公司员工出差管理制度

发布 2023-11-27 09:10:06 阅读 8567

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员工出差管理制度。

一、总则。1、为规范员工出差流程、出差审批及差旅费报销等事项,特制定本制度;

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员工出差管理制度。

一、总则。1、为规范员工出差流程、出差审批及差旅费报销等事项,特制定本制度;

2、本制度适用于本公司因公出差的各级员工,出差涉及事项均须按照本制度规定执行。

二、出差类型:

1、当日出差:出差目的地较近当日可以往返者。

当日出差之交通费凭乘车凭证实数报销;

当日出差人员不得在外住宿;但因工作实际需要住宿,需请示部门经理级别以上领导核准后,按长途出差标准报销补助和住宿费;

当日出差一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车,特殊情况需要公司派公务车或乘坐出租车的,事前须由副总经理以上级别领导批准。

2、远途出差:出差必须在外住宿者。

远程出差之交通费凭乘车证明依级别限额标准实数报销;

远途出差在其区域有公共交通工具直达目的地的,须乘坐公共交通工具,因特殊情况乘坐出租车的需在报销时附注事由说明。

三、出差审核程序。

1、出差必须先获主管领导批准或被安排出差,对擅自主张者不予报销差旅费;

2、员工出差前,当事人需详细填写《出差申请单》。按以下程序进行核准后,交人事行政部存档备案,方可外出。出差申请单一式2份,按以上规定提请核准后,一份送行政部门靠请查岗备案,一份由出差人员凭单到财务部预借现金。

申请流程为:

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3, 出差人可凭核准后的《出差申请单》向财务部暂借相当数额的差旅费,原则是前账不清,后账不借;

4、因公务紧急,未能履行出差审批手续的,出差前可以通讯方式请示相关领导并经批准后方可出差,出差结束返回公司后补办手续;

6、出差期间因工作需要而延长出差时限的,须报请其所属部门总监级别以上领导审核批准;因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的,须及时通知主管领导并在出差结束后提供相关证明;经调查确实后另给付差旅费;

7、员工出差期间原则上不得报销加班费;节假日出差的,经其所属主管领导批准并由人事行政部复核后,可安排调休;

8、员工出差在外不能回公司时,应及时汇报工作进展,并保持手机24小时开机;

9、员工出差天数以交通工具票面时间为准,起程时间在12:00以后的按半天计算。

四、出差费用报销标准。

一) 公司员工费用标准。

1) 费用标准(上限):(单位:元/天)

2)地区划分:

3)交通工具:

出差人员(除总经理、经理/副经理)原则上是不得乘坐出租车的,但下列情况除外:

1、 出差目的地偏远,没有交通工具;

2、 收发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的;

3、 陪同重要客户外出的;

4、 执行重要任务或夜间办事不方便的;

三)报销标准细节规定。

1、出差人员必须按照高效、经济、安全便捷原则选择交通工具、路线和时间,反对浪费行为,因机票改签、误机、误车等原因产生的费用由出差当事人个人承担;

2、住宿费用按标准报销,超标自付,欠标不补;由对方接待或公司安排的餐饮费、交通费、交际费不得重复报支;

3、根据路途长短及出差人员级别按以下标准选择相应的交通工具:

(1)公司副总级以上干部原则上可以搭乘火车(软)硬座以上、动车、高铁二等座以上。

(2)部门正副级干部及一般员工可以搭乘火车硬座/硬卧、动车、高铁二等座。

(3)各级职员出差原则上不准带车,特殊情况由总经理审批;

(4)各级职员出差须搭乘飞机的,事先须经公司董事长或总经理批准。擅自乘坐飞机的,按机票面额的30%报销或按相同路程火车硬座票面额报销。

(5)夜间乘坐火车在6小时以上(晚8点至凌晨6点)的可以购买卧铺,或按硬卧票价30%予以补贴。白天乘坐火车硬座在8小时以上可以购买卧铺,或按硬座票价的30%给予补贴。

4、员工出差当天返回的,给予每天相应的膳食补贴,没有住宿补助;实际出差天数超过一天,食宿标准按实际住宿天数给予补助,往返途中每天给予相应的膳食补贴。员工出差,市内交通费按出差自然天数计算。出差当天往返机场、火车站、等的大巴、地铁费用凭据报销。

5、因工作需要,下级陪上级出差,其住宿费可以参照上级标准执行。

6、职员外出参加会议需交会议费的,严格按会议通知标准执行。会议费包括住宿费的,不再享受住宿包干费用。

7、职员到国外出差实行预算制,经公司总经理批准后执行。

8、职员出差由公司派车的,不报销交通费,食宿费标准参照第七条。

9、出差期间有公休日或法定节假日的,返回后一天内可适当安排轮休,乘夜间车在6小时以上返回的,可根据工作情况安排返回当天休息一天。出差7天以内不轮休,一周以上不超过二周补休1天;二周以上补休2天。在公司放假期间出差原则上可补休同等时间。

五、出差住宿费报销审核规定。

1、住宿费审核以实际过夜天数和限额标准确定,并附与出差时间、出差地点一致的有效的住宿报销凭证,超过限额标准的部分自理;

2、因外事或重要业务需招待宾客就餐、住宿的,应事先向副总级别以上领导申请。经审核同意后方可执行,报销时须附注事由说明;

3、公司同性别员工两人一起出差的,应同住一间房,报销住宿费标准不得超过两人中的最高报销标准;

4、出差期间因公支出的下列费用,准予据实报销。

1)乘**通工具必须根据其乘坐标准出具购票证明单(发票),无故绕道的,绕道部分不予报销,确需临时绕道的,应**请示主管领导,同意后方可。搭乘公司交通工具的不报销交通费及市内交通费。

2)出差期间发生的传真、邮寄等费用按电信局、邮局收据为准。经办人在票面上应注明事由。

3)因公携带的行李托运费、物件寄存费应有正式的运费收据。

5、出差期间有下列情况之一者,不予报销住宿费:

1)在交通工具上过夜的,不报销住宿费;

2)公司员工回到家庭居住地出差公务期间,员工回家住宿的,不计发住宿补贴;

3)参加会议、学习、培训,其会议培训期间支付的会议费、培训费、资料服务费等综合性费用中已包括了住宿费的。

六、出差伙食补贴报销审核规定。

1、伙食补助费用报销额按出差期间应就餐天数计算确定。不满一天的按应就餐次数计算确定。各餐标准:早餐占日限额标准的20%;午晚餐各占日限额标准的40%;

2、因外事或重要业务需招待宾客就餐、住宿的,应事先向副总级别以上领导申请。经审核同意后方可执行,报销时须附注事由说明;但陪同招待就餐人员,应按陪餐次数减发伙食补贴;

3、出差期间有下列情况之一者,不计发伙食补贴:

支付会务费、培训费、咨询服务费等综合性费用中已包括了伙食费的;

由公司下属分公司、办事处招待并免费提供食宿的。

七、出差交通费报销审核规定。

1、出差乘坐飞机、火车或长途汽车应按不超过规定的等级执行,并凭出差地点、路线、时间一致的有效票据报销。无法取得凭证和使用公司交通工具者不报交通费;

2、在出差地办理公务产生的交通费含在出差市内交通补贴内,不另作报销;

3、出差期间有下列情况之一者,不予报销交通费:

未经同意,擅自乘坐超标准而发生的超支部分;

借出差之际探亲、访友和旅游而发生的交通费增支部分;

出差有公司商务车接送或搭乘公司车辆的。

八、出差差旅费报销程序。

1、出差人员须在出差结束后3个工作日内提交《出差报告》,并作为领导是否同意报销差旅费的重要依据;

2、出差人员回公司后,3个工作日内应按规定办理报销手续、结清借款,如有特殊情况也不得超过一个星期,否则财务部将不予复核。对无故未报销者不予再次借款。超过报销期,账面有个人出差借款的,财务部有权从当月工资中先行扣回;

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