为了加强本矿综合服务办公室的服务意识，理顺内部管理关系和提高工作效率，使本矿综合服务规范化、制度化，结合本矿实际情况，特制定本制度。
一、综合服务办公室职责范围。
一）在矿长的直接领导下，参与综合服务工作的研究和处理，深入基层，做信息调查，了解具体情况及时综合反映，提出建议和可行性方案，供矿长参考，认真做好矿长交办的各项工作。
二）负责起草煤矿工作文件，报告计划和工作总结以及重要电文，审核本单位各科室起草的有关通知、请示、报告等文件，批转有关科室办理的一般性文件（包括上、下级来文）负责矿务会议记录，以及会议决定事项的处理的办理。
三）负责各种来文的收发，传阅、催办、保存、借阅、**、归档和保密工作。
四）负责报刊杂志的征订、办理公函、信件、传真、及网络邮件的收发工作。
五）保管和使用行政印章。
六）负责外来客人的接待工作。
七）负责行政会议的通知，文件资料准备和文件的保密工作。
八）负责对**、文书档案、收发文印、复印等工作的管理。
九）负责会议室、矿级领导办公室的卫生清理。
二、综合服务办公室主任岗位责任制。
一）在矿长领导下，负责组织、安排本室人员完成各项工作任务。
二）负责督促，检查各环节职能部门、班组、对上级精神和本矿会议决定的贯彻执**况。
三）深入调查研究、掌握全矿安全生产和基本建设情况。当好矿长的参谋，总结推广先进经验。
四）及时批办上级来文、来电、来函，并监督有关业务科室贯彻执行，审核本矿有关文件和材料。
五）按矿领导的要求，负责召集全矿会议，组织拟定精神，做好会议记录。
六）认真做好人民群众和广大职工的来信来访工作，督促检查重大问题的转办，催办和落实情况。
七）负责安排督促办公室有关人员做好上级机关和外来兄弟单位来矿检查，指导工作和参观学习等人员的接待工作。
八）负责组织本室人员经常进行政治、业务学习、做好思想政治工作，提高政治素质和业务工作能力。
九）负责安排督促本室文秘、干事草拟本矿相关文件（包括计划、总结、请示、报告、函电等）归类、整理，并做好印发催办工作。
十）负责全矿报刊、杂志的征订工作。安排督促收发员做好邮件收发，做到及时无误。
十一）对矿**、档案、文印室，实行业务领导，督促和安排业务人员围绕企业中心工作搞好服务。
十二）负责本矿行政公章的妥善保管和正确使用。
十三）协助矿领导搞好本单位有关涉外工作，完成领导交办的临时性事务，协调上下左右各方面关系。
十四）做好本单位每一个时期的人文、地理、生产、科学等诸方面的有关资料。
三、综合服务办公室成员分工。
一）综合服务办公室主任。
1、全面领导办公室工作并具体主持行政事务工作。
2、召集本矿办公室每周例会，制定每周工作计划。
3、报批本矿行政费用开支申请。
4、报批本矿行政费用开支计划。
5、负责本矿防火、防盗及交通等安全管理工作。
6、管理本矿员工及住房。
7、负责对外经济合同的审核签章及本矿法律事务协调。
8、管理总经理办公室人员编制。
9、负责对外联系的工作计划的制定与实施。
二）综合服务办公室副主任。
1、在主任领导下，负责组织办公室人员完成各项工作。
2、按合同实施物资采购和小型用品采购。
3、具体安排员工餐饮、住宿。
4、管理环境卫生。
5、办理车辆的年检、年审、保险、维修并与车辆管理部门联系。
三）综合服务办公室职员岗位职责。
1、接转**通知，及时收发邮件。
2、负责传真收发与登记。
3、负责监督打卡和汇总考勤。
4、负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
5、收发报刊函件及整理保管报纸。
6、负责文件、资料的打印、登记、发放、复印、装订。
7、保管、登记和按规定发放本矿办公文具与器材。
8、负责档案管理工作。
9、负责员工的考勤和工资的核算。
10、制定办公用品计划并报主任审批。
四、本制度自审核通过后颁布执行。
安阳永安黑玉煤矿****。
公文处理管理办法。
第一章总则。
第一条为使我矿的公文管理工作规范化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据安阳永安煤业投资****文件《关于加强行政公文和各类文件处理工作的通知》，结合我矿实际，特制定本管理办法。
第二条我矿公文是传达贯彻落实上级指示精神、请示答复问题、指导、布置和商洽工作、下达各项决议决定的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条综合服务办公室是我矿公文处理的管理部门，负责我矿所有上级来文、电报等，上报上级的各类请示、报告、下发各类公文、批复下级请示、报告等。综合服务办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。
第五条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。
第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。
第二章公文种类。
第七条适用于我矿的公文种类主要有：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等。
第三章公文格式。
第八条公文一般由版头、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发日期等部分组成。
一、版头由发文机关全称加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。
二、发文字号由发文机关代号、发文年度（使用六角括号）和发文顺序组成，标明于版头下方居中或左下方。
1、我矿上行文件编号：黑玉煤〔**号（括号内为年份全称，括号后为文件编号）；下行文件编号：黑玉号（括号内为年份全称，括号后为文件编号，均用阿拉伯数字，以下同）。
2、根据文件涉及业务性质和主办部门，我矿使用以下代号将文件予以分类管理：
综合类业务——办生产经营管理业务——生。
安全生产管理业务—安机电管理业务——机。
治安保卫业务——保党务和思想政治工作业务——党
工会业务——工团委业务——团。
3、联合行文一般只标明主办机关发文字号，发文字号标明于版头的正中间。
三、文件下发前必须经负责人签字。
四、标题由发文机关名称（带有发文版头的可省略）、公文主题和文种组成，位于发文字号下方。标题中除法律法规名称和**文件的标题加书名号外，一般不用标点符号。批转、**公文，标题应避免使用重复用语和相同的公文种类。
五、主送机关公文的主要受理机关。主送机关的名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格打印。
安阳永安投资****简称：永安公司。
六、正文公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关的下方。正文中结构层次序数的标示方法如下：第一层次为“一、二、三……”第二层次为“（一）、（二）、（三）……第三层次为、…第四层次为“（1）、（2）、（3）……
七、附件公文附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称（如：附件：1、**附件后不加标点。
**文件时，被**文件即是正件，不能称附件，正文之后不需标注附件。
八、发文机关署名应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。
1、上报公文和其它对外行文，不署名，只盖发文印章。
2、联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
九、成文日期一般是会议通过或者负责人签发日期为准，位于正文最后一页的右下方（右空4字）。
十、印章公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关印章，公文落款和加盖印章必须一致。印章上不压正文，下压成文日期，即印章中心线压在成文时间上。
十。一、主题词按上级机关的要求标注主题词，先标类别词，再标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，主题词一般不超过5个词组。
十。二、印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
十。三、公文从左至右横写、横排，公文用纸采用国际标准ａ４型左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第九条公文开头格式。我矿向永安公司行文抬头格式为：永安公司；向下行文抬头为：矿属各部室、部门；
第四章收文办理。
第十条收文是指我矿收到上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办分送、传阅、承办、催办、收集、答复、归档和销毁等程序。
收文办理流程：
我矿所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件部门（人）的封件外，凡写黑玉煤矿的封件、普通件，统一由综合服务办公室文秘人员启封、登记、分发，统一处理。
一、签收文秘人员签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本部门相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。
二、登记登记文件应将原文字号、来文部门、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。登记用笔墨应符合存档要求，登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。
传真电文原则上应先复印，而后进行处理。
三、拟办文秘人员将文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件用回形针别在一起交综合服务办公室主任填写拟办意见。
上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、出国考察等文件，由矿长阅示；同一个文件中包含两个以上领导主管的业务时，由矿长阅示；矿长出差在外，可以在不影响工作为原则，根据实际情况提出拟办意见。
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一 负责新员厂级安全培训教育工作，监督检查各部门安全培训教育工作。二 负责对厂适用的安全生产法律法规 标准以及上级管理部门下达的安全管理文件及时获取识别，及时转 印 发上级和有关部门的安全生产文件 资料。三 组织制定各部门安全技术操作规程和各种安全考核细则，并监督各部门执 况，定期组织各部门和人员对...
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