一、目的。
为了规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
二、适用范围。
本制度适用于少林物业各部门。
三、职责。1、总经理负责主持公司高层会议，各部门主管负责主持本部门内部会议；
2、行政人事部门负责会议的筹备和组织工作。
四、流程。会议通知会议准备会议组织会议记录
会议结束记录存档会议跟进会议保密
会议奖罚。五、具体内容
（一）会议分类。
1、公司会议归纳为：
1.1公司经营管理会。
主要包括公司高层会议、部门会议、周例会、月度工作计划会。
1.2公司专题会：
公司技术会，经营活动分析会，质量分析会，班组会议、员工大会、
年度总结大会、表彰大会。
二）会议通知。
1、会议通知期：一般应提前一天以上；
2、会议通知形式：一般为**通知。
3、会议通知内容：会议的名称、议题、时间、地点、参加人（出席/列席），需准备资料以及通知形式和途径，重要会议应以书面通知的方法传达；
4、会议应于通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取不，会议有关人员需提前通知，并根据本制度重新通知和布置；
5、属下列情况之一者，按“谁召开，谁通知”的原则进行会议通知：
1）未列入周会议计划而临时召开的会议；
2）虽然已列入周会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料等作特别说明；
3）其它人认为应另行召开其他会议通知的情况。
三）会议的其它准备工作遵照以下规定。
1）行政人事部门应提前准备好会议资料，如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案等；
2）召开会议部门应提前做好会议准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等；
3）公司总部召开的公司级会议会务服务统一归口行政人事部负责；
4）部门在总部召开的会议需用公共会场的，应向行政人事部书面提出，由行政人事部统筹安排。
四）会议组织。
1）会议组织遵照“谁召开，谁组织”的原则。
2）会议主持人须遵守以下规定：
1、主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备；
2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明；
3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；
4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；
5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排。
3）参加会议人员须遵守以下规定：
1、应准时到会，并在《会议签到表》签字；
2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；
3、遵循会议主持人对议程控制的要求；
4、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或静音，原则上不允许接听**，如须接听，请离开会场；
5、做好本人的会议纪录。
五）会场秩序与礼仪。
1、遵守开会时间，不得无故迟到或早退，特殊情况，需由会议主持人批准；
2、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行；
3、姿（站姿）端正，禁止吸烟，禁止交头接耳开小会；
4、期间与会人员须将手机关闭或调至静音状态，特别事情到会议室外接听；
5、持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好；
6、发言应简明扼要，避免发表与会议无关的话题，会议主持者有权提示发言人，其他人员无权打断发言人讲话；凡是违反会议秩序者，会议主持人有权给予通报批评，由行政人事部监督执行。
五）会议议程。
1、主持人事先安排好与会人员座次；
2、会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守；
3、会议主持人应紧紧围绕议题按照议程去进行，确保会议总时间不变；
4、会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。
七）会议记录。
（1）公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
（2）公司各类会议原则上应确定专人负责记录，会议记录员的确定应遵守以下规定：
1、各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的行政人员），负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作；
2、会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
3、总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经理秘书负责会议记录工作，总经理另有指定的，服从总经理指定。
八）会议记录员应遵守以下规定：
（1）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录；
2）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；
（3）会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签发；
4）做好会议原始记录的日常归档、保管工作；
5）迟到或缺席人员应在《会议签到表》上注明。
九）下列情况下，应整理会议纪要：
1、公司各类临时行政会议；
2、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议；
3、其它主持人要求整理会议纪要的会议。
4、会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。
5、公司各类临时行政会议的会议纪要须报行政人事部一份存档备查。
十）会议原始记录的存档按以下规定：
1）本部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管；
（2）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。
十一）会议跟进。
1）会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；
（2）总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由行政人事部门负责落实，总经理另有指定的，服从总经理指定；
3）会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
十二）保密事项。
1、会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责；
2、与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务；
3、涉及到秘密事项的会议记录员应在保密地方整理；并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。
十三）会议奖罚。
（1）奖励：按《奖罚管理制度》执行。
2）迟到、早退、缺席。
1、迟到：所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；
2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退；
3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
（3）处罚。
1、无正当理由迟到、早退每次处5元/分钟的罚款；
2、无正当理由缺席每次处以20元的罚款；
3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
六、附则。本制度由行政人事部负责解释，自签发之日起生效实施。
泉州少林物业管理****。
行政人事部2023年11月28日。
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