天津市电子档案备份办法 征求意见稿

发布 2019-06-22 05:29:37 阅读 4477

天津市电子档案登记备份管理制度。

征求意见稿)

第一条为有效应对各类突发事件和自然灾害,切实保障电子档案信息完整与安全,依据国家档案局提出的“实施重要档案异质异地备份制度和对电子档案进行安全有效管理”的要求,制定本制度。

第二条本市行政区域内的国家机关、社会团体、企业事业单位应当遵守本制度。

第三条市和区县档案行政管理部门分别负责各自法定移交单位电子档案登记备份工作。有条件的国家综合档案馆要积极建立“电子档案备份中心”,指定专门机构或人员负责具体工作,落实工作责任,制定工作计划,严格规范实施。

第四条根据电子档案的权属关系和进馆要求,本制度适用于如下范围:

1、 法定进馆单位形成的传统档案电子目录、电子档案、档案数字化副本。

2、 法定进馆单位形成的数码**、音**等电子档案。

3、 本行政区域内重要领域形成的涉及民生方面的电子档案。

4、 本行政区域内重大活动、重要事件形成的电子档案等。

5、 在双方协商基础上的非国有企业、其它组织和个人保存的重要电子档案。

第五条各级机关、团体、企业事业单位应当加强电子档案备份工作,指定专门部门、专人具体负责向同级档案馆备份电子档案。

第六条备份的电子档案包括以下内容:

1、 电子目录:各单位符合《天津市档案收集办法》要求的应归档和已归档的电子文件目录、民生档案目录、**(含数码**)目录、音**档案目录等。

2、 归档电子文件:各单位在公务活动中形成的具有永久或定期保存价值的、符合归档要求的电子文件。

3、 数码**、音**档案:各单位在公务活动中形成的具有永久或定期保存价值的数码**、录音、录像等电子文件。

4、 档案数字化副本:各单位传统载体档案数字化后的电子数据。

5、 涉及民生的电子档案。

6、 其它具有保存价值的电子数据。

第七条电子档案备份的方式。

1、 具备**传输条件的,可通过专网向档案馆备份。

2、 不具备**传输条件或数据不适合**传输,可采取离线方式向档案馆备份。

第八条电子档案备份程序。

1、 各单位根据电子档案备份要求,将上一年度形成的电子档案向同级档案馆备份。每年向市档案馆进行电子档案备份时间为每年的9-11月。

2、 各单位根据工作实际,将需备份的电子档案生成备份数据包,备份数据的文件目录必须可读,并确保备份数据的完整、有效及安全。

3、 备份数据包可采用**或离线方式向同级档案馆备份,离线方式可采用移动硬盘、u盘、光盘等脱机载体。

4、 各单位与档案馆备份交接或备份数据取回时,应分别填写《电子档案备份登记表》(附件一)或《备份数据取回登记表》,一式两份由双方留存。

5、 涉密电子档案的应标明密级,由生成单位自行备份或送保密部门指定的符合涉密要求场所进行备份。

第九条电子档案备份时档案馆对备份内容进行可读性和安全性检测,确保备份数据能够打开,备份数据不携带病毒,备份数据所用载体清洁、无划痕。

第一十条各级档案局负责对同级立档单位的备份工作进行指导。各级档案馆负责备份数据的接收、保管工作,应确保备份数据的安全。各级档案馆应当配置备份数据相应电子档案备份管理系统、备份存储等软硬件设备。

第一十一条市档案馆和广州市国家档案馆为互为备份馆。各区县档案馆异地备份工作由市档案馆统一组织,并定期将备份数据进行异地备份。

第一十二条各单位每批次备份数据在档案馆最多保留五年。满五年后应按规定向同级档案馆移交,移交电子档案内容应与纸质档案保持一致。

第一十三条电子档案数据备份后其档案所有权不发生改变,未经形成单位允许档案馆不可对备份数据进行公布利用。形成单位如需使用本单位备份数据,应向档案馆提出申请,填写《备份数据取回登记表》(附件二)。

第一十四条市档案局每年将对全市电子档案备份工作完成情况进行督查,并排名通报。

第一十五条不在本制度范围内的其它电子文件或档案在与市档案馆协商的基础上市档案馆可提供有偿备份服务,同时也可向其它备份机构进行备份。

第一十六条本制度由市档案局(馆)负责解释。

第一十七条本制度自公布之日起施行。

附件一。电子档案备份登记表。

单位名称:附件二。

备份数据取回登记表。

单位名称。

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