行政办公室工作职责

系办公室是系部综合办事与协调的行政机构，其主要职能是围绕系行政中心工作，服务于中心工作，发挥“司令部”、“作战部”、“公关部”参谋助手、综合协调、督促检查的作用，组织和实施学院领导的工作指示，实现参与政务、管理事务、服务领导、服务基层。具体工作职责是：

1、辅助决策。深入调查研究，广泛联系群众，及时、全面、准确地发现新问题、新情况，本着实事求是的原则，及时向系领导提出解决问题的意见和建议，为领导决策提供参考，当好领导的参谋。

2、督促检查。协助系领导对重大决策、会议决议、重要工作以及领导批办件的执**况进行督办，抓好落实，保证政令畅通。

3、综合协调。协助系领导做好系部活动周程的安排；协助系领导组织全院性的重要会议和各种重大活动；做好系部与上级部门和外单位的协调工作；协调全系教学、教辅、机关、后勤等部门的工作；负责指导系内各单位办公室的业务工作。

4、会议管理。协助领导组织办公会议及系领导召开的其他专门会议，做好会议记录，整理重要的会议纪要，做好会议决定的传达工作。

5、建章立制。协助系领导组织拟定全院性的规划、章程和制度；建立和健全各项规章制度，实行科学管理；负责检查各项规章制度的落实与实施。

6、公文管理。根据系领导指示，负责起草全院性行政方面的综合性文件；负责全系性公文拟稿、核稿、缮印，院内各单位请示、报告、汇报的送批、送阅；负责上级机关、兄弟单位来文的处理工作。

7、事务管理。负责系领导的公务活动安排；负责我系宾客接待、假期值班、大事记编写、系领导办公文具配备等日常工作；负责书报信函的收发工作；负责工作**费报销的审核工作；协助做好系内办**的管理工作；负责系部综合性报表等统计工作；会同有关部门统一安排、通知学院的作息时间，放假时间。

8、机要保密。与党委办公室配合，做好上级和学院机密文件、资料、领导核心会议有关内容的保密工作；负责机要交通工作。

9、信息信访。做好系部信息的收集、整理、传递、存储等工作；协助系领导处理院内外群众来信、来访工作，在政策允许的范围内切实为群众办实事、办好事。

10、档案管理。负责全系档案的收集、整理、保管、统计和提供利用等工作；协助系内各部门建立相应的档案管理制度。

11、印章管理。负责保管系部印章，办理对外介绍信及证明；负责管理系内各科室公章的刻制、启用、收缴工作。

12、设施管理。负责系部会议室、收发室、通讯设施和汽车管理。

13、妇联工作。会同有关部门做好计划生育工作，办理独生子女证和未婚证。

14、内务管理。做好本科室人员的选聘、考核以及思想政治工作，负责校友会工作。

15、完成系部领导交办的其它工作。

1,文秘工作。

在单位领导下，协助领导拟定工作计划，起草工作总结及领导交办的其它文件。审核各职能部门以单位名义发出的各种报告，文件初稿，力求做到文字通顺，符合公文规格。做好印鉴工作。

2,情报信息。

及时收集各种与本单位本部门相关的信息，为单位行政布置工作提供依据。

3,收发文件。

负责行政文件的收发登记，转递传阅和保管利用工作。

4,宣传工作。

参与组织对党的教育方针政策的宣传；对外宣传。

5,接待，联系。

接待上级领导及外单位来宾；根据工作需要，做好与上级相关单位和兄弟单位的联系与交流。

6,行政记录。

做好行政会，例会记录；做好行政人员外出记录。

7,内部协调。

做好各职能部门的协调配合工作，传达布置有关工作。

8,调研，沟通。

深入到职工进行调查与研究，了解教职工的意见和建议，及时向领导汇报。

9,督促，统评。

时刻提醒职工遵守法律法规，职业道德规范和本部门规章制度；督促文件的使用并做好记录，汇总各职能部门考核结果。

10,档案管理。

认真做好档案，资料的统计，分析，编研工作，指导档案人员做好各类档案的收集，整理，归档工作并及时将档案资料送交校档案室。