全县各机关单位在新建或改建档案室时，应参照《档案馆建筑设计规范(jgj25—2000)》的要求进行设计和布局并征求县档案局意见。各机关单位新建或改建档案室时，应按如下要求进行设计和布局：
一、选址要求：
1、要远离污染源，如果无法避开这些污染源，则档案室一定要选在污染源的常年上风向。
2、档案室要避开工业锅炉。 3、档案室不能设置在底楼和顶楼。
二、各档案室的建筑要求：
1、各档案室的最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑近10年的发展空间。
2、地板承重应大于500公斤/平方米，采用密集架时应不小于1200公斤/平方米。
3、档案室门必须为防盗门。门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议装双层玻璃并严格密封。
4、给水管、排水管、雨水管不能穿越馆室，消防栓不能设在馆室内。
5、室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止老鼠等啮齿类动物的存在。
三、湿度和温度的要求：
1、设置长年的温湿装置。
2、温湿度范围：温度 14℃～24℃，相对湿度 45%～60%。 3、温湿度超标，应采用空调调温、除湿机除湿。
四、防光要求：
1、档案室、查阅室应安装避光窗帘，防止日光直射，消除紫外线对档案、资料的损害。
2、档案室和查阅室照明应选用白炽灯。
建立档案室的基本要求。
一、各档案库的建筑及技术参数：
1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑一定的发展空间。
2、地面承重最大容量为1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架时应不大于1200公斤/平米。（实际情况小库400kg/平米，稍大一点的600kg/平米为宜。）
3、密集架每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。
4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算。
5、一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。
6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室（库），消防栓不应设在档案室（库）内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。
7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物（如老鼠等）的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。
二、档案室的采光、通风要求。
1、采光度（自然光和人造光）两种，在正常的情况下，我们应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，我们应和人造光来照明。
2、档案室、查阅档案及其他技术用户应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。灯光，当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。
4、档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。
三、档案室温湿度要求。
1、不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。温湿度范围 14℃~24℃ 不小于14℃ 不大于24℃,有温度调节设备的，温度的变化幅度不得超过温度±2℃,相对湿度45%rh 不大于60%rh，有湿度调节设备的相对湿度的日变化幅度不得超过±5%。注意：
温、湿度的测量点，是指在地面以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。
2、对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把拖地来保证环境湿度。
3、湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。
4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏气，且采暖系统不应有过热现象。
四、档案室洁净度要求。
1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。
2、开向室外的门窗宜设置纱门，纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。
3、定期打扫室内卫生，清洗防尘网。
五、档案室防雷接地要求。
1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜：计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。
2、接地引入线的长度不应该超过30m，其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材，不同金属互连时，应防止电化腐蚀。
六、档案室电源要求。
1、如果电压稳定性不能满足要求，应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。
2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷，应采用ups供电系统或逆变器供电系统。
3、蓄电池一般设计两组并联，ups蓄电池一般只设计一组ups设计需要设计冗余备份，可以采用串联或并联方式。采用逆变器/ups时，主要敦变器按最大功率确定，有条件最好配备一台备用。
4、档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。
七、档案库房要求。
1、档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14℃~24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃，相对湿度应控制在45%~60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13℃~15℃，相对湿度应控制在35%~45%。
2、各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。
3、库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节，注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。
4、空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。
5、档案柜密集回应与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10cm，柜侧间距不小于60cm），成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。