文件管理程序。
1 适用范围。
本程序适用于公司she管理体系文件的管理。
2 职责 2.1 最高管理者。
最高管理者负责对she管理手册的批准和发布。
2.2 she管理者代表。
负责组织she管理手册审核和程序文件的批准发布，文件管理程序。
1 适用范围。
本程序适用于公司she管理体系文件的管理。
2 职责 2.1 最高管理者。
最高管理者负责对she管理手册的批准和发布。
2.2 she管理者代表。
负责组织she管理手册审核和程序文件的批准发布，负责组织she文件的定期评审和重要文件更改的批准。
2.3 生产经营办（she办公室）
she文件归口管理部门，负责she管理手册的编制、组织程序文件的编写并汇编、审核与发放，组织体系文件的评审与修订。
2.4 办公室。
负责外来文件的签收、登记、批文、传递和归档。为一运行周期后受控的各类文件的存档、保管、借阅及销毁的归口管理部门。
2.5 其他职能部门。
负责本部门主管的运行控制文件的编制和控制。
2.6 所属企业。
负责本单位she管理手册、程序文件、作业指导书等she有效文件的编写、审核、批准与发布，组织体系文件的评审与修订。
3 管理内容和工作程序。
3.1 she文件分类。
3.1.1 外来文件。
外来文件是国家或上级主管部门下发的文件，主要包括：
国家、地方**有关she的法律法规及其它要求；
行业she管理文件；
上级主管部门下发的相关行业技术标准和规范；
其他与she有关的文件。
3.1.2 内部文件。
内部文件是公司为保证she管理体系有效运行而制定并必须执行的文件，主要包括：
管理手册。
程序文件。
运行控制文件。
作业指导书。
运行记录。
3.2 文件的编制、审批。
3.2.1 she内部文件的编制、审批发布。
3.2.1.1 she管理手册由生产经营办负责编制，经she管理者代表审核后，由最高管理者批准发布。
3.2.1.2 程序文件由生产经营办归口管理，由专业主管部门负责编写并审核，相关部门会签，she管理办公室审核，管理者代表批准发布。
3.2.1.3 运行控制文件由各专业主管部门负责编写，由专业主管部门负责编写并审核，相关部门会签，she管理办公室审核，由事业部主管领导批准发布。
3.2.1.4 作业指导书由使用单位负责编写，专业主管部门审核。
3.2.2 程序文件的发布。
3.2.2.1 she管理体系程序文件汇编后统一发布，设置文件的编号、版本号及修订次，注明受控状态。
3.2.2.2 程序文件汇编应注明修订、发布及实施日期。
3.3 文件的接收、发放。
3.3.1 外来文件。
3.3.1.1 外来文件由办公室负责签收、登记，经主管领导审批后由各主管部门分发与管理。
3.3.1.2 法律法规、国家标准、行业标准文件由各专业主管部门负责收文、识别、分发和管理。
3.3.2 内部文件。
3.3.2.1 管理手册和程序文件由生产经营办负责发放。
3.3.2.2 运行控制文件由专业主管部门负责发放。
3.3.2.3 发文单位和收文单位均应按规定做好文件接收和登记手续，以便文件的追溯。
3.4 文件受控与非受控。
3.4.1 “受控文件”用于she管理体系运行的场所，应按规定的范围、数量发放，加盖“受控”印章。
3.4.2 “非受控文件”提供给she管理体系运行以外的场所参考使用。当体系文件变更时不再追踪。
3.4.3 受控文件的管理。
各单位应建立《she管理体系受控文件一览表》，以识别文件的受控状态。
3.5 文件标识。
3.5.1. 文件标识。
3.5.1.1 she管理手册。
zghgxj/she—gs—□□
发布年号。管理手册。
公司。3.5.1.2 程序文件
zghgxj/she—cw
发布年号。顺序号。
标准要素**。
程序文件。公司。
标准要素是指中国化工集团公司企业标准ccshe-002-2013《中国化工集团公司she管理规范》中的she十二大要素，标准要素**见附录h；顺序号表示该程序是所属标准要求的第几个文件，顺序号见附录h。
示例：zghgxj/she—cw—4.2—01—2004
发布年号2004年。
对应标准要求的第1个文件。
标准要素第2个。
程序文件。公司。
3.5.1.3 运行控制文件。
zghgxj/she
发布年号。顺序号。
单位**。公司。
示例：zghgxj/she—b01—07—2004
2004年发布。
第7号。生产经营办。
公司。3.5.1.4 作业指导书。
顺序号。单位**。
3.5.2 单位**见附录h。
3.5.3 记录的标识见《记录管理程序》。
3.6 文件的修改、评审和改版。
3.6.1 文件的修改由该文件编写部门组织起草，按原文件程序审批，文件主管部门填写《受控文件修改通知单》按原范围发放。
3.6.2 对审核和评审中发现she文件规定不适宜的要及时对文件进行更改、更换和**。
3.6.3 文件的版本控制。
3.6.3.1 首发版次以a标记，版次按a、b、c……排序。
3.6.3.2 出现下列情况之一时，《she管理手册》、《程序文件》应进行换版。
a） 运行体制等发生重大变化时；
b） she管理体系文件做重大改编时；
c） 一般情况下每三年换版一次。
3.6.3.3 受控版本的文件改版或换版后，必须及时从使用场所撤出旧版本文件，发放新版本文件。
3.7 文件的保管、借阅、使用及复制。
3.7.1 文件的保管。
所用文件由各单位负责妥善保管。
3.7.2 文件的借阅。
受控文件一般不外借，特殊情况需经主管领导批准；内部借阅需填写《受控文件借阅登记表》。
3.7.3 文件的使用。
3.7.3.1 使用部门领用文件需填写《受控文件领用登记表》。
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