第一章总则。
第一条为提高本公司的工作效率，有效减少公司文件在流转过程中的各种浪费，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。
第二条本公司所有文件由行政部负责统一管理，本公司文件主要包括以下几种。
1、通知：要求各部门办理或者知悉的事项，用“通知”。
2、通报：表扬好人好事，批评错误行为，传达重要情况，用“通报”。
3、决定、决议：对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
4、规章制度：颁布重要的管理制度。
5、函：平行的或不相隶属的单位之间相互商洽工作，向有关主管部门请求批准等询问和答复问题，用“函”。
6、会议纪要：传达重要会议议定事项和主要精神，要求大家共同遵守执行的，用“会议纪要”。
第二章收文管理
第三条凡来公司的公启文件均由行政部登记签收后分别交各部门相关人员拆封。在签收和拆封时，行政人员均须注意检查封口和邮戳。发现开口或邮票被撕毁的函件应查明原因，对开口的密件和邮票被撕的国外信函应拒绝签收。
第四条一般函、电等公文，分别由前台直接分转处理。
第五条为加速文件运转，行政部门应在当天或第二天将文件送到承办部门。如关系到两个以上有关业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第六条传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，任何人不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露其内容。
第七条阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交行政部，阅批文件一般不得超过两天，阅完后应签名以示对其负责。如有领导“批示”、“拟办意见”的，应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
第八条阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失和泄密。
第三章发文管理
第九条本公司上报、下发正式文件的工作集中在行政部，各部门一律不得自行向上、下发送正式文件。
第十条各部门需要反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的，应向行政部提出发文申请，并将文件底稿交行政部审核。
第十一条凡是以行政部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、规章，编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
第十二条行政部下发文件主要用于：
1、公布全公司的规章制度；
2、**上级文件或根据上级文件精神制定的本公司文件；
3、公布公司体制机构变动或干部任免事项。
4、公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
5、发布有关奖惩的决定和通报；
6、其他有关全公司的重大事项。
第十三条发文程序
1、各部门需要发文时，应事先向行政部提出申请。
2、行政部同意发文后，各部门要草拟文件初稿。
1）草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整、严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔和彩笔书写。
2）文稿拟就后，拟稿人应详细写明发送范围、份数。
3、行政部对文稿要进行审查和修改。
1）对涂改不清、文字严重错漏、内容不妥、格式不符的文稿应退回重新拟稿。
2）经审查修改后的文稿，送部门负责人核稿。
4、会签与签发。
1）需会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。
2）文稿审核会签后，按批准权限规定呈总经理审定批准签发。
5、印发。1）经领导批准、签发后的文稿由行政部统一编号、打印。
2）文件由行政部按份数打印、分发。
第四章文件的归档与保存
第十四条文书归档
1、全部完结的文书，在结办后三天内，交行政部保存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密度、整理编号和文件保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。
2、文件归档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
第五章文件借阅与销毁。
第十五条各部门人员因工作需要借阅一般文件时，经行政部长同意后方可借阅，对重要文件需总经理同意后方可借阅。
第十六条借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还，不允许拆卷和在文件上勾画。
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按有关规定，办理申请销毁手续。
第六章附则。
第十八条本制度由行政部负责编制、解释及修改。
第十九条本制度自发布之日起生效。
二○○九年六月十八日
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