细数项目资料范围强化项目资料管理。
我部在对项目部出具的施工合同风险提示中第一条就会明确提出让项目部建立资料专人管理制度，并对项目资料的重要性进行说明。
在任何一项工程履约过程中各项往来函件、洽商变更、会议纪要等书面资料都可能成为发包方或承包方是否依约履行义务的重要证据。建筑施工周期长、风险大、过程复杂且不确定因素较多，施工过程中的资料管理尤为重要。在此方面建立完善的管理制度，才能在追索时做到有据可依，进而保证我司的合法利益。
同时，这也是防范工程施工过程中其他方面的风险的基础性工作。
但是，通过三季度工作检查与项目部人员沟通后发现，大家对项目资料管理所包含的内容不是十分明确，仅是简单的理解为施工过程中的工程资料。然而，工程资料仅是项目资料管理的一部分，就项目资料管理而言其范围较为广泛，在此我部将具体包括的内容列举如下，希望能对项目的资料管理工作有所帮助。
一、与合同商务管理相关的资料，包括但不限于：
1、招（议）标文件、投标书、相关承诺；
2、中标通知书；
3、合同条款（协议书、专用条款、同意条款及附件等）；
4、合同补充条款及协议；
5、质量保修协议书；
6、发包方、监理、分包/分供方现场管理人员授权委托书（函）及变动情况确认函（授权事项和期限要明确，且须保留原件）；
7、业主、分包/分供方资信文件；
8、催要工程款通知；
9、形象进度月报表、年报表；工程款申请单、拨付通知函等；
10、经审核的劳务及分包进度月报表、年报表；
11、工程预算书、分期/分段结算书、竣工结算报告、竣工结算书、审定的工程结算书；
12、签证、索赔申请、索赔报告及依据资料；
13、其他合同台账等。
二、与技术管理相关的资料，包括但不限于：
1、施工组织设计、进度计划；
2、图纸会审纪要、设计交底文件；
3、设计变更单、技术核定单；
4、工程师（监理）质量、通知及对该指令和通知的复函；
5、施工日志；
6、单位工程、分部分项工程交底记录等。
三、与工期管理相关的资料，包括但不限于：
1、建设工程施工许可证；
2、开工报告，须经建设单位签收；
3、气象记录，注意收集当时的气象证据；
4、干扰事件影响的日期及恢复施工的日期记录，注意在遇到干扰事件时收集相关新闻报道、拍照记录等；
5、停工、复工报告（如出现），须经建设单位签收。
四、与安全管理相关的资料，包括但不限于：
1、安全生产教育培训记录，须明确培训时间、培训内容且有参加人员的签到记录（在对劳务人员进行培训时，应在培训记录上注明劳务分包队伍的名称，并由劳务分包队伍负责人、劳务人员签字）；
2、与劳务/专业分包、租赁单位等单位签订的安全生产协议；
3、安全交底记录；
4、安全整改通知书；
5、隐患整改责任单位反馈记录；
6、对安全设备定期维修、保养及检测的记录；
7、安全检查和复查记录；
8、安全事故记录，注意以拍照、摄像等方式保存证据并由相关责任人签字。
五、与质量管理相关的资料，包括但不限于：
1、质量交底记录；
2、分部分项工程、隐蔽工程、中间工程验收及竣工验收记录；
3、质量整改通知单；
4、质量隐患整改责任签字（盖章）的反馈记录；
5、质量检查和复查记录；
6、质量事故记录，注意以拍照、摄像等方式保存证据并由相关责任人签字。
六、与物资管理相关的资料，包括但不限于：
1、材料检验、检测报告，产品合格证、产品说明书；
2、对涉及结构安全的试块、试件及有关材料按规定送交工程质量检测机构进行检测的记录；
3、收料单、入库单、出库单、领料单；
4、特种的租赁设备的生产许可证、产品合格证；出租单位对特种设备安全性能检测的合格证明；
1、收发函登记，统一编号、格式，建立签字与反签字制度；
2、会议纪要，做到记录完成、及时，要求与会人员签字；
3、各类台账等。
在明确了资料管理范围后，我部建议项目经理部建立资料专人专项管理制度，对履约过程中产生的各类资料建立台账，分类编号处理，更大程度的方便管理和使用。此外，对资料的保存形式应区别对待，有原件的资料应妥善保留，仅有复印件的资料应在资料台账上注明原件的出处或留存单位。
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