差旅费用报销操作指引及注意事项

适用范围及审批授权。

差旅费用报销流程适用于因支持项目、拜访客户、需求调研等所产生的差旅费用报销，注意因参加市场活动、会务等专项任务以及外出培训所产生的差旅费用不在此范围，需要通过专项预算费用报销流程处理。

差旅费用报销实现“业务、财务一岗审批”，即申请人提交的报销流程，只需由其直接上级（业务审批环节）、财务核算（财务审批环节）审批结束后，就可到达付款节点。

操作流程。

新增单据操作流程。

1. 差旅费用报销必须关联 [出差申请及借款] 流程生成，不可直接提起差旅费用报销流程，已设系统控制。若直接新增费用报销流程，系统作如下图提示：

2. 根据 [出差申请及借款] 流程关联生成费用报销时，系统提示有两类目标单据，分别为专项预算控制费用报销和差旅费用报销，申请人根据实际出差任务性质选择正确对应的目标单据：

3. 系统出现如上图提示后，选择“差旅费用报销—确定”，即可新增一张差旅费用报销单据（单据编号首三位为102），见下图：（至此完成新增单据的操作）

4. 若根据 [出差申请及借款] 流程关联生成费用报销时，选择了“专项预算控制费用报销”为目标单据，则新增一张专项费用报销单据（单据编号首三位为105），见下图：

报销注意事项。

整体要求。1. 同次出差所发生的差旅费用必须一次报销完毕，正常情况下不允许分次报销；

2. 分录栏中的行数可以任意增加行次，如果一趟出差涉及一个以上出差地点，则报销人需要分别出差城市分行次、分类别详细填写报销金额，禁止将出差过程中各出差地的费用汇总在一行填写；

3. 差旅费用应当完整，若存在机票/车票、住宿费由其他同事代为报销，或由客户承担等情况，需在报销事由中予以注明，以便审核人员尽快处理流程，减少额外沟通成本；

4. 因差旅费管理规定中已明确员工出差期间可申请出差餐饮补贴，故出差期间发生的个人膳食费用不得另行报销（用于招待客户的餐饮费用除外，但需通过日常费用申请）。

交通费需注意：

1. 员工出差（含探亲）的往返、转程机票必须通过总部（机构）行政部门统一订购，否则不予报销；

2. 不论何种原因导致的机票退票、改签等相关费用，由出差人自行承担50%；

3. 出差期间，不允许因私绕经第三地。确需因私绕行的，必须事前向主管领导及hr申请、请假，并不得报销出差补贴；

4. 市内发生的交通费用包括机场或车站往返住处发生的交通费，应全部填写在“市内交通费”中，不要填写在“机票/车/船”中；

5. 自驾车城际出差，可按同类客运汽车费用标准报销加油费用（加油费用不得按同行人数加计），同时可据实报销停车、过路过桥费；

6. 公司每年已为所有员工购买了团体意外伤害保险，公司不再为员工报销出差期间的保险费用。

住宿费需注意：

1. 出差必须住在公司协议酒店或通过总部及机构行政人员统一预订的房间；

2. 到机构长期出差或蹲点支持，预计连续出差将超过一个月的应通知机构与酒店谈判取得包月住宿优惠；预计连续出差将超过两个月的应通知机构租赁带家私及生活用品的住宅楼房，以有效降低住宿费用；连续出差不住酒店而住机构租赁的住宅楼房的，可按每天40元的标准计发住宿补贴（此补贴无需提供发票）；

3. 出差期间在不影响公务办理的情况下自行安排住宿（非享受国内派遣住房补贴的人员、无同行人员）的，可按每天80元的标准计发住宿补贴（此补贴无需提供发票）；

4. 出差人员应做好时间管理，若特别原因，最后一天应在酒店规定的时间内退房，避免增加半天住宿费用。

出差补贴需注意：

1. 补贴的计算方法为“算头不算尾”，即按出差起讫自然日历日期相减，出差期间未工作的节假日不予计算补贴；若出差当日返回，往返间隔时间超过8小时，可计发1天出差补贴；

2. 参加公司或外部统一组织的培训，不论是否包食宿，均不予报销出差补贴；参加公司或外部统一组织的会议，如果会议统一安排了食宿，不予报销补贴，如未安排食宿，则可以报销补贴；公司组织会议或培训的工作人员可报销出差补贴；

3. 港、澳、台地区及其他境外出差可按半天计算补贴，境内出差只按整天计算，不按半天计算补贴；

4. 未申请手机费用月度定额报销的员工出差补贴可另行加计10元/天的通讯补贴；已申请并使用月度手机费用定额报销的员工，出差期间不再加计10元/天的通讯补贴。

报销时间要求。

1. 所有的出差费用，申请人必须于出差行为结束后一个月内提交报销流程，并在收到系统通知后及时将单据及时送达财务部。

2. 超过两个月不提起报销的，费用自负。