件、体检证明。（八）安全检查档案1、安全检查记录；2、安全检查整改报告；3、安全检查整改措施。（九）事故台帐及档案1、事故现场**；
2、事故分析记录；3、事故责任认定书；4、事故理赔资料；5、事故调查报告；
6、事故“四不放过”处理报告；7、事故责任人处理文件；8、其它资料。
十）出车前安全告诫记录；（十一）分公司安全文件；
十二）安全责任状（各部门、下属机构、驾驶人等）；（十三）安全文化建设、宣传资料；（十四）车辆保险台帐；
十五）车辆违法行为台账及处理记录；（十六）安全隐患排查治理统计分析表；（十七）安全隐患排查治理台账；（十八）车辆动态监控违章处理记录；（十九）事故通报；
二十）违章举报及监督记录；
二十一）安全事故“四不放过”处理档案；（二十二）驾驶人花名册；
二十三）安委会、安全机构、安全员配备文件汇总；
二十四）安全员配备文件（包括安全员登记表及相关证件）；（二十五）应急救援档案：（1）应急救援预案演练方案；（2）应急救援预案演练记录；
3）应急救援预案演练**或**资料；（4）应急救援预案演练评价报告；（5）应急救援预案修正建议。
二十六）安全工作职责、安全操作规程、安全规章制度汇编档案；（二十七）安全费用使用台账。
第五条车站各种文件、原始记录、档案和报表1、安全例会学习记录；2、安全培训记录；3、安全责任状；
4、站场安全检查监督登记表；
5、湖南省汽车客运站“三品”安全检查登记表；
6、湖南省道路客运车辆安全例检记录表；7、湖南省道路客运车辆安检合格通知单；8、湖南省道路客运车辆维修复检单；
9、湖南省道路客运车辆进站报班营运单证查验登记表；10、湖南省道路客运车辆出站安全检查登记表；11、派车单；
12、放行单（指空车出站）；13、非建制车档案；14、进站证；
15、领导值班记录；
16、车辆动态监控终端信号正常合格单。第六条机务部门车辆技术档案1、车辆基本情况登记表；
2、车辆主要部件更换情况（主要部件合格证）；3、修理和二级维护记录（含竣工出厂合格证）；
4、车辆综合性能检测和技术等级评定记录、类型及等级评定记录；5、车辆变更记录；6、行驶里程记录；7、车辆**；
8、行驶证、运输证复印件；9、车辆年审记录；
10、发动机、车架号拓印；11、车上安全设施配备台账。
第七条各种文件、原始记录、档案和报表要妥善保管，保存期三年。
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