受控状态jb/gcb-2019
发放编号版本/修改：a版/0
天津*******。
过程管理文件。
符合iso9001-2015，iso14001-2015，gb/t28001-2011，gb/t50430-2007标准）
编审：综合办。
批准：**2023年1月1日修订2023年1月1日实施。
过程管理文件目录。
档案管理办法。
1 目的。企业档案是企业生产、经营、技术、管理和党政群工作等各项活动中形成的，具有保存查考利用价值的各种文字材料、图纸、图表、声像等不同体裁档案的总和。为进一步加强档案工作，特制定本办法。
2 范围。本办法适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系归档文件、资料的管理。
3 职责。3.1 主责和相关部门。
主责部门：综合办。
相关部门：各部门。
3.2 职责描述。
3.2.1 综合办负责本办法的编制、修改和保持，负责档案的管理与控制工作。
3.2.2 档案管理员负责具体的档案管理工作。
3.2.3 各部门配合做好资料归档工作。
4 管理办法。
4.1 企业档案工作要坚持集中统一管理原则，维护档案的完整与安全。便于提供利用，任何部门或个人不得长期保存应归档的文件和资料。
4.2 公司档案工作由综合办负责管理和检查，档案室设一名专职人员负责日常管理。各部门应确定一名兼职人员负责本部门的文件资料管理工作，公司综合办下设档案室。
4.3 公司建立档案检查制度，于每年十二月末由综合办对公司档案及各部门的档案工作进行全面检查指导，以保证档案的安全、完整。
4.4 档案的分类：
公司的档案分为：行政类文件资料(各级**和组织来文、公司对外申请、往来信函等)、工程造价资料、招标**资料、项目代建配套前后期资料、工程建设过程资料、公司的各种证照、公司的各种合同协议、**音像类资料，等等。
4.5 档案的保管期限：
永久、长期、短期三种，确定保管期限的原则是：
a） 对企业长远利用价值的档案应永久保存；
b) 对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期（15－50年），或短期（15年以下）保存；
c）凡是介于两种保管期限之间档案，其保管期限一律从长。
4.6 文件资料的归档：
4.6.1 范围：凡是反映本公司工作活动，具有考察利用价值的文件材料均属归档范围。
4.6.2 归档的要求：
a）归档文件材料必须齐全，须准确反映本公司各项活动的真实内容和历史过程，要系统、层次分明，按照其自然形成规律，保持历史联系；
b） 文件的材料要求书写纸张优良，字迹工整，图样清晰，一律用钢笔、碳素笔、毛笔书写或打印；
c) 单件存档案室的文件、资料，双方务心履行移交、签收登记手续，以便有据可查；
d) 凡需立卷归档文件，部门要负责将材料组成保管单位，填写卷内目录，划分保管期限及密级，并编制移交目录一式两份，经部门负责人或有关领导审核后移交档案室，办理移交手续；
e) 永久、长期、短期保管的文件材料，应分别整理立卷；
f) 每保管的单位要有明确的标题，做到准确地提示出档案的内容和成份。
4.6.3 归档的时间：
a) 行政类文件资料(包括外出参加学习、考察和参加各种会议收集获得的文件材料)，项目前期配套形成的计划、批复、各种许可证、协议，公司的各种证照，公司综合类合同协议等，经办人办理完毕应及时存入档案室，以保证档案的安全，同时也为公司其它部门的使用提供方便；
b) 各部门在工作中形成的业务性档案资料，整理立卷在第二年一季度底内向档案室归档；
c） 预结算以一个独立的项目为归档单位，全套预结算完成后一个月内，造价咨询部整理立卷向档案室归档；
d) 造价咨询、招标**、项目代建合同，以工程项目为归档单位，合同全部履行完，手续办理完毕后，向整理立卷移交档案室归档；
e) 会计档案，由财务部按年度整理立卷并自己保存利用，在第三年一季度内向档案室归档。
4.7 公司档案室的管理：
4.7.1 档案的存放：
a) 接收档案时，档案人员必须认真清查办理移交手续；
b) 存放档案要有专用框架(铁皮档案框)，各类档案分别保管，排放科学整齐，便于查找；
c) 声像材料入库前，要进行检查，防止受污染。**底片、声像材料入库要用像册、盒、而页夹存放并严格控制库房内的湿度；
d) 库房管理要认真执行库房管理制度；
e) 档案管理人员工作调动时，必须清点全部档案，严格履行交接手续。
4.7.2 档案的销毁：
a) 经鉴定需要销毁的档案，按照要求填写销毁清册，提出销毁报告，经主管领导批准后销毁；
b) 销毁档案要按保密规定，档案室派监稍人到造纸厂监销。
4.7.3 档案借阅制度：
a) 阅档案必须严格履行“档案借阅手续”，应认真填写“借阅档案登记表”中“归还日期”和“收卷人”，凡调借档案必须经主管领导批准，方可借阅；
b) 凡调出档案归还时，档案人员应严格无误后，予以注销，档案室对借出的档案资料，应按时摧还；
c) 调阅档案人员，应对案卷妥善保管，不准在案卷材料上圈划、勾点、涂改、污损、抽换、拆散，归还时档案材料必须完整无损，遇有调阅者损坏和丢失档案材料时，应追查责任并报知有关领导和部门进行处理；
d) 底图一律不准外借。
4.7.4 档案保密制度。
a) 严格遵守党和****是每个工作人员，特别是档案管理人员的责任，为了防止失密、泄密现象，特制定本制度，作为档案管理人员和调阅档案、资料人员共同遵守的制度；
b) 各级领导要重视保密工作，经常检查过问保密工作，按规定批借档案和资料；
c) 档案人员应做到：
---档案人员不得和无关人员谈论档案室保存党政和科技方面的机密内容；
---在借阅、保管复制档案、底图、资料过程中，应严格履行机密档案、机密资料的借阅手续；
---借出的档案材料、图纸，根据利用情况及时收回，不得在外长期存放；
---借出退回案卷、资料应立即收入档案柜，以防丢失和泄密；
---凡保密的档案、资料、图纸、竣工图纸等、除特需，一律在室内阅览，不得拿出档案室，必须复制的档案、资料、图纸由档案人员陪同前往复印，使用完毕后立即退回档案室；
---严格加强保密制度，加强保密工作；
---档案人员负责档案资料的统一接收，编目和日常管理工作。
4.8 库房的管理：
4.8.1为了确保档案安全，最大限度地延长寿命，库房管理要认真贯彻“以防为主，防治结合”原则，切实做好防火、防光、防盗、防潮、防尘、防有害生物和防污染的工作。
4.8.2 经常保持库房内清洁、通风、掌握好湿度。
4.8.3 库房内严禁吸烟和使用明火，不准存放易燃易爆物品。
5 相关文件。
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