公文的文面由眉首、主体、版记三部分组成，其中包括16项要素，即秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。现按书面格式顺序分述如下。
一、眉首部分。
眉首又称版头或文头，位于公文首页红色反线上，约占全页的1/3。上报的公文，眉首约占1/2，上端留空较多，为的是便于上级机关领导人签批意见。眉首包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人等要素，下方用一条红色反线（党的机关公文在红色反线正中嵌一颗五角星）将眉首与主体分隔开来。
1）发文机关标识。
发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，套红印刷。
2）发文字号。
编制发文字号应注意以下几点：一是机关代字要规范，尽量选用能反映职能特征且与本地区其他机关不相重复的代字，长期固定使用，字数不宜过多；二是机关代字、年份、序号三者顺序不可随意更换；三是年份不能省写，六角括号不要写成圆括号或中括号，年份、序号应使用阿拉伯数字，序号不编虚位（如1不编为001），不加“第”字。
3）签发人。
签发人是指审阅核准并签发公文的机关负责人。按规定，上报的公文都必须在眉首注明签发人、会签人姓名。签发人应是主要负责人或者主持工作的负责人。
标注方法是在发文机关标识右下方、红色反线之上标“签发人”，后加冒号，再标签发人姓名（后空一字）。
4）秘密等级和保密期限。
保密公文应根据保密程度注明秘密等级。密级分为绝密、机密、秘密三种，标注在眉首右上角（党的文件标在左上角）。密级的划分由发文机关依照《保密法》及有关规定确定。
保密期限标注于秘密等级之后，其间用五角星隔开，如“机密★一年”。
5）紧急程度。
需紧急送达和办理的公文，应注明紧急程度。紧急程度分为“特急”和“急件”两种，其中紧急电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种。紧急程度标注在眉首右上角（党的文件标在左上角）。
已标有密级的公文，紧急程度置于密级之下。标题中已出现“紧急”字样的（如《关于做好救灾工作的紧急通知》），紧急程度不再单独标出。
二、主体部分。
主体部分的基本构成要素，有标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章和附注等。
1.标题。公文标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。
2.主送机关。
主送机关又称为抬头、上款，指公文的主要受理机关，即对公文负有主办或答复责任的单位。主送机关名称应使用全称或规范化简称或同类机关的统称，书写在标题之下靠左顶格位置。
主送机关应依据受文单位的职能权限和行文目的来确定。
3.正文。正文的结构通常由开头、主体、结语三部分组成。
开头一般叙述制文的缘由，即目的、依据，或交代背景情况，说明发文的必要性。主体大多列举有关事项，阐明事实、理由或意见、办法。结语提出希望要求，常使用公文习惯语作为尾语，根据文种和内容的不同要求，有时结语也可省去。
4.附件说明。
附件是附在正文之后的材料，是补充说明正文的依据材料。附件通常与主件装订在一起发出，它也是公文的重要组成部分。凡附件是图表、数据、名单或其他补充说明公文某一方面内容的，应在正文之下（空一行）左起空两格位置标明附件的顺序和名称，不得使用“附件列后”、“附件三份”之类笼统的标注方法。
附件名称不必加书名号，其后也不用标点符号。附件如有序号，应使用阿拉伯数字（如“附件：1．××
5.成文日期。
成文日期标注在正文右下方（右空四字），年月日必须齐全，不能省略，并一律用汉字书写（党的机关公文使用阿拉伯数字）。
6.印章。印章是制文机关对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，都应加盖发文机关的印章。加盖印章的公文，落款处不再署发文机关名称。
7.附注。附注用以说明公文的印发传达范围或使用时需注意的事项，如“此件发至县团级”、“此件可自行翻印”等。
请示和上行的意见应在附注中标明联系人的姓名和**。附注应加上圆括号，标注在成文日期的左下方另起一行空两格位置。
对公文中名词术语的注释，一般采用句内括注或句外括注的办法解决，不作为附注。
三、版记部分。
版记部分的基本构成要素有主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。版记部分需印三条反线，分别位于主题词之下、抄送机关之下、印发机关和印发日期之下。
三条反线均与版心同宽。
1.主题词。
主题词”三字使用黑体字，顶格写，后标冒号，词目用宋体字，诸词目之间空一格，不使用标点符号。
2.抄送机关。
抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。根据《办法》的规定，无论对上级机关还是对不相隶属机关均用“抄送”，不再用“报送”、“抄送”加以区分。
抄送机关标注时，居左空一字，即“抄”字与“主题词”的题字对齐，“抄送”后加冒号。
3.印发机关和印发日期。
印发机关是指制发或翻印文件的机关或部门，一般是发文机关的办公部门。印发日期以付印日期为准，用阿拉伯数字写明具体的年月日。印发机关左空一字，印发日期右空一字。